NF14039 — Facturation

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A savoir :

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Fonctionnalités

Fonctionnalité	Description
Gérer la facturation	Permet de créer, visualiser, éditer, annuler une facture de vente au détail, vente en gros, vente interne et transfert. Disponible dans le menu : [Ventes] [Facturation] Disponible dans le menu : [Ventes] [Vendre]
Créer une facture	Permet de créer une facture . Disponible dans le menu : - [Ventes] [Vendre] [Bouton "Ticket"] ["2- Facture A4"] - [Ventes] [Facturation] [Onglet 'Factures clients'] [Bouton "Créer"] '- [Clients] [Fiche client] [Onglet "Débits et factures"] [Bouton "Facturer"]
Editer une facture	Permet d'éditer une facture. Disponible dans le menu : - [Ventes] [Facturation] [Bouton "Editer"] - [Ventes] [Vendre] [Bouton "Ticket"] ["2- Facture A4"] - [Clients] [Fiche client] [Onglet "Débits et factures"] [Bouton "Editer"]
Visualiser une facture	Permet de visualiser le N° de facture et le contenu de la facture . Disponible dans le menu : [Ventes] [Facturation] [Bouton "Voir"] Disponible dans le menu : [Clients] [Fiche client] [Onglet "Débits et factures"] ["Voir" ou clic sur le lien de la colonne "Facture"]
Annuler une facture	Permet d'annuler une facture Disponible dans le menu : [Ventes] [Facturation] [Bouton "Annuler"] Disponible dans le menu : [Ventes] [Vendre] [Bouton "Ticket"] ["2- Facture A4"] [Bouton "Annuler"]
Annuler et copier une facture	Permet d'annuler puis de passer en création d'une nouvelle facture sur la base de l'ancienne pour la modifier. Disponible dans le menu : [Ventes] [Facturation] [Bouton "Annuler / Copier"] Disponible dans le menu : [Ventes] [Vendre] [Bouton "Ticket"] ["2- Facture A4"] [Bouton 'Modifier'] Attention, cette modification n'est plus disponible à partir de la version 10. Veuillez annuler puis recréer la facture.
Paramétrer par défaut	Permet de définir les paramètres par défaut de facturation : mode de facturation (inter-magasins ou inter-sociétés), délais de paiement par défaut ... Disponible dans le menu : [Système] [Paramétrages] [Options générales] [Facturation]
Facturer automatiquement	Permet de paramétrer puis d'automatiser la facturation automatique des débits et bons. Disponible dans le menu : [Système] [Paramétrages] [Options générales] [Facturation]
Editer automatiquement les factures	Permet d'éditer dans un fichier au format .PDF toutes les factures client, société ou magasins jamais éditées (colonne "Imprimée le" vide). Disponible dans le menu : [Système] [Gestion des tâches automatisées] [Editions / "Edition de factures"]

Facturation

Ce module permet de visualiser, créer, gérer et éditer des factures :

• Clients : des ventes au détail (caisse) ou des ventes en gros (Transferts > ventes en gros)
• Magasin ou Société : des transferts ou ventes internes (rétrocessions) (Transferts > Emission de stock)

Onglet : Factures "Clients"

• Facturation des ventes au détail.
• Facturation des ventes en gros

Onglet : Factures "Magasins"

• Facturation des ventes internes et des transferts

"Créer"

• Le bouton Créer permet de créer une nouvelle facture. La création diffère en fonction du type de facturation client ou magasin/société.

"Voir"

• Voir  : permet de visualiser le contenu et la liste des bons rattachés à la facture et de modifier uniquement la note

"Editer"

• Editer : édition de la facture via le rapport personnalisé paramétré dans Système.

"Annuler/Copier"

• Annuler/Copier  : Annuler la facture et en recréer une nouvelle à partir de celle-ci

"Annuler"

Le bouton Annuler permet d'annuler une facture et de créer une facture d'annulation.

• Tous les bons contenus dans la facture annulée peuvent être de nouveau facturés.
• La facture annulée est symbolisée par le tag triangle rougle :

• La facture d'annulation est vide :

• L'édition d'une facture annulée comporte la mention "Annulée" en filigrane :
• L'édition de la facture d'annulation comporte le n° de la facture annulée :

Annuler une facture :

Disponible depuis la version 10.0.0.

• Il n'est plus possible de "Annuler/Copier" ou "Modifier" une facture. Veuillez annuler puis recréer la facture.
• Pour respecter la NF525 2.1, l'annulation d'une facture crée une facture d'annulation identique inversée : quantité, montants et frais. Dans les précédentes versions, la facture était vide.
• L'édition d'une facture annulée comporte la mention "Annule et compense la facture ..." et édite tout en inversé.

