Différences entre versions de « NF14039 — Facturation »

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{{FinChapeau}}
 
{{FinChapeau}}
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{{Note|Page en cours de rédaction.}}
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{{Note|Page en cours de rédaction. Ajouter : facturation des ventes internes et des transferts}}
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==Fonctionnalités==
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=Fonctionnalités=
 
{| class="wikitable sortable" style= "margin: 2em;border-collapse:separate; border-spacing:0.2em;border-radius: 0.2em;"
 
{| class="wikitable sortable" style= "margin: 2em;border-collapse:separate; border-spacing:0.2em;border-radius: 0.2em;"
 
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<br />
 
<br />
 
''Disponible dans le menu : [Ventes] [Vendre] [Bouton "Ticket"] ["2- Facture A4"] [Bouton 'Modifier']''
 
''Disponible dans le menu : [Ventes] [Vendre] [Bouton "Ticket"] ["2- Facture A4"] [Bouton 'Modifier']''
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 +
'''Attention, cette modification n'est plus disponible à partir de la version 10. Veuillez annuler puis recréer la facture.'''
 
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| style="width:20em;vertical-align:top;background: #FEFEFE;" |'''''Paramétrer par défaut'''''||style="width:50em;vertical-align:top;text-align:justify;background: #FFFFFF;"| Permet de définir les paramètres par défaut de facturation : mode de facturation (inter-magasins ou inter-sociétés), délais de paiement par défaut ...
 
| style="width:20em;vertical-align:top;background: #FEFEFE;" |'''''Paramétrer par défaut'''''||style="width:50em;vertical-align:top;text-align:justify;background: #FFFFFF;"| Permet de définir les paramètres par défaut de facturation : mode de facturation (inter-magasins ou inter-sociétés), délais de paiement par défaut ...
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|}
 
|}
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==Paramètres==
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{{Ebauche}}
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[[NF13517_—_Gestion_des_paramètres#Facturation|Système > paramétrages > Options générales > Facturation]] :
 
−
*[[NF13517_—_Gestion_des_paramètres#Param.C3.A8tres_communs_.C3.A0_chaque_type_de_facturation|Paramètres communs à chaque type de facturation]]
 
−
*[[NF13517_—_Gestion_des_paramètres#Facturation_ventes_au_d.C3.A9tail|Facturation ventes au détail]]
 
−
*[[NF13517_—_Gestion_des_paramètres#Facturation_ventes_en_gros|Facturation ventes en gros]]
 
−
==Facturation des ventes au détail ==
 
−
Consulter : [[NF14551_—_Facturation_en_caisse|Facturation des ventes au détail en caisse]].
 
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==Facturation des ventes en gros==
 
−
[[NF14592_—_Facturation_des_ventes_en_gros|Facturation des ventes en gros]]
 
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==Facturation des ventes internes et des transferts==
 
  
−
==Facturation client depuis le module de facturation==
+
=Facturation=
−
<Code>Ventes > facturation > Onglet "Factures Client"</Code> vous permet de gérer les factures client de vente au détail et des ventes en gros.
+
Ce module permet de visualiser, créer, gérer et éditer des factures :
−
===Facturation : liste des factures de vente===
+
*'''Clients''' : des ventes au détail (caisse) ou des ventes en gros (Transferts > ventes en gros)
−
[[Fichier:NF14039 FactVte Fact 1.PNG|centré|600px]]
+
*'''Magasin ou Société''' : des transferts ou ventes internes (rétrocessions) (Transferts > Emission de stock)
−
La liste présente les informations suivantes :
+
[[Fichier:Vte_Fact_1_Ste.PNG|center]]
−
*<Code>Création</Code> : date de création de la facture
+
==Onglet : Factures "Clients"==
−
*<Code>Facture</Code> : N° de facture généré automatiquement composé de l''''année-NUR-N° incrémentiel'''
+
*[[NF14551_—_Facturation_en_caisse|'''Facturation des ventes au détail''']].
−
*<Code>Exigibilité</Code> : date d'échéance
+
*[[NF14592_—_Facturation_des_ventes_en_gros|'''Facturation des ventes en gros''' ]]
−
*<Code>Client</Code> : nom, prénom du client
+
==Onglet : Factures "Magasins"==
−
*<Code>Prix HT</Code>, <Code>Prix TTC</Code> : montants au PVHT et PVTTC pour les ventes au détail
+
*[[NF14593 — Facturation des ventes internes et des transferts|'''Facturation des ventes internes et des transferts''']]
−
*<Code>Magasin émetteur</Code>, <Code>Société émettrice</Code> : magasin ou société ayant généré(e) la facture
 
−
*<Code>Note</Code> : note
 
−
*<Code>Imprimée le</Code> : date de la dernière impression
 
−
*<Code>Type</Code> : "Ventes au détail" ou "Ventes en gros"
 
