NF13433 — Clients ⇒ fiche client

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Fonctionnalités

Fonctionnalité	Description
Gestion des clients	Permet de créer, modifier, supprimer, visualiser les informations d'un client (carte de fidélité, bons, débits et factures ...), de fusionner deux clients. Ces fonctionnalités sont soumises à des droits utilisateur. Disponible dans le menu : [Clients] [Fiche clients]
Créer un client	Permet de créer un client en renseignant les coordonnées, la carte de fidélité du client ainsi que d'autres informations complémentaires. Cette fonctionnalité est soumise à un droit utilisateur. Disponible dans le menu : [Clients] [Fiche clients] ['Bouton Créer'] [Ventes] [Vendre] [Bouton "Création C.' (F3)"]
Créer un client personne morale	Permet de créer un client "Personne morale" pour les ventes en gros par exemple. [Clients] [Fiche clients] ['Bouton Créer'] [Ventes] [Vendre] [Bouton "Création C.' (F3)"]
Créer un client à partir d'un code barre	Permet de créer un client en beepant le code barre de la carte fidélité (si paramétré). Disponible dans le menu : [Ventes] [Vendre] [Beeper le code barre de la carte de fidélité"]
Editer une étiquette client	Permet d'éditer une ou plusieurs étiquettes d'un ou d'une sélection de clients en choisissant le format et le type d'étiquette client avec certaines options. Disponible dans le menu : [Clients] [Fiche clients] ['Bouton "Etiquette"]
Gérer les membres client	Permet de visualiser les membres du client si vous gérez les familles de client et de fusionner deux clients. Disponible dans le menu : [Clients] [Fiche clients] [Onglet "Membres"]
Visualiser les comptes et achats client	Permet de visualiser la liste des comptes (détail des réglements) et la liste des achats (détail des articles). Disponible dans le menu : [Clients] [Fiche clients] [Onglet "Comptes et achats"]
Visualiser les cartes de fidélité	Permet de visualiser ou de modifier (si les droits le permettent) les informations de la carte de fidélité : cumuls en cours sur la carte et le total cumulé avec la carte, date de validité .... Disponible dans le menu : [Clients] [Fiche clients] [Onglet "Cartes"] [Clients] [Fidélisation] [Liste des cartes]
Gérer les cartes pré-payées	Permet de visualiser la liste des cartes pré-payées et de les créer, modifier ou supprimer (si les droits le permettent). Disponible dans le menu : [Clients] [Fiche clients] [Onglet "Cartes pré-payées"] [Ventes] [Cartes pré-payées] [Liste des cartes pré-payées]
Gérer les adresses client	Permet de visualiser, créer, modifier ou supprimer les différentes adresses de facturation, livraisons ... Disponible dans le menu : [Clients] [Fiche clients] [Onglet "Adresses"]
Gérer les bons client	Permet de visualiser, re-éditer (ou modifier (date de validité)) tous les types de bons du client (acompte, avoir ...). Disponible dans le menu : [Clients] [Fiche clients] [Onglet "Liste des bons"] [Ventes] [Bons]
Visualiser les débits	Permet de visualiser tous les débits de caisse du client, le détail de chaque débit par clic sur le lien. Disponible dans le menu : [Clients] [Fiche clients] [Onglet "Débits et Factures"]
Gérer les factures client	Permet de visualiser, créer ou éditer chaque facture de vente au détail ou vente en gros correspondante. Disponible dans le menu : [Clients] [Fiche clients] [Onglet "Débits et Factures"] [Ventes] [Facturation] [Onglet "Factures client"]
Gérer les services	Permet de gérer les services client et leur suivi. Disponible dans le menu : [Clients] [Fiche clients] [Onglet "Gestion des services"] [Ventes] [Gestion des services]
Editer la balance clients	Permet d'éditer la balance clients avec le solde (débiteur et créditeur) pour une sélection de clients. Disponible dans le menu : [Clients] [Balance clients]
Editer des analyses clients	Permet d'éditer des analyses pour une sélection de clients : "Liste des clients", "Top clients", "Historique ventes / clients" ... Disponible dans le menu : [Analyse] [Gestionnaire d'analyses] : [Analyses originales] [Clients], [Analyses originales] [Analyses de vente] ["Top client"], [Divers] ["Liste des clients"]
Modifier massivement les clients	Permet de modifier massivement certains éléments de la fiche client (identifiant, CP, critères, carte de fidélité ...) pour une sélection de clients. Disponible dans le menu : [Analyses] [Travaux sur listes ou filtres de clients] [Filtrer] [Option "Modification massive des clients"]
Paramétrer	Permet de paramétrer le fichier client (options de saisie par défaut, champs affichés ...). Disponible dans le menu : [Système] [Paramétrage] ["Fichier client"]