Forcer la facturation automatique

• Modification de la version 5.14

Le bouton Forcer la facturation auto permet de forcer la facturation automatique en générant si nécessaire des factures à la date du jour .

• Se connecter sur le service de réplication où sont habituellement générées les factures si vous souhaitez conserver une numérotation des factures incrémentielle (concaténation de : l'année-NUR du service de réplication-N° incrémentiel).
• La fonctionnalité Forcer la facturation auto n'est pas soumise à un droit spécifique (donc le bouton est toujours est actif pour tous les utilisateurs ayant le droit "Gestion de la facturation" coché).
• Cliquer sur le bouton Forcer la facturation auto

A savoir :

Le programme n'affiche aucune information à l'écran, que des factures aient été générées ou pas.

• Pour visualiser les éventuelles factures générées, veuillez actualiser l'affichage de la fenêtre.
• Pour vérifier si des factures ont été générées, aller au menu Système > Journaux du système
• Si des factures ont été générées, la ligne de type "Facturation automatique", titre "Génération automatique de factures" listera les factures générées.

• L'information consignée dans les journaux est strictement identique à celle des factures générées automatiquement par la facturation automatique.
• Les factures sont générées à la date du jour (et pas à la date paramétrée dans "Jour de la semaine quand terminer les périodes de facturation hebdomadaire" ou "Jour du mois quand terminer les périodes de facturation mensuelle" dans les paramètres de facturation).
• Par exemple, si le 05/11 vous forcez la facturation automatique avec une facturation paramétrée mensuelle au 31, la facture sera datée du 05/11 et pas au 31/10.

Paramétrages

• Aller au menu Système > Paramétrages > Options générales > Facturation

Facturation automatique

La facturation automatique permet de générer automatiquement les factures en fonction des paramètres définis.
Le journal liste les factures générées :

• Système > Journaux du système > Rubrique Facturation automatique

Modification de la version 5.13 : La facturation automatique des ventes internes et des transferts va générer des factures séparées pour les :

1. Transferts : bons de type ETR, VTR
2. Retours ou annulations de transferts : bons de type RRT et AN

et non plus regroupant tous les types de bons (ETR, VTR, RRT, AN) dans la même facture comme auparavant.

Frais de facturation des avoirs et factures de vente en gros et transferts :

Paramètres

Disponible depuis la version 10.0.0.

De nouveaux paramètres permettent de calculer automatiquement les frais de facturation des factures et avoirs des bons de vente en gros et de transfert :
Calcul automatique des frais des avoirs :

• Coefficient sur le Prix de vente HT des avoirs
• Coefficient sur le prix de vente TTC des avoirs
• Et / Ou Frais fixe des avoirs

Calcul automatique des frais des factures :

• Coefficient sur le Prix de vente HT des factures
• Coefficient sur le prix de vente TTC des factures
• Et / Ou Frais fixe des factures
  • (Système > paramétrages > Options générales > facturation > rubriques "facturation des ventes en gros" et "Facturation ventes internes et transferts de marchandises" : Calcul automatique des frais des avoirs, calcul automatique des frais des factures).

Disponible depuis la version 10.0.7

Frais par service :

• Pour appliquer des frais via un modèle de service lors de la création de la facture (le modèle ne sera pas ajouté dans le bon de transfert ou de vente en gros) :
  • cocher Utiliser un modèle de service pour les frais
  • Code barre du modèle de service : saisir le codes barres
  • Le montant des frais calculé inclut la TVA :
    • Décoché : les frais sont HT
    • Coché : les frais sont TTC

La colonne Frais a été ajoutée dans

• la liste des factures (Ventes > facturation)
• la liste des bons de transfert (Stocks > transferts > transferts de marchandises). Le programme tient compte de la rubrique "Frais" en création de transfert.
• la liste des bons de vente en gros (Stocks > Négoce > ventes en gros). Le programme tient compte de la rubrique "Frais" en création d'une vente en gros.

Attention, la Colonne "% des frais" ne figure pas dans la liste des transferts et des ventes en gros.

Frais par modèle de service

Paramétrage

• Créer en réception un modèle de frais dans tous les magasins en sélectionnant la TVA adéquate (attention au nom, taille, RFS)
• Passer ce modèle en "service" : Fiche stock / Modifier le modèle et cocher Service
• Paramétrages (Système > paramétrage > options générales > rubriques "Facturation des ventes en gros" et "Facturation des ventes internes et transferts de marchandises") :
  • cocher Utiliser un modèle de service pour les frais
  • Beeper le CB du modèle de service dans Code barre du modèle de service
  • Le montant des frais calculé inclut la TVA :
    • Décoché : les frais sont HT
    • Coché : les frais sont TTC
• Saisir les paramètres de "calcul automatique des frais des avoirs et des factures" pour les transferts et/ou vente en gros (cf ci-dessus) sinon les frais peuvent être saisis par bon lors de la sa création.