−
<br />
 
  
−
===Facturation : créer une facture de vente au détail ou en gros===
+
=="Créer"==
−
Les factures client de  vente au détail sont généralement crées en caisse depuis <code> Ticket > 2.Facture A4 </code>.  
+
*Le bouton <code> Créer </code> permet de créer une nouvelle facture. La création diffère en fonction du type de facturation client ou magasin/société.
−
*Cliquer sur le bouton <code> Créer </code> :
+
=="Voir"==
−
[[Fichier:Vte Fact 14 Client Creer.PNG|centré]]
+
*<code> Voir </code> : permet de visualiser le contenu et la liste des bons rattachés à la facture et de modifier uniquement la note
−
*<Code>Type de ventes à facturer</Code> : sélectionner <Code>Ventes au détail</Code> ou <Code>Ventes en gros</Code>
+
[[Fichier:Vte_Fact_2_Voir.PNG|center]]
−
*Renseigner le <Code>Client à facturer</Code> et éventuellement sélectionner l'adresse du client en cas d'adresse secondaire par exemple ou saisir manuellement l'adresse du client.
+
=="Editer"==
−
*Cliquer sur le bouton <Code>Suivant</Code> :
+
*<code> Editer </code>: édition de la facture via le rapport personnalisé paramétré dans Système.
−
*[[Fichier:NF14039 FactVte Fact 3.PNG|néant|vignette]]
+
=="Annuler/Copier"==
−
*Renseigner :
+
*<code> Annuler/Copier </code> : Annuler la facture et en recréer une nouvelle à partir de celle-ci
−
**<Code>Facturer en tant que société ou magasin</Code>(*) : le magasin ou société qui facture
+
=="Annuler"==
−
**la <Code>date d'exigibilité</Code> (*) : définie en fonction des paramètres par défaut
+
Le bouton <code> Annuler </code> permet d'annuler une facture et de créer une facture d'annulation.
−
**la note : (facultative)
+
*Tous les bons contenus dans la facture annulée peuvent être de nouveau facturés.
−
*Le tableau du bas liste en fonction du type de ventes :
+
*La facture annulée est symbolisée par le tag triangle rougle : [[Fichier:Vte Fact 3 Tag annulé.PNG]]
−
**'''ventes au détail''' : débits du client ''non facturés''. Cocher le ou les débits à facturer.
+
[[Fichier:Vte_Fact_4_Annulée.PNG|centré]]
−
**'''Ventes en gros''' : bons de ventes en gros du client ''clôturés et non facturés''. Cocher le ou le(s) bon(s) de ventes en gros à facturer.
+
*La facture d'annulation est vide :  
−
*Le <Code>Total TTC</Code> se met à jour
+
[[Fichier:Vte Fact 6 FactAnn.PNG|centré]]
−
*puis cliquer sur le bouton <Code>Enregistrer</Code>
+
*L'édition d'une facture annulée comporte la mention "Annulée" en filigrane : [[Fichier:Vte Fact 5 EdiAnn.PNG]]
−
<br />
+
*L'édition de la facture d'annulation comporte le n° de la facture annulée :
 +
[[Fichier:Vte Fact 7 EdiFactAnn.PNG]]
 +
== Annuler une facture : ==
 +
{{Depuis|10.0.0.}}
  
−
===Facturation : éditer une facture de vente===
+
* '''Il n'est plus possible de "Annuler/Copier" ou "Modifier" une factur'''e. Veuillez annuler puis recréer la facture.
−
*Cliquer sur <Code>Editer</Code>.
+
* Pour respecter la NF525 2.1, l'annulation d'une facture crée une facture d'annulation identique inversée : quantité, montants et frais. Dans les précédentes versions, la facture était vide.
−
*En cas de '''ré-edition''' d'une facture, la facture comporte la mention "Duplicata N°1 du 26/06/2018 17:45"
+
* L'édition d'une facture annulée comporte la mention "''Annule et compense'' ''la facture'' ..." et édite tout en inversé.
−
*L'édition d'une facture :
+
=Forcer la facturation automatique=
−
**'''annulée''' comporte la mention "''Annulée''" en filigramme.
+
*[[Modification_de_Version_5.14#Facturation_:_bouton_.22Forcer_la_facturation_auto.22|'''Modification de la version 5.14''']]
−
**'''d'annulation''' comporte la mention "''Annule et remplace la facture N°...''"
+
Le bouton <code> Forcer la facturation auto </code> permet de forcer la facturation automatique en générant si nécessaire des factures '''à la date du jour''' .
−
**'''en mode brouillon ''' comporte la mention "''Brouillon''" en filigramme.
+
*Se connecter sur le service de réplication où sont habituellement générées les factures si vous souhaitez conserver une numérotation des factures incrémentielle (concaténation de : l'année-NUR du service de réplication-N° incrémentiel).
−
<br />
+
*La fonctionnalité '''Forcer la facturation auto''' n'est pas soumise à un droit spécifique (donc le bouton est toujours est actif pour tous les utilisateurs ayant le droit "Gestion de la facturation" coché).
 +
*Cliquer sur le bouton '''Forcer la facturation auto'''
 +
[[Fichier:Nouv 5 14 ForcerFactAuto 2.PNG|centré]]
 +
{{Note|Le programme n'affiche aucune information à l'écran, que des factures aient été générées ou pas.}}
 +
*Pour visualiser les éventuelles factures générées, veuillez actualiser l'affichage de la fenêtre.
 +
*Pour vérifier si des factures ont été générées, aller au menu Système > Journaux du système
 +
*Si des factures ont été générées, la ligne de type "Facturation automatique", titre "Génération automatique de factures" listera les factures générées.
 +
[[Fichier:Nouv 5 14 ForcerFactAuto 1.PNG|600px|center]]
 +
*'''L'information consignée dans les journaux est strictement identique à celle des factures générées automatiquement par la facturation automatique'''.
 +
*'''Les factures sont générées à la date du jour''' (et pas à la date paramétrée dans "Jour de la semaine quand terminer les périodes de facturation hebdomadaire" ou "Jour du mois quand terminer les périodes de facturation mensuelle" dans les paramètres de facturation).  
 +
*Par exemple, si le 05/11 vous forcez la facturation automatique avec une facturation paramétrée mensuelle au 31, la facture sera datée du 05/11 et pas au 31/10.
  