Liste des clients

Vous pouvez accéder aux fiches clients sous Polaris dans le menu Clients.

Cette option affiche la fenêtre suivante :

Comme dans tous les tableaux vous pouvez faire votre propre tri en bougeant les colonnes qui vous intéressent (par exemple : le code EAN client) et activer le tri de cette colonne.

A savoir :

Le 1er clic gauche sur le titre de la colonne tri par ordre croissant, le 2ième tri par ordre décroissant et 3eme clic enlève le tri. L'ordre des colonnes ainsi que le type de tri se conserve lorsque vous fermez votre fenêtre. Pour plus de clarté dans votre liste, pensez aussi à enlever les colonnes qui ne vous servent pas (clic droit puis Montrer/cacher les colonnes).

Créer un client

Cliquer sur le bouton Créer qui se trouve en bas à gauche de la liste client :

Paramètres client :

La fiche client est initialisée avec les paramètres client (Système > Paramétrages > Fichier client > "Options de saisie par défaut" et "paramètres divers") :

• Ident : civilité. Affiche par défaut le paramètre "genre d'un client".

Disponible depuis la version 9.00

• Depuis la version 9, amélioration de la saisie de la civilité :
  • La liste Ident." affiche la liste des civilités paramétrée par défaut ("Identifiant par défaut") et a été agrandi à 24 caractères maximum. Vous pouvez :
    • Sélectionner une valeur dans la liste prédéfinie
    • ou saisir une autre civilité qui ne sera pas ajoutée à la liste prédéfinie (si "Identifiant peut être saisi librement" est coché).

• Pays : paramètre "pays"
• Magasin : magasin par défaut du réplicateur ou de la vente en caisse
• Type du client : paramètre "Type d'un client"
• Type de carte client par défaut : paramètre "Type de carte client à créer par défaut"

Fiche client

Renseigner :

• Raison sociale : à renseigner pour personne morale. Un libellé explicatif "Société" figure en "place holder".
• Nom (*)
• Prénom
• 3 lignes d'adresse : le libellé du type d'adresse figure en "Placeholder"
• Email
• Téléphone portable, téléphone fixe, téléphone autre, fax
• CP, ville (* obligatoire suivant paramètre). Si le paramètre "Sauvegarde des codes postaux" est
  • Coché : la saisie d'un nouveau code postal et ville dans la fiche client est automatiquement ajouté à la liste des codes postaux (Base de travail > Zones > codes postaux).
  • Décoché : la saisie d'un nouveau code postal et ville dans la fiche client n'est pas ajouté à la liste des codes postaux ville. Le CP/ville saisi est bien enregistré dans la fiche client.
• Magasin : pour associer le client à un magasin en particulier, penser à le changer car il se créera automatiquement dans votre magasin de référence.
• Type de client : client, prospect ou personnel
• Critères : il existe 3 zones critères numériques à votre disposition à utiliser à votre convenance.

Onglet "Informations complémentaires" :

• Principales dates : date d'anniversaire, âge et 2 dates d'évènement
• Sexe : inconnu, homme, femme
• Critères : 3 critères numériques
• Type de carte client par défaut : la modifier si le client n'est pas concerné par celle défini par défaut.

Compte débiteur de départ :

A savoir :

Attention, à partir de la version 9.0.8, le compte de départ renommé "Compte débiteur de départ" a été inversé et automatiquement modifié dans la base. Un montant positif indique un compte débiteur (le client vous doit de l'argent), un montant négatif un compte créditeur (vous devez de l'argent au client).