Transferts et ventes en gros

• Créer un transfert (ETR ou VTR) ou une vente en gros et saisir si besoin :
• le montant des frais
• ou le % des frais du bon : Attention, le % des frais ne figurant pas dans la liste des transferts et ventes en gros, nous vous conseillons de le saisir dans le libellé.
• Le clôturer.
• NB : Le modèle de service n'est pas ajouté dans le bon mais figure dans l'édition de la facture.

Facturation des transferts et ventes en gros

• Ventes > facturation
• Créer la facture de transfert (Onglet 'Factures magasin" ou "Factures société") ou de vente en gros (onglet "Factures client")
• Créer
• Sélectionner le magasin, le(s) bons ... et valider
• Le modèle de service est ajouté à la fin de l'édition de la facture et comporte le total cumulé des frais (total des % paramétrés (pour tous les bons) + total du % et/ ou montant de chaque bon) qui est :
  • TTC si Le montant des frais calculé inclut la TVA est coché, le montant de la TVA et du HT est calculé en fonction du taux de TVA du modèle de service.
  • HT si Le montant des frais calculé inclut la TVA est décoché, le montant de la TVA et du TTC est calculé en fonction du taux de TVA du modèle de service.

Modules annexes

Transferts

Vous pouvez visualiser le N° de facture depuis la liste des transferts.

• Aller au menu Stock / Transferts / Transferts de marchandises
• La colonne N.facture affiche le N° de la facture correspondante si le bon a été facturé :

• Un clic sur le lien ouvre la fenêtre de visualisation de la facture.
• Le filtre 'Etat de facturation' de la rubrique "Autres filtres" vous permet de filtrer les bons facturés ou pas :

Ventes en gros

Vous pouvez visualiser le N° de facture (N.Facture) depuis la liste des ventes en gros :

• Aller au menu Stocks / Négoce / Vente en gros  :

• Un clic sur le lien ouvre la fenêtre de visualisation de la facture.

Fiche stock > onglet "Transferts"

Depuis l'onglet "Transferts" / "Transferts de marchandises" de la fiche stock, vous pouvez visualiser le N° de facture ou facturer un transfert autorisé :

• La colonne "Facture" affiche le N° de facture :

• Un clic sur le lien ouvre la visualisation de la facture.

Le bouton Facturer permet de créer une facture à partir du transfert sélectionné si autorisé (validé et non facturé, fonction du type de transfert) :

Fiche client > Onglet "Débits et factures"

Vous pouvez visualiser le N° de facture correspondant à un débit depuis l'onglet "Débits et factures" de Clients / Fiche client :

• La colonne "Facture" affiche le N° de la facture correspondant au débit de vente :

• Un clic sur le lien ouvre la visualisation de la facture.

Code facture

A partir de la version 7.04 : N° facture = <Code_facture><Année>-<NUR sur 4>-<Compteur incrémentiel sur 6>

A savoir :

Le programme comporte un compteur de facture par code facture (défini par société), année et NUR. Attention lors du passage à la version 7.04, le programme initialise le code facture à "F01" pour la société 1, "F02" pour la société : la numérotation des factures reprendra à 1.

• Par exemple pour la 1ière facture de la société 1 année 2019 NUR 1 : F012019-0001-000001
• Les avoirs constituent des "factures d'avoir" donc utilisent la même numérotation que les factures.

Pour modifier le code facture de la société :

• Base de travail > Entités > Sociétés > Modifier
• Code facture : préfixe du code de la facture (5 caractères maximum), initialisé par défaut "F0"x si vide soit 'F01" pour la société 1.
• Le code facture ne doit pas comporter le caractère "#" qui sera remplacé par "_".

A savoir :

Attention, si vous modifiez le code facture, le compteur incrémentiel sera calculé pour ce code facture + année + NUR et donc repartira à 1 le nouveau code facture n'a jamais été utilisé.

Droits d'accès

Droits de la rubrique "Module de vente"	Description
Gestion de la facturation	Ce droit restreint la gestion de la facturation (mais pas la facturation en caisse). Disponible dans le menu : [Ventes] [Facturation]

Paramètres

Système > paramétrages > Options générales > Facturation :

• Paramètres communs à chaque type de facturation
• Facturation ventes au détail
• Facturation ventes en gros

Disponible depuis la version 10.0.0.

Paramètres de frais de facturation des factures et avoirs des ventes en gros et des transferts.