−
===Facturation : visualiser une facture de vente===
+
=Paramétrages=
−
*Cliquer sur le bouton <Code>Voir</Code>.
+
*Aller au menu [[Paramétrages,_Options_générales,_Facturation|Système > Paramétrages > Options générales > Facturation]]
−
<br />
+
=Facturation automatique=
−
===Facturation : annuler une facture de vente ===
+
La facturation automatique permet de générer automatiquement les factures en fonction des paramètres définis.
−
*Cliquer sur le bouton <Code>Annuler</Code>.
+
<br>
−
*La facture annulée apparaît dans la liste avec le tag "Croix rouge"
+
Le journal liste les factures générées :
−
*Le programme génère une facture d'annulation '''vide''' (montant=0).
+
*Système > Journaux du système > Rubrique '''Facturation automatique'''
−
* Les débits qui figuraient dans la facture annulée pourront être refacturés.
+
[[Modification_de_Version_5.13#Facturation_automatique_des_ventes_internes_et_transferts_:_s.C3.A9parer_les_factures_des_avoirs|'''Modification de la version 5.13''' :]]
−
[[Fichier:NF14039 FactVte Fact 4.PNG|centré]]
+
La facturation automatique des ventes internes et des transferts '''va générer des factures séparées''' pour les :
 +
1. '''Transferts''' : bons de type '''ETR''', '''VTR'''
 +
2. '''Retours ou annulations de transferts''' : bons de type '''RRT''' et '''AN'''
 +
et non plus regroupant tous les types de bons (ETR, VTR, RRT, AN) dans la même facture comme auparavant.
 +
=Frais de facturation des avoirs et factures de vente en gros et transferts :=
 +
==Paramètres==
 +
{{Depuis|10.0.0.}}
 +
De '''[[Paramètres_"Options_générales"#Param.C3.A8tres_de_calcul_de_frais_de_facturation_pour_les_ventes_en_gros_et_les_transferts_%3A|nouveaux paramètres]] permettent de calculer automatiquement les frais de facturation des factures et avoirs des bons de vente en gros et de transfert''' :
 +
<br>
 +
'''<u>Calcul automatique des frais des avoirs :</u>'''
 +
* <Code>Coefficient sur le Prix de vente HT des avoirs</Code>
 +
* <Code>Coefficient sur le prix de vente TTC des avoirs</Code>
 +
* Et / Ou <Code>Frais fixe des avoirs</Code>
 +
'''<u>Calcul automatique des frais des factures :</u>'''
 +
*<Code>Coefficient sur le Prix de vente HT des factures</Code>
 +
*<Code>Coefficient sur le prix de vente TTC des factures</Code>
 +
* Et / Ou <Code>Frais fixe des factures</Code>
 +
**(Système > paramétrages > Options générales > facturation > rubriques "facturation des ventes en gros" et "Facturation ventes internes et transferts de marchandises" : Calcul automatique des frais des avoirs, calcul automatique des frais des factures).
 +
<br>
 +
{{depuis|10.0.7}}
  