Le compte débiteur de départ est géré dans les modules suivants :

• Balance client
• Caisse : pour le calcul du montant du crédit client et affichage si nécessaire de la mention "Le client a un crédit de ...".
  • Le montant du compte débiteur de départ figure dans la rubrique "Crédits" en date du mois précédant avec le "type" vide..
  • Si la rubrique "Utiliser le même compte pour les membres" est cochée, le programme cumule le compte débiteur de départ du client principal et du membre.
• Le filtre client "Crédit client" (Filtres > Filtre personnalisé > Autres filtres)

Il n'est pas géré dans :

• Fiche client > onglet "Comptes et achats" : n'intègre pas le montant du compte débiteur de départ.
• Synchronisation avec le site internet Prestashop
• Gestion des API pour les sites internet

Liste de diffusion

• Le client souhaite recevoir les mailings : si cochée le client figurera dans les mailings
• Cocher la case Le client souhaite recevoir ses tickets de caisse par e-mail pour ne plus éditer de ticket de caisse et l'envoyer par e-mail au client (si paramétré).

• Listes de diffusion :
  • Par défaut, conformément au RGPD, aucune liste de diffusion n'est cochée.
  • Cocher la ou les listes de diffusion souhaitées
  • Ou cocher/décocher "Toutes les listes de diffusion" pour cocher/décocher toutes les listes.
• Type de carte client par défaut : la modifier si le client n'est pas concerné par celle défini par défaut.

L'onglet Mémo permet de saisir des notes concernant ce client, ce texte est totalement libre.

Pour créer des clients 'à la volée', cocher la case Rester en création en bas à gauche de la fenêtre.

Cliquer sur Valider pour enregistrer votre saisie.

Modifier un client

pour modifier un client il suffit de cliquer sur le bouton Modifier qui se trouve en bas à gauche de la liste client.

Une fois les corrections apportées, cliquer sur Valider pour enregistrer les modifications.

A savoir :

Il est possible de modifier plusieurs clients à la suite, il suffit pour cela de se servir des cases à cocher situées sur la gauche de la liste client. Toutefois pour stopper la modification en chaine, il suffit de décocher la case Ligne suivante en bas à gauche de la fenêtre avant de valider votre modification.

Client personne morale

Veuillez consulter la page "Gestion des clients (personne morale)".

Supprimer un client

Cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas à gauche de la liste client, puis répondre Oui pour finaliser la suppression.

A savoir :

Il est possible de supprimer plusieurs clients en même temps, il suffit pour cela de se servir des cases à cocher situées sur la gauche de la liste client.

Le message suivant apparait, répondre Oui pour supprimer tous les clients sélectionnés.

Editer une étiquette d'un client

Pour éditer une ou plusieurs étiquette(s) client (sur imprimante A4 normale ou imprimante spéciale étiquette type Eltron), sélectionner le ou les clients (cocher sur la case devant le client pour une multi-sélection), puis cliquer sur le bouton Etiquette en bas à droite de la liste :

• "Nombre d'étiquettes" à éditer : 1 par défaut
• Etiquettes à utiliser : affiche le format d'étiquettes client paramétré par défaut (Système > Paramétrages > Options générales > Options de saisie par défaut > "Etiquette client par défaut"), sélectionner le format souhaité via le  ?
• Etq. de facturation : valeur par défaut, sélectionner "Etq de livraison" pour éditer l'étiquette correspondant au paramétrage "Livraison" de l'étiquette client (Base de travail > étiquettes > Modifier > Livraison)
• Tri des étiquettes : par nom ou par géolocalisation
• Pour se servir d'une feuille d'étiquette entamée, modifier le "Nombre de lignes à sauter" et le "Nombre de colonnes à sauter".
• Pour utiliser une imprimante étiquette spécifique, veuillez cocher "Sur imprimante de type Eltron".
• Le bouton Changer filtres vous permet de filtrer les clients (en cas de multi-sélection)
• Cliquer sur Etiquette(s) pour lancer l'édition

Fusionner deux clients

Veuillez consulter la page Fusionner deux clients.

Onglet 'Membres'

• Pourquoi et quand gérer les membres d'une famille ? Créer des membres pour un client permet :
  • d'avoir une seule carte de fidélité pour la famille
  • d'avoir un historique des achats détaillé par membre
  • de faire des mailings sur les dates d'anniversaire de toute la famille

• Pour afficher tous les membres dans la liste du haut, cocher la case Afficher tous les membres en bas à droite de cette même liste.

