NF13128 — Importation de référencier

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Les intégrations de référencier fournisseur dans Polaris : Modèles, commandes et réceptions

Comment bien préparer son fichier à intégrer

2 cas de figure peuvent se présenter :

1. Vous ne faites que du réassort sur les modèles de la commande alors l’idéal est d’obtenir auprès de votre fournisseur un fichier référencier contenant l’ensemble des modèles que vous avez commandé.
2. Vous êtes susceptible de faire du réassort sur d’autres modèles que ceux que vous avez commandé en commande de saison alors l’idéal est d’obtenir auprès de votre fournisseur un fichier référencier contenant la totalité des modèles de la collection en cours.

Ce fichier doit contenir au minimum pour une intégration la plus complète possible les données suivantes :

• 1 ligne par code barre produit (modèle, coloris, matière et taille (plus longueur de jambe pour les jeans))

Ps : Un * après le nom veut dire que la zone n’est pas absolument obligatoire

• Code barre du fournisseur *
• Code du modèle
• Libellé du modèle *
• Coloris
• Taille
• Rayon *
• Famille *
• Sous famille *
• Matière * (essentiellement pour les chaussures et maroquinerie)
• Prix d’achat *
• Prix d’achat remisé *
• Prix de vente conseillé * (cette zone pourra être ajouté par vous dans le fichier)
• Quantité commandée * (sans cette zone vous ne pourrez pas intégrer la commande)
• Quantité livrée * (sans cette zone vous ne pourrez pas intégrer la réception)
• Magasin de la commande ou de la livraison * (pas nécessaire si vous avez un fichier par magasin)

Afin de gérer votre fichier, il sera nécessaire que vous ailliez soit open-office soit Excel.

• Une fois le fichier en votre possession (en principe un fichier .xls (Excel), ouvrez le et contrôlez les différentes colonnes. Notez bien le n° de colonnes pour chaque zone.
• Si besoin supprimer les lignes ne servant à rien garder uniquement la 1ere ligne d’entête des colonnes cela facilite le traitement.
• Vérifier le format des colonnes Code barre, et prix ; la colonne code barre doit être mise soit en texte soit en nombre avec 0 décimales, les colonnes prix doivent être de type nombre et ne pas contenir le signe de la monnaie ( € ).
• Vérifier la colonne taille, assurez vous que la taille TU soit bien indiquée comme dans votre grille taille sur polaris, on trouve souvent OZ ou des tailles vides pour ces modèles, le plus facile est de le renseigner directement dans la colonne.
• Concernant les tailles, il est préférable de vérifier dans le fichier que les grilles de tailles utilisées par votre fournisseur existent bien sur Polaris, sinon l’importation va les créer en automatique et cela peut modifier des grilles déjà existantes dans votre base (ajout d’une taille dans une grille de taille qui n’est pas utilisé pour ce type de modèle par exemple).
• 2 solutions s’offrent à vous : soit vous modifier les grilles dans Polaris soit vous modifier les tailles dans le fichier.
• Autre cas de figure que l’on rencontre ; vous avez dans votre grille taille mis XXL et vous trouvez dans le fichier 2XL, soit vous modifier le fichier soit dans votre paramétrage référencier modèle vous pourrez indiquer la liste des tailles du fournisseur et leur correspondance dans Polaris.
• Si vous n’avez pas de colonne code barre fournisseur, ajoutez une colonne vide avec uniquement l’entête.
• Sauvegarder votre fichier en format ‘CSV avec séparateur ;’ dans un dossier spécial (je conseille de faire un dossier Référencier avec des sous-dossiers fournisseur) ; penser à bien mettre la collection dans le nom du fichier sinon faites un sous-dossier par collection.
• Une fois le fichier crée, aller dans le dossier et faites ‘clic droit’+’modifier’, votre fichier devrait s’ouvrir avec notepad ou wordpad.
• Vérifier en fin de fichier si vous avez pas une ligne ou plusieurs ne contenant que des ;;;;;;;;;;;;
• Si c’est le cas supprimez les et enregistrez vos modifications.

A savoir :

ATTENTION : si vous ré-ouvrez le fichier avec Excel la colonne code barre va se mettre sous le format xx+E11 il faut absolument remettre le format nombre sans décimale avant de réenregistrer le fichier.

Référencier modèle

Paramétrage du référencier modèle

Maintenant vous avez un fichier utilisable, il vous faut paramétrer votre référencier dans polaris.