−
<br />
+
'''Frais par service :'''
 +
*Pour appliquer des frais via un modèle de service lors de la création de la facture (le modèle ne sera pas ajouté dans le bon de transfert ou de vente en gros) :
 +
**cocher <Code>Utiliser un modèle de service pour les frais</Code>
 +
**<Code>Code barre du modèle de service</code> : saisir le codes barres
 +
**<Code>Le montant des frais calculé inclut la TVA</Code> :
 +
***''Décoché'' : les frais sont HT
 +
***''Coché'' : les frais sont TTC
 +
<br>
 +
La colonne <Code>Frais</Code> a été ajoutée dans
 +
*la liste des factures (Ventes > facturation)
 +
*la liste des bons de transfert (Stocks > transferts > transferts de marchandises). Le programme tient compte de la rubrique "Frais" en création de transfert.
 +
*la liste des bons de vente en gros (Stocks > Négoce > ventes en gros). Le programme tient compte de la rubrique "Frais" en création d'une vente en gros.
 +
<br>
 +
Attention, la Colonne "% des frais" ne figure pas dans la liste des transferts et des ventes en gros.
 +
==Frais par modèle de service==
 +
===Paramétrage===
 +
*Créer en réception un modèle de frais dans tous les magasins en sélectionnant la TVA adéquate (attention au nom, taille, RFS)
 +
*Passer ce modèle en "service" : Fiche stock / Modifier le modèle et cocher <Code>Service</Code>
 +
*Paramétrages (Système > paramétrage > options générales > rubriques "Facturation des ventes en gros" et "Facturation des ventes internes et transferts de marchandises") :
 +
**cocher <Code>Utiliser un modèle de service pour les frais</Code>
 +
**Beeper le CB du modèle de service dans <Code>Code barre du modèle de service</code>
 +
**<Code>Le montant des frais calculé inclut la TVA</Code> :
 +
***''Décoché'' : les frais sont HT
 +
***''Coché'' : les frais sont TTC
 +
*Saisir les paramètres de "calcul automatique des frais des avoirs et des factures" pour les transferts et/ou vente en gros (cf ci-dessus) sinon les frais peuvent être saisis par bon lors de la sa création.
 +
===Transferts et ventes en gros===
 +
*Créer un transfert (ETR ou VTR) ou une vente en gros et saisir si besoin :
 +
*le montant des <Code>frais</Code>
 +
*ou le <Code>% des frais</Code> du bon : Attention, le % des frais ne figurant pas dans la liste des transferts et ventes en gros, nous vous conseillons de le saisir dans le libellé.
 +
*Le clôturer.
 +
*NB : Le modèle de service n'est pas ajouté dans le bon mais figure dans l'édition de la facture.
  
−
===Facturation : annuler et recréer une facture de vente===
+
===Facturation des transferts et ventes en gros===
−
*Cliquer sur <Code>Annuler/Copier</Code>.
+
*<Code>Ventes > facturation </Code>
−
*La fenêtre de création de la nouvelle sur la base de toutes les informations de l'ancienne facture apparait
+
*Créer la facture de transfert (Onglet 'Factures magasin" ou "Factures société") ou de vente en gros (onglet "Factures client")
−
*Veuillez effectuer toutes les modifications nécessaires
+
*<Code>Créer</Code>
−
*<Code>Enregistrer</Code>
+
*Sélectionner le magasin, le(s) bons ... et valider
−
*Le programme :
+
*Le modèle de service est ajouté à la fin de l'édition de la facture et comporte le total cumulé des frais (total des % paramétrés (pour tous les bons) + total du % et/ ou montant de chaque bon) qui est :
−
** Annule la facture d'origine : tag "Croix rouge"
+
**'''TTC''' si <Code>Le montant des frais calculé inclut la TVA</Code> est coché, le montant de la TVA et du HT est calculé en fonction du taux de TVA du modèle de service.
−
**Recrée la nouvelle facture
+
**'''HT''' si <Code>Le montant des frais calculé inclut la TVA</Code> est décoché, le montant de la TVA et du TTC est calculé en fonction du taux de TVA du modèle de service.
−
<br />
 