• Que l'on sélectionne dans la liste des clients le client ou un de ses membres (visible quand l'option 'Afficher tous les membres' est cochée), la liste des membres fait apparaître :
  • Le "chef de famille" en couleur rouge
  • Tous les membres rattachés

Créer un membre

Pour ajouter un membre d'une famille, cliquer sur le bouton créer en bas à gauche. Un membre se crée de la même façon qu'un client classique.

Pour pouvoir faire des mailings sur les dates d'anniversaires, renseigner la zone et vérifier que la case 'Le client souhaite recevoir les mailings' est bien cochée.

Cocher 'Le client souhaite recevoir ses tickets de caisse par e-mail' pour ne pas éditer de ticket de caisse et l'envoyer par e-mail (si paramétré).

Cliquer sur Valider pour enregistrer le nouveau membre.

Modifier un membre

Pour Modifier un membre, cliquer sur le bouton Modifier en bas à gauche du tableau.

La modification est identique à celle d'un client principal.

Cliquer sur Valider pour enregistrer vos modifications.

Supprimer un membre

Pour supprimer un membre, il suffit de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas à gauche, il apparait alors ce message sur lequel il faut répondre Oui pour finaliser la suppression.

Editer une étiquette d'un membre

Pour éditer une étiquette client d'un membre d'une famille, sélectionner le membre choisi et cliquer sur le bouton Etiquette en bas à droite de l'écran.

L'écran suivant apparaît :

Pour utiliser une page entamée, modifier les valeurs et cliquer sur Etiquette(s)

Passer un client en membre de...

Pourquoi et/ou quand utiliser cette option :

• lors d'une erreur de création en caisse (lors de son passage en caisse le client a été créé alors que le membre principal existe déjà).
• lors d'une reprise automatique d'un fichier client venant d'un logiciel autre que Polaris.

Il peut être utile de pourvoir passer un client existant membre de; pour cela cliquer sur le bouton Membre de après avoir sélectionné le client qui doit devenir membre de.

L'écran suivant apparaît :

Choisir le client principal et cliquer sur le bouton Valider.

Le client choisi va disparaître de la liste du haut et apparaître dans celle du bas.

Dans l'exemple suivant, nous passerons Blanchet Joseph membre de Blanchet Patricia.

Avant :

Aprés :

Passer un membre en client

• Sélectionner un client avec des membres, se positionner sur l'onglet 'Membres'
• Sélectionner le membre et cliquer sur En Client pour le passer en client autonome

Onglet "Comptes et achats"

• Modification de la version 5.14 :

Pour se mettre en conformité avec les lois du 1er janvier 2018, les tables des comptes et achats client ne seront plus modifiables et toutes les saisies manuelles déjà réalisées seront ignorées.

A savoir :

Toutes les saisies manuelles effectuées via les comptes et achats clients (création, modification, suppression) dans les anciennes versions NE SERONT PAS RECUPEREES (ni listées) et seront supprimées automatiquement environ 150 jours après l'installation de la version 5.14 ou supérieur. Par conséquent, la balance client pourra différer entre la version 5.14 et les versions précédentes .

A savoir :

Dans la fiche client, les listes des comptes et des achats clients listent les détails de vente et de règlement et non plus les comptes et achats client comme auparavant. Il est désormais impossible de créer ou modifier des comptes et achats client via l'onglet "comptes et achats" de la fiche client.

L'éventuel rééquilibrage des comptes des clients, devra s'effectuer en caisse, par exemple dans un N° de caisse à part à la date où l'élément a été corrigé avec un réglement de type "RG".'.

A savoir :

Si vous avez saisi manuellement des comptes et achats client, veuillez éditer la balance client et effectuer une sauvegarde de la base avant la mise à jour en 5.14.

Comptes et achats clients :

• Aller au menu clients
• Fiche client
• Onglet "Comptes et achats"
• Cet onglet liste désormais les ventes et les règlements et non plus les informations des tables de comptes et achats clients.
• Les boutons "Créer", "Modifier" ou "Supprimer" n'existent plus.

Cet onglet permet de visualiser tous les achats et les paiements d'un client depuis les ventes ainsi que ceux des membres de sa famille (si "Afficher tous les membres" est décoché).