• Allez dans <Base de travail>,<Référencier et importations>,<Paramétrage des référenciers et importations>
• Cliquer sur le bouton Créer, indiquer le nom du référencier dans le libellé et le nom du fournisseur dans le menu déroulant <fournisseur>
• Sélectionner dans le menu déroulant Type d’importation : Modèles
• Dans la partie de gauche renseignez :
  • séparateur de fichier : « point virgule »
  • Nombre de ligne à ignorer : 1
• Et dans le cas ou vous n’avez pas de code barre fournisseur :
  • forcer le modèle sur la norme du référencier : « activé»
  • autocréation de gencods, s’ils sont pas définis : « activé»
  • Début du gencod pour l’autocréation : 99999
• Dans la partie de droite : renseignez les numéros de colonne des différentes zones présentes dans votre fichier.
• Pensez à mettre le numéro de la colonne vide si vous n’avez pas de code barre fournisseur.
• Si vous avez un seul prix d’achat, mettez le même numéro de colonne dans prix d’achat catalogue et prix d’achat réel
• Voici un exemple de référencier sans code barre fournisseur :

Comme précisé plus haut vous pouvez faire des correspondances de tailles, sélectionnez la ligne taille/libellé de la taille et cliquez sur filtres vous obtenez la fenêtre suivante ou vous pourrez saisir les correspondances :

Une fois cela fait Valider l’écran du référencier. Votre paramétrage de référencier est fait ; vous allez faire l’importation des modèles.

Importation du référencier modèle

L’importation se fait de préférence sur un poste avec réplicateur et non sur une console.

A savoir :

Pour cela il faut IMPERATIVEMENT passer en mode isolé sinon le risque de modification anormale de la base est réel (création de modèle en doublon, de grille taille anormale, modification de modèle existant etc ….)

• allez dans <Utilitaires>,<base de données>,<Mode test/isolation> et cliquer sur le bouton « Entrer en mode isolé » :

• Le programme effectue une sauvegarde de la base de votre poste donc cela peut prendre plus ou moins du temps, une fois en mode isolé les 2 boutons en haut à droite du menu de polaris clignotent au rouge :

• Ensuite allez dans <Base de travail>,<Référencier et importations>,<Importation de référencier et importations>
• Remplissez les différentes zones de l’écran, attention à la collection et à la saison par défaut ces données sont importantes.
• Si vous avez plusieurs magasins, cochez tous ceux où les modèles sont susceptibles d’être vendu un jour.

• Cliquer ensuite sur le bouton Importation, le traitement se lance et les écrans de ‘mappage’ vont apparaître, principalement celui des RFS (Sous famille).

• Il vous faut les modifier afin d’associer la nomenclature RFS du fournisseur à la votre dans Polaris.
• Celle des collections précédentes sont déjà enregistrés, il se peut que vous ailliez très peu de ligne à modifier et dans le cas il n’y auriez pas de nouvelle RFS l’écran n’apparait pas.

A savoir :

IMPORTANT : si la fenêtre apparait vide cela implique que votre fichier n’est pas correct, contactez la maintenance IMMEDIATEMENT sinon l’importation va continuer mais tous vos modèles seront regroupés dans une RFS « par défaut ».

• Une fois terminé, cliquer sur fermer en bas à droite, l’importation va continuer et le message suivant va apparaître :

• Cliquez IMPERATIVEMENT sur « oui » afin de vérifier l’importation.
• Comme vous pouvez le voir ci-dessous les « erreurs » sont en fait les nouvelles RFS.
• Ensuite vous trouverez la liste des déclinaisons créées automatiquement par le programme, contrôlez les bien et vérifiez que vous n’avez pas d’anomalie (taille à la place de la couleur, x fois le même modèle, etc…).

• Le contrôle suivant se fait depuis la fiche de stock, allez dans <Analyses>, <fiche de stock> et faites un filtre sur la marque et la collection, contrôlez bien la liste des modèles sur le tableau du haut et vérifiez qu’il n’y ai pas d’anomalie.
• Placez-vous sur l’onglet "Code article" et ouvrez les + sous les codes barres

• Contrôlez que vous avez bien la bonne grille taille et UN SEUL code barre en rouge (c’est le code barre du fournisseur ou celui créé automatiquement par l’importation).
• Une fois tous ces contrôles effectués si vous avez des anomalies, vous allez devoir annuler votre importation afin de modifier soit votre paramétrage (erreur de numéro de colonne, oubli de mettre le séparateur du fichier etc ….), soit votre fichier excel.
• Sinon vous allez pouvoir valider votre importation ou passer à l’importation de la commande et de la réception.
• Pour annuler votre importation ou la valider allez dans <Utilitaires>,<base de données>,<Mode test/isolation> :

Cliquez sur le bouton approprié :

• Si vous cliquez sur Conserver mes modifications, le programme vous rend la main et les 2 boutons en haut à droite du menu passent au vert.
• Si vous cliquez sur Annuler mes modifications, le programme va restaurer la sauvegarde puis vous allez revenir sur les icônes de connections à Polaris (cela peut prendre un certain temps suivant la taille de votre base et la puissance de votre PC).