  
−
==Fiche client : facturation ventes au détail==
+
=Modules annexes=
−
<Code>Clients > Fiche client > Onglet "Débits et factures"</Code> liste les débits et factures du client sélectionné :
+
==Transferts ==
−
[[Fichier:NF14039 FactVte Cli 1.PNG|centré]]
+
Vous pouvez visualiser le N° de facture depuis la liste des transferts.
−
Vous pouvez visualiser, éditer, créer une facture de vente au détail.
+
*Aller au menu <code> Stock / Transferts / Transferts de marchandises</code>
 +
*La colonne '''N.facture''' affiche le N° de la facture correspondante si le bon a été facturé :
 +
[[Fichier:Vte Fact 11 Trf NoFact.PNG|centré]]
 +
*Un clic sur le lien ouvre la fenêtre de visualisation de la facture.
 +
*Le filtre ''''Etat de facturation'''' de la rubrique "Autres filtres" vous permet de filtrer les bons facturés ou pas :
 +
[[Fichier:Vte Fact 12 Trf Filtre.PNG|centré]]
 +
==Ventes en gros==
 +
Vous pouvez visualiser le N° de facture ('''N.Facture''') depuis la liste des ventes en gros :
 +
*Aller au menu <code>Stocks / Négoce / Vente en gros </code> :
 +
[[Fichier:Vte Fact 13 VteGros Nofact.PNG|centré]]
 +
*Un clic sur le lien ouvre la fenêtre de visualisation de la facture.
 +
==Fiche stock > onglet "Transferts" ==
 +
Depuis l'onglet "Transferts" / "Transferts de marchandises" de la fiche stock, vous pouvez visualiser le N° de facture ou facturer un transfert autorisé :
 +
*La colonne "Facture" affiche le N° de facture :
 +
[[Fichier:Vte Fact 9 Trf Nofact.PNG|centré]]
 +
*Un clic sur le lien ouvre la visualisation de la facture.
 +
<br>
 +
Le bouton <code> Facturer </code> permet de créer une facture à partir du transfert sélectionné si autorisé (validé et non facturé, fonction du type de transfert) :
 +
[[Fichier:Vte Fact 10 Trf BtnFact.PNG]]
 +
==Fiche client > Onglet "Débits et factures"==
 +
Vous pouvez visualiser le N° de facture correspondant à un débit depuis l'onglet "Débits et factures" de <code> Clients / Fiche client</code> :
 +
*La colonne "'''Facture'''" affiche le N° de la facture correspondant au débit de vente :
 +
[[Fichier:Vte Fact 8 Client.PNG|centré]]
 +
*Un clic sur le lien ouvre la visualisation de la facture.
 +
===Code facture===
 +
'''A partir de la version 7.04''' :
 +
'''N° facture = <Code_facture><Année>-<NUR sur 4>-<Compteur incrémentiel sur 6>'''
 +
{{Note|Le programme comporte un compteur de facture par code facture (défini par société), année et NUR.
 +
Attention lors du passage à la version 7.04, le programme initialise le code facture à "F01" pour la société 1, "F02" pour la société : la numérotation des factures reprendra à 1. }}
 +
*Par exemple pour la 1ière facture de la société 1 année 2019 NUR 1 : ''F012019-0001-000001''
 +
*Les avoirs constituent des "factures d'avoir" donc utilisent la même numérotation que les factures.
 
<br />
 
<br />
−
<br />
+
Pour modifier le code facture de la société :
−
'''Débit facturé :'''
+
*<Code>Base de travail > Entités > Sociétés > Modifier</Code>
−
*<Code>Clic sur colonne "Facture"</Code> ou <Code>Voir</Code> : visualiser la facture
+
*<Code>Code facture</Code> : préfixe du code de la facture (5 caractères maximum), initialisé par défaut "F0"x si vide soit 'F01" pour la société 1.
−
*<Code>Editer</Code> : éditer la facture sélectionnée.
+
*''Le code facture ne doit pas comporter le caractère "#"'' qui sera remplacé par "_".
−
<br />
+
{{Note|Attention, si vous modifiez le code facture, le compteur incrémentiel sera calculé pour ce code facture + année + NUR et donc repartira à 1 le nouveau code facture n'a jamais été utilisé.}}
−
'''Débit non facturé :'''
+
=Droits d'accès=
−
*<Code>Facturer</Code> : ouvre la fenêtre de création de facturation de vente au détail pour le client et débit sélectionné (sauf pour débit annulé ou d'annulation).
+
{| class="wikitable sortable" style= "margin: 2em;border-collapse:separate; border-spacing:0.2em;border-radius: 0.2em;"
 +
|-
 +
!  <big> [[NF14492_—_Droits_utilisateurs#Droits_utilisateurs_de_la_rubrique_.22Module_de_vente.22|Droits de la rubrique "Module de vente"]]</big> !!  class="unsortable"|<big>Description</big>  
 +
|-
 +
| style="width:20em;vertical-align:top;background: #FEFEFE;" |''''' Gestion de la facturation'''''||style="width:50em;vertical-align:top;text-align:justify;background: #FFFFFF;"| Ce droit restreint la gestion de la facturation (mais pas la facturation en caisse).''
 +
''Disponible dans le menu : [Ventes] [Facturation] ''
 +
|-
 +
|}
 +
=Paramètres=
 +
[[NF13517_—_Gestion_des_paramètres#Facturation|Système > paramétrages > Options générales > Facturation]] :
 +
*[[NF13517_—_Gestion_des_paramètres#Param.C3.A8tres_communs_.C3.A0_chaque_type_de_facturation|Paramètres communs à chaque type de facturation]]
 +
*[[NF13517_—_Gestion_des_paramètres#Facturation_ventes_au_d.C3.A9tail|Facturation ventes au détail]]
 +
*[[NF13517_—_Gestion_des_paramètres#Facturation_ventes_en_gros|Facturation ventes en gros]]{{Depuis|10.0.0.}}
  
−
==Edition d'une facture de vente au détail==
+
[[Paramètres "Options générales"#Param.C3.A8tres de calcul de frais de facturation pour les ventes en gros et les transferts :|Paramètres de frais de facturation des factures et avoirs des ventes en gros et des transferts]].
−
Veuillez consulter la page [[NF14089_—_Impression_d'une_facture_de_vente_au_détail|"Impression d'une facture de vente au détail"]].
 