La Liste des comptes détaille les règlements correspondants aux débits du client :

• Date, Code et type de règlement, montant, magasin, Code ean de retour (d'un bon), date remise en banque (chèque différé), caisse, N° débit ...
• Les boutons situés en dessous de la liste des comptes et achats vous permettent de filtrer les règlements d'avoir, crédit, arrhes, bon de remise, ch cadeau pour contrôle du compte.

La Liste des achats détaille les articles achetés :

• Date, magasin, caisse, N° débit, vendeur
• CB, code modèle, coloris, taille, libellé modèle, marque, sous-famille ...
• Libellé sur le ticket de caisse : inaltérable conformément à la norme "NF525" (le ticket sera réédité à l'identique même suite à une modification d'un élément ou paramètre du ticket).

En cas de famille de clients, si la rubrique "Afficher tous les membres" est décochée, la liste des comptes et achats affichera les comptes et achats du client et des membres. Si elle est cochée, la liste détaillera les achats du membre uniquement.

Onglet 'Cartes'

Cet onglet affiche les informations de la carte de fidélité du client sélectionné renseigné en fonction du type de carte (fidélité, carte à points ...) :

• Date de validité : aucune si vide
• Type de carte : nom du type de la carte de fidélité
• Nombre de points : si carte à points
• Informations en cours sur la carte : "Nb articles sur carte", "Total des ventes sur la carte", "Nombre de passages"
• Informations cumulées avec la carte depuis le début : "Total des articles vendus", "Total des ventes avec la carte", "Total des passages"
• Montant des cadeaux
• Date de création de la carte
• Date de dernier passage
• % de remise : si carte avec remise immédiate
• Code Barres de la carte
• Nom et prénom du membre

Fonctionnalités :

• Créer : Pour créer exceptionnellement une nouvelle carte de fidélité, la création de la carte s'effectuant automatiquement lors de la création du client.
• Modifier  :
  • Permet de modifier certaines informations de la carte de fidélité (avec les droits nécessaires) par exemple la date de validité ou initialiser d'anciens achats dans le cas d'une carte avec gestion des points flottants (liste de droite "Points flottants").

Disponible depuis la version 9.00

 : Lors de la validation de la modification, si la carte ne comporte pas de CB (=0 suite à une erreur dans la base (fusion de bases ...)), le programme récrée un nouveau CB.

• Imprimer carte : Pour imprimer la carte de fidélité sur imprimante windows si paramétré.

Onglet 'Cartes pré-payées'

Liste les informations des cartes pré-payées du client :

• "Code barres de la carte"
• "Type de carte" : type de carte pré-payée
• "Montant" : montant restant disponible sur la carte
• "Date de début de validité"
• "Date de validité" : date de fin de validité
• "Création de la carte" : date de création de la carte
• "Dernier passage" : date de dernier passage
• "En circulation"
• "Verrouillée"
• Créer une nouvelle carte (si autorisé) :
  • La création s'effectue généralement en caisse lors de la vente de la carte pré-payée.
  • Saisir le Type de carte (*), le montant (*), le client (*) et autres informations puis valider.
• Modifier : pour modifier des informations de la carte (date de validité ...) si les droits le permettent
• Impression Eltron : si paramétré, pour imprimer l'étiquette de la carte pré-payée sur une imprimante spécifique code-barres (Eltron, zébra)

Onglet 'Adresses'

Permet de lister et gérer les adresses secondaires de facturation et de livraison du client. Ces adresses peuvent être sélectionnées lors de la facturation des ventes au détail ou en gros internet et gérées sur les sites internet IPS (IPolarisStore).
Créer :

• Renseigner :
  • Nom de l'adresse
  • Type d'adresse : facturation ou livraison
  • Coordonnées postales et téléphoniques

Vous pouvez Modifier et Supprimer une adresse via le bouton correspondant.
Adresse principale : permet d'affecter l'adresse sélectionnée en adresse principale dans la fiche client. L'adresse actuelle de la fiche client sera transférée en adresse secondaire dans l'onglet "Adresses".

