NF18258 — NF525 version 2.1

Disponible depuis la version 10.00.0.38450

Voir la carte de la fonctionnalité : A classer

NF 525 version 2.2

Conformité du paramétrage du logiciel

• Il n'existe pas d'option ou de paramètres pour désactiver la NF pour les magasins Français.
• Les paramètres pour l'édition des factures et du ticket de caisse sont définis en fonction du pays.
• Les magasins Français ont le ticket de caisse et les factures de vente au détail, vente en gros et de transfert au format Français compatible avec la NF525.
• Polaris gère l'édition d'une facture spécifique à chaque pays dès lors que le magasin se situe en France, Suisse, Belgique, Luxembourg ou Canada. Sont concernés les trois modèles de factures :
  • Facture de vente au détail
  • Facture de vente en gros
  • Facture de vente interne
• Le programme suit et logge dans les journaux les changements de paramètres.

Gestion du code 128

• Nous ne gérons pas ce cas.
• Les clients passent par nous quand cela arrive, et les bases sont reconstruites dans le cas de fusion, division, réintégration et de vente du programme par un client, en général par importation.
• Les "NUR" ne sont pas réutilisés, donc pour nous le client repart avec des compteurs a zéro.

NF525 2021 version 2.1 :

Société

Fiche société :

• Ajout des rubriques :
  • Forme juridique (*)
  • Capital social (*)
  • RCS :
  • Ville du greffe d'immatriculation (*)
  • Répertoire des métiers (*)
• Conformément à LA NF25 2.1, le N° de TVA intracommunautaire n'est plus obligatoire sur la facture donc sa saisie n'est plus obligatoire dans Polaris mais vivement conseillée (en fonction de la réglementation du pays).
• Libellé de facturation : figure dans le pied de facture si renseigné.
• Conformément à la NF, la modification d'une société est tracée dans les journaux et la piste JET (Code 410).
• Panneau système : les informations obligatoires de la société sont signalées dans le panneau système.

Factures :

Disponible depuis la version 10.0.0

Conformément à la NF525 version 2.1, les modifications suivantes concernant la facturation ont été effectuées :

Edition des factures

Contenu des factures

• Toutes les factures (ventes au détail, vente en gros, transfert et rétrocession) ont été refaites conformément à la NF525
• Les factures de vente au détail ne comportent plus les modes de règlement mais uniquement les "Arrhes et acompte" et le montant de :
  • "Paiement effectué"
  • "Reste à payer" (En compte)
• Texte de bas de facture
  • Si renseigné, libellé de facturation de la société du magasin (Base de travail > entités > magasins).
  • Sinon le texte avec mentions légales indiqué sur les factures V9 :
    • En cas de retard de paiement, une pénalité au taux national en vigueur à la date d'émission de cette facture pourra être appliquée (article L. 441-6)(Applicable aux personnes morales)
• Factures client : Sous les informations du client figure la mention "PROFESSIONNEL" (client (personne morale)) ou "PARTICULIER" (client (personne physique)).

• Facture client (personne morale) :
  • si la facture n'est pas entièrement réglée, la date d'exigibilité est ajoutée à côté de la date de facture avec la mention "à régler au plus tard le " :
    • Exemple : Du 07/05/2021 à 17:00:12 à régler au plus tard le 06/06/2021

Edition

• Le bouton "Editer" demande le motif de réimpression (non obligatoire) qui figure dans les archives.
• La validation de la création ou modification d'une facture ouvre l'édition de la facture (Ventes > Facturation).

Frais de facturation

Paramétrage de calcul de frais de facturation

• De nouveaux paramètres permettent de calculer automatiquement les frais de facturation des factures et avoirs des bons de vente en gros et de transfert.

Frais

• La colonne Frais a été ajoutée dans
  • la liste des factures (Ventes > facturation)
  • la liste des bons de transfert (Stocks > transferts > transferts de marchandises). Le programme tient compte de la rubrique "Frais" en création de transfert.
  • la liste des bons de vente en gros (Stocks > Négoce > ventes en gros). Le programme tient compte de la rubrique "Frais" en création d'une vente en gros.

Annulation facture

• L'annulation d'une facture recrée une facture inversée (quantité, montants et frais) au lieu d'une facture vide comme auparavant. L'édition de l'annulation de la facture comporte la mention "Annule et compense la facture ...".
• Il n'est plus possible de "Annuler/copier" une facture, veuillez l'annuler puis la recréer.

Archives

• Le programme archive les données de facturation de tous types (vente au détail, en gros, transferts et ventes internes).

Ticket de caisse

Refonte du ticket de caisse.

Mode école

Conformément à la NF525 version 2.1, en mode école, les tickets de caisse et toutes les éditions de caisse (bons...) sont valorisés et comportent la mention Brouillon en filigrane et/ou l'information

• TEST DE TICKET
• NON VALABLE POUR ENCAISSEMENT.

Forcer l'édition des tickets par e-mail (Loi du 01/01/2023)

Veuillez consulter la page Forcer l'édition du ticket de caisse par email (loi du 01/01/2023).

Caisse : Limitation des dates

Conformément à la NF525 version 2.1, les dates de valeur ne doivent plus faire partie des archives fiscales.

Pour ne pas changer le comportement du programme et faciliter le lien avec la comptabilité, elles ont été conservées dans le module caisse mais avec une limitation des dates :

• La limite est maintenant fixée au mois de la dernière clôture mensuelle, donc au maximum sur le mois précédent.
  • (Exemple : Le 12 mars, il sera possible d’ouvrir une caisse en date de valeur le 1er février, mais pas en date de valeur le 31 janvier).
• Le mois est clôturé quand le dernier jour saisi le mois précédent sera clôturé (avec un delta de 24 heures entre 2 clôtures, ou redémarrage du service). Si elle n'a pas été faite, la clôture journalière est forcée le 6 du mois pour permettre la clôture mensuelle.

Archives fiscales

Mise en conformité des archives fiscales pour le respect de la marque NF525 :

• Abandon du double archivage en date de saisie et en date de valeur. Les archives contiennent uniquement la date de saisie correspondant à l’horodatage réel
• Actualisation des archives de données de ventes et d'encaissement et des pièces justificatives (dictionnaire R13)
• Ajout des archives de données des factures (dictionnaire R12)