−
==Facturation automatique==
 
−
Consulter la page [[NF14547_—_Facturation_automatique_des_ventes|"Facturation automatique et édition automatique des factures"]].
 

Version du 10 janvier 2022 à 17:33

Voir la carte de la fonctionnalité : Facturation





A savoir :
Page en cours de rédaction. Ajouter : facturation des ventes internes et des transferts

Fonctionnalités

Fonctionnalité Description
Gérer la facturation Permet de créer, visualiser, éditer, annuler une facture de vente au détail, vente en gros, vente interne et transfert.

Disponible dans le menu : [Ventes] [Facturation] Disponible dans le menu : [Ventes] [Vendre]

Créer une facture Permet de créer une facture .

Disponible dans le menu : - [Ventes] [Vendre] [Bouton "Ticket"] ["2- Facture A4"]
- [Ventes] [Facturation] [Onglet 'Factures clients'] [Bouton "Créer"] '- [Clients] [Fiche client] [Onglet "Débits et factures"] [Bouton "Facturer"]

Editer une facture Permet d'éditer une facture.

Disponible dans le menu : - [Ventes] [Facturation] [Bouton "Editer"]
- [Ventes] [Vendre] [Bouton "Ticket"] ["2- Facture A4"]
- [Clients] [Fiche client] [Onglet "Débits et factures"] [Bouton "Editer"]

Visualiser une facture Permet de visualiser le N° de facture et le contenu de la facture .

Disponible dans le menu : [Ventes] [Facturation] [Bouton "Voir"]

Disponible dans le menu : [Clients] [Fiche client] [Onglet "Débits et factures"] ["Voir" ou clic sur le lien de la colonne "Facture"]

Annuler une facture Permet d'annuler une facture

Disponible dans le menu : [Ventes] [Facturation] [Bouton "Annuler"]

Disponible dans le menu : [Ventes] [Vendre] [Bouton "Ticket"] ["2- Facture A4"] [Bouton "Annuler"]

Annuler et copier une facture Permet d'annuler puis de passer en création d'une nouvelle facture sur la base de l'ancienne pour la modifier.

Disponible dans le menu : [Ventes] [Facturation] [Bouton "Annuler / Copier"]
Disponible dans le menu : [Ventes] [Vendre] [Bouton "Ticket"] ["2- Facture A4"] [Bouton 'Modifier']

Attention, cette modification n'est plus disponible à partir de la version 10. Veuillez annuler puis recréer la facture.

Paramétrer par défaut Permet de définir les paramètres par défaut de facturation : mode de facturation (inter-magasins ou inter-sociétés), délais de paiement par défaut ...

Disponible dans le menu : [Système] [Paramétrages] [Options générales] [Facturation]

Facturer automatiquement Permet de paramétrer puis d'automatiser la facturation automatique des débits et bons.

Disponible dans le menu : [Système] [Paramétrages] [Options générales] [Facturation]

Editer automatiquement les factures Permet d'éditer dans un fichier au format .PDF toutes les factures client, société ou magasins jamais éditées (colonne "Imprimée le" vide).

Disponible dans le menu : [Système] [Gestion des tâches automatisées] [Editions / "Edition de factures"]


Facturation

Ce module permet de visualiser, créer, gérer et éditer des factures :

  • Clients : des ventes au détail (caisse) ou des ventes en gros (Transferts > ventes en gros)
  • Magasin ou Société : des transferts ou ventes internes (rétrocessions) (Transferts > Emission de stock)
Vte Fact 1 Ste.PNG

Onglet : Factures "Clients"

Onglet : Factures "Magasins"

"Créer"

  • Le bouton Créer permet de créer une nouvelle facture. La création diffère en fonction du type de facturation client ou magasin/société.

"Voir"

  • Voir  : permet de visualiser le contenu et la liste des bons rattachés à la facture et de modifier uniquement la note
Vte Fact 2 Voir.PNG

"Editer"

  • Editer : édition de la facture via le rapport personnalisé paramétré dans Système.

"Annuler/Copier"

  • Annuler/Copier  : Annuler la facture et en recréer une nouvelle à partir de celle-ci

"Annuler"

Le bouton Annuler permet d'annuler une facture et de créer une facture d'annulation.

  • Tous les bons contenus dans la facture annulée peuvent être de nouveau facturés.
  • La facture annulée est symbolisée par le tag triangle rougle : Vte Fact 3 Tag annulé.PNG
Vte Fact 4 Annulée.PNG
  • La facture d'annulation est vide :
Vte Fact 6 FactAnn.PNG
  • L'édition d'une facture annulée comporte la mention "Annulée" en filigrane : Vte Fact 5 EdiAnn.PNG
  • L'édition de la facture d'annulation comporte le n° de la facture annulée :

Vte Fact 7 EdiFactAnn.PNG

Annuler une facture :

Disponible depuis la version 10.0.0.
  • Il n'est plus possible de "Annuler/Copier" ou "Modifier" une facture. Veuillez annuler puis recréer la facture.
  • Pour respecter la NF525 2.1, l'annulation d'une facture crée une facture d'annulation identique inversée : quantité, montants et frais. Dans les précédentes versions, la facture était vide.
  • L'édition d'une facture annulée comporte la mention "Annule et compense la facture ..." et édite tout en inversé.