Onglet 'Liste des bons'

Liste et gère les bons du client sélectionné (chèque cadeau, bon de remise, avoir, arrhes, acompte) à l'instar de la liste des bons générales (Ventes > Bons).
Si les droits le permettent vous pouvez créer, modifier, supprimer et rééditer un bon.

Onglet 'Débits et factures'

Liste tous les débits et factures du client sélectionné :

• Code du Débit: un clic sur le lien ouvre le débit en caisse
• Facture : N° de facture si le débit a été facturé. Un clic sur le lien ouvre la fenêtre de visualisation de la facture

Si le débit n'est pas facturé :

• Facturer : Ouvre la fenêtre de création de la facture de vente au détail pour ce client et débit(s) sélectionnés

Si le débit est facturé :

• Voir : Voir le contenu de la facture
• Editer : édite la facture

Onglet "Comptes et achats"

• Modification de la version 5.14 :

Pour se mettre en conformité avec les lois du 1er janvier 2018, les tables des comptes et achats client ne seront plus modifiables et toutes les saisies manuelles déjà réalisées seront ignorées.

A savoir :

Toutes les saisies manuelles effectuées via les comptes et achats clients (création, modification, suppression) dans les anciennes versions NE SERONT PAS RECUPEREES (ni listées) et seront supprimées automatiquement environ 150 jours après l'installation de la version 5.14 ou supérieur. Par conséquent, la balance client pourra différer entre la version 5.14 et les versions précédentes .

A savoir :

Dans la fiche client, les listes des comptes et des achats clients listent les détails de vente et de règlement et non plus les comptes et achats client comme auparavant. Il est désormais impossible de créer ou modifier des comptes et achats client via l'onglet "comptes et achats" de la fiche client.

L'éventuel rééquilibrage des comptes des clients, devra s'effectuer en caisse, par exemple dans un N° de caisse à part à la date où l'élément a été corrigé avec un réglement de type "RG".'.

A savoir :

Si vous avez saisi manuellement des comptes et achats client, veuillez éditer la balance client et effectuer une sauvegarde de la base avant la mise à jour en 5.14.

Comptes et achats clients :

• Aller au menu clients
• Fiche client
• Onglet "Comptes et achats"
• Cet onglet liste désormais les ventes et les règlements et non plus les informations des tables de comptes et achats clients.
• Les boutons "Créer", "Modifier" ou "Supprimer" n'existent plus.

Onglet 'Gestion des services'

Permet de lister et gérer les services du client.

RGPD

Pour être en conformité RGPD, il est possible de désactiver la saisie de :

• toutes les informations de la fiche client sauf identifiant, nom et prénom
• la listes des membres
• adresses complémentaires de livraison et facturation
• mémo

• Paramétrage : depuis Menu Système > Paramétrages > Fichier client > RGPD
• Si l'option est décochée :
  • La saisie du champ sera impossible en création/modification client et/ou membre.
  • La zone est grisée ou l'onglet non visible quand il s'agit d'une information mise en onglet (exemple : Membres de la famille)

A savoir :

Les informations saisies avant la désactivation d'un champ de saisie ne sont pas effacées.

Elles devront être effacées par la 'Modification massive des clients' ou par requête pour les informations 'RGPD' non disponibles dans ce module.

Contacter le service technique dans ce cas.

Paramètres

Paramètres fichier client

Droits d'accès

Des droits permettent de contrôler les profils ayant le droit de gérer les clients (Système > Gestion des utilisateurs ou gestion des groupes d'utilisateurs) :
Droits utilisateurs de la rubrique "Fichier client"

• Consultation des achats clients
• Consultation des cartes clients
• Consultation des comptes clients
• Consultation des mémos sur les clients
• Edition de factures clients
• Fusion des clients et gestion des familles
• Modification des cartes clients
• Saisie des membres clients
• Saisie et modification des mémos sur les clients

Droits utilisateurs de la rubrique "Module de vente"

• Ajout, modification, suppression des suivis des services.
• Changer l'état des services
• Gestion des suivis des services

Droits utilisateurs de la rubrique "Module de vente" / Autorisation" :

• Autoriser la modification de carte client
• Modifier les comptes de départ clients

Droits utilisateurs de la rubrique "Module de vente" / "Demande de confirmation"

• Ne demander aucun mot de passe pour autoriser la modification de carte client