Forcer la facturation automatique

Le bouton Forcer la facturation auto permet de forcer la facturation automatique en générant si nécessaire des factures à la date du jour .

  • Se connecter sur le service de réplication où sont habituellement générées les factures si vous souhaitez conserver une numérotation des factures incrémentielle (concaténation de : l'année-NUR du service de réplication-N° incrémentiel).
  • La fonctionnalité Forcer la facturation auto n'est pas soumise à un droit spécifique (donc le bouton est toujours est actif pour tous les utilisateurs ayant le droit "Gestion de la facturation" coché).
  • Cliquer sur le bouton Forcer la facturation auto
Nouv 5 14 ForcerFactAuto 2.PNG


A savoir :
Le programme n'affiche aucune information à l'écran, que des factures aient été générées ou pas.
  • Pour visualiser les éventuelles factures générées, veuillez actualiser l'affichage de la fenêtre.
  • Pour vérifier si des factures ont été générées, aller au menu Système > Journaux du système
  • Si des factures ont été générées, la ligne de type "Facturation automatique", titre "Génération automatique de factures" listera les factures générées.
Nouv 5 14 ForcerFactAuto 1.PNG
  • L'information consignée dans les journaux est strictement identique à celle des factures générées automatiquement par la facturation automatique.
  • Les factures sont générées à la date du jour (et pas à la date paramétrée dans "Jour de la semaine quand terminer les périodes de facturation hebdomadaire" ou "Jour du mois quand terminer les périodes de facturation mensuelle" dans les paramètres de facturation).
  • Par exemple, si le 05/11 vous forcez la facturation automatique avec une facturation paramétrée mensuelle au 31, la facture sera datée du 05/11 et pas au 31/10.

Paramétrages

Facturation automatique

La facturation automatique permet de générer automatiquement les factures en fonction des paramètres définis.
Le journal liste les factures générées :

  • Système > Journaux du système > Rubrique Facturation automatique

Modification de la version 5.13 : La facturation automatique des ventes internes et des transferts va générer des factures séparées pour les : 

1. Transferts : bons de type ETR, VTR
2. Retours ou annulations de transferts : bons de type RRT et AN

et non plus regroupant tous les types de bons (ETR, VTR, RRT, AN) dans la même facture comme auparavant.

Frais de facturation des avoirs et factures de vente en gros et transferts :

Paramètres

Disponible depuis la version 10.0.0.

De nouveaux paramètres permettent de calculer automatiquement les frais de facturation des factures et avoirs des bons de vente en gros et de transfert :
Calcul automatique des frais des avoirs :

  • Coefficient sur le Prix de vente HT des avoirs
  • Coefficient sur le prix de vente TTC des avoirs
  • Et / Ou Frais fixe des avoirs

Calcul automatique des frais des factures :

  • Coefficient sur le Prix de vente HT des factures
  • Coefficient sur le prix de vente TTC des factures
  • Et / Ou Frais fixe des factures
    • (Système > paramétrages > Options générales > facturation > rubriques "facturation des ventes en gros" et "Facturation ventes internes et transferts de marchandises" : Calcul automatique des frais des avoirs, calcul automatique des frais des factures).


Disponible depuis la version 10.0.7

Frais par service :

  • Pour appliquer des frais via un modèle de service lors de la création de la facture (le modèle ne sera pas ajouté dans le bon de transfert ou de vente en gros) :
    • cocher Utiliser un modèle de service pour les frais
    • Code barre du modèle de service : saisir le codes barres
    • Le montant des frais calculé inclut la TVA :
      • Décoché : les frais sont HT
      • Coché : les frais sont TTC


La colonne Frais a été ajoutée dans

  • la liste des factures (Ventes > facturation)
  • la liste des bons de transfert (Stocks > transferts > transferts de marchandises). Le programme tient compte de la rubrique "Frais" en création de transfert.
  • la liste des bons de vente en gros (Stocks > Négoce > ventes en gros). Le programme tient compte de la rubrique "Frais" en création d'une vente en gros.


Attention, la Colonne "% des frais" ne figure pas dans la liste des transferts et des ventes en gros.

Frais par modèle de service

Paramétrage

  • Créer en réception un modèle de frais dans tous les magasins en sélectionnant la TVA adéquate (attention au nom, taille, RFS)
  • Passer ce modèle en "service" : Fiche stock / Modifier le modèle et cocher Service
  • Paramétrages (Système > paramétrage > options générales > rubriques "Facturation des ventes en gros" et "Facturation des ventes internes et transferts de marchandises") :
    • cocher Utiliser un modèle de service pour les frais
    • Beeper le CB du modèle de service dans Code barre du modèle de service
    • Le montant des frais calculé inclut la TVA :
      • Décoché : les frais sont HT
      • Coché : les frais sont TTC
  • Saisir les paramètres de "calcul automatique des frais des avoirs et des factures" pour les transferts et/ou vente en gros (cf ci-dessus) sinon les frais peuvent être saisis par bon lors de la sa création.

Transferts et ventes en gros

  • Créer un transfert (ETR ou VTR) ou une vente en gros et saisir si besoin :
  • le montant des frais
  • ou le % des frais du bon : Attention, le % des frais ne figurant pas dans la liste des transferts et ventes en gros, nous vous conseillons de le saisir dans le libellé.
  • Le clôturer.
  • NB : Le modèle de service n'est pas ajouté dans le bon mais figure dans l'édition de la facture.

Facturation des transferts et ventes en gros

  • Ventes > facturation
  • Créer la facture de transfert (Onglet 'Factures magasin" ou "Factures société") ou de vente en gros (onglet "Factures client")
  • Créer
  • Sélectionner le magasin, le(s) bons ... et valider
  • Le modèle de service est ajouté à la fin de l'édition de la facture et comporte le total cumulé des frais (total des % paramétrés (pour tous les bons) + total du % et/ ou montant de chaque bon) qui est :
    • TTC si Le montant des frais calculé inclut la TVA est coché, le montant de la TVA et du HT est calculé en fonction du taux de TVA du modèle de service.
    • HT si Le montant des frais calculé inclut la TVA est décoché, le montant de la TVA et du TTC est calculé en fonction du taux de TVA du modèle de service.

Modules annexes

Transferts

Vous pouvez visualiser le N° de facture depuis la liste des transferts.

  • Aller au menu Stock / Transferts / Transferts de marchandises
  • La colonne N.facture affiche le N° de la facture correspondante si le bon a été facturé :
Vte Fact 11 Trf NoFact.PNG
  • Un clic sur le lien ouvre la fenêtre de visualisation de la facture.
  • Le filtre 'Etat de facturation' de la rubrique "Autres filtres" vous permet de filtrer les bons facturés ou pas :
Vte Fact 12 Trf Filtre.PNG

Ventes en gros

Vous pouvez visualiser le N° de facture (N.Facture) depuis la liste des ventes en gros :

  • Aller au menu Stocks / Négoce / Vente en gros  :
Vte Fact 13 VteGros Nofact.PNG
  • Un clic sur le lien ouvre la fenêtre de visualisation de la facture.

Fiche stock > onglet "Transferts"

Depuis l'onglet "Transferts" / "Transferts de marchandises" de la fiche stock, vous pouvez visualiser le N° de facture ou facturer un transfert autorisé :

  • La colonne "Facture" affiche le N° de facture :
Vte Fact 9 Trf Nofact.PNG
  • Un clic sur le lien ouvre la visualisation de la facture.


Le bouton Facturer permet de créer une facture à partir du transfert sélectionné si autorisé (validé et non facturé, fonction du type de transfert) : Vte Fact 10 Trf BtnFact.PNG

Fiche client > Onglet "Débits et factures"

Vous pouvez visualiser le N° de facture correspondant à un débit depuis l'onglet "Débits et factures" de Clients / Fiche client :

  • La colonne "Facture" affiche le N° de la facture correspondant au débit de vente :
Vte Fact 8 Client.PNG
  • Un clic sur le lien ouvre la visualisation de la facture.

Code facture

A partir de la version 7.04 : N° facture = <Code_facture><Année>-<NUR sur 4>-<Compteur incrémentiel sur 6>


A savoir :
Le programme comporte un compteur de facture par code facture (défini par société), année et NUR. Attention lors du passage à la version 7.04, le programme initialise le code facture à "F01" pour la société 1, "F02" pour la société : la numérotation des factures reprendra à 1.
  • Par exemple pour la 1ière facture de la société 1 année 2019 NUR 1 : F012019-0001-000001
  • Les avoirs constituent des "factures d'avoir" donc utilisent la même numérotation que les factures.


Pour modifier le code facture de la société :

  • Base de travail > Entités > Sociétés > Modifier
  • Code facture : préfixe du code de la facture (5 caractères maximum), initialisé par défaut "F0"x si vide soit 'F01" pour la société 1.
  • Le code facture ne doit pas comporter le caractère "#" qui sera remplacé par "_".


A savoir :
Attention, si vous modifiez le code facture, le compteur incrémentiel sera calculé pour ce code facture + année + NUR et donc repartira à 1 le nouveau code facture n'a jamais été utilisé.

Droits d'accès

Droits de la rubrique "Module de vente" Description
Gestion de la facturation Ce droit restreint la gestion de la facturation (mais pas la facturation en caisse).

Disponible dans le menu : [Ventes] [Facturation]

Paramètres

Système > paramétrages > Options générales > Facturation :

Disponible depuis la version 10.0.0.

Paramètres de frais de facturation des factures et avoirs des ventes en gros et des transferts.

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