Reconnectez vous, la base de données est revenu dans l’état initial avant votre passage en mode isolé et à annuler tous les opérations d’importations, il vous reste à modifier et recommencer.

Référencier commande

A savoir :

IMPORTANT : on ne peut pas intégrer un référencier commande si vous n’avez pas au préalable importé les modèles. Seule exception les modèles ont été créé manuellement dans Polaris en saisissant le code barre du fournisseur et le fichier d’import de la commande contient ces mêmes codes barres.

2 cas de fichiers d’importation des commandes :

1. Vous utilisez le fichier qui a servi à l’importation des modèles et celui-ci contient la colonne quantité.
2. Vous utilisez un fichier spécifique pour la commande, alors le fichier doit contenir OBLIGATOIREMENT les colonnes suivantes : code barre du fournisseur et quantité commandée, il est préférable d’avoir aussi le prix d’achat, le prix d’achat net, le prix de vente recommandée.

• Si vous gérez les dates de livraison, elles peuvent être dans le fichier.
• Si le fichier est multi magasin, il est obligatoire d’avoir une colonne qui permettra de séparer les commandes (cela peut-être tout simplement le code du magasin ou n° de commande du fournisseur, dans ce cas il faudra savoir quelle commande est à associer à quel magasin).

A savoir :

ATTENTION dans le cas ou vous n’avez pas de code barre fournisseur dans votre importation modèle il est OBLIGATOIRE que la colonne quantité soit dans le fichier d’importation des modèles.

Paramétrage du référencier commande

Il va donc vous falloir paramétrer votre référencier commande dans Polaris.
Allez dans <Base de travail>,<Référencier et importations>,<Paramétrage des référenciers et importations>

• Sélectionner le référencier du fournisseur et cliquer sur le bouton modifier.
• Sélectionner dans le menu déroulant Type d’importation : commandes
• Dans la partie de gauche renseignez :
  • séparateur de fichier : « point virgule »
  • Nombre de ligne à ignorer : 1
• Et dans le cas ou vous n’avez pas de code barre fournisseur :
  • Recherche par codes modèles : « Activé »
• Dans la partie de droite : renseignez les numéros de colonne des différentes zones présentes dans votre fichier.
• Si vous avez un code barre fournisseur, les zones importantes sont celles-ci-dessous :

• Si vous n’avez pas de code barre fournisseur, pensez à mettre le numéro de la colonne vide et renseigner les zones suivantes en plus (n° 6 à 11)

• Si vous avez un seul prix d’achat, mettez le même numéro de colonne dans <prix d’achat catalogue> et <prix d’achat réel>.

Votre paramétrage est terminé, vous pouvez lancer l’importation de la commande.

Importation de commande

Prenez les mêmes précautions que pour l’importation des modèles, mettez vous en mode isolé.

• NB : si le passage en mode isolé est relativement long, il est préférable de faire l’importation des modèles et de la commande l’une à la suite de l’autre sans sortir du mode isolé après le contrôle des modèles.

Allez dans <Base de travail>,<Référencier et importations>,<Importation de référencier et importations>, mettez vous sur l’onglet Commandes et renseignez les zones comme ci-dessous :

Le magasin par défaut doit être complété s’il n’est pas renseigné dans le fichier d’importation. Cliquez ensuite sur le bouton « importation » en bas à droite. Le traitement se lance et vous obtenez un message à la fin : Si le message est le suivant, répondez « oui » et analyser les erreurs :

Il se peut que vous ailliez des lignes qui disent :

• Message écrit en bleu « code barre 8674654165 en double », cela n’est pas grave.
• Tous les messages écrits en rouge sont graves ; contactez à ce moment là la maintenance VEGA INFORMATIQUE.
• Les messages écrits en bleu concernant les prix sont importants. Si vous n’avez pas les prix de ventes dans votre fichier n’en tenez pas compte, vous saviez déjà avant d’importer que vous auriez à les saisir ultérieurement. Si les messages de prix ne concernent que certains modèles, notez les et ensuite vous pourrez les modifier dans la commande directement dans Polaris.
• Message écrit en bleu «  code barre 6874653143 inconnu », cela veut dire que tous les modèles ne sont pas importés, vérifiez vos fichiers en recherchant ce code barre dans le fichier d’importation des modèles, s’il existe cela veut dire que l’importation des modèles s’est déroulé partiellement. Dans ce cas, il vous est possible soit d’annuler le mode isolé et de tout reprendre au début, soit de supprimer simplement la commande dans Polaris, de refaire l’importation des modèles (il ajoutera les manquants uniquement) et de refaire l’importation de la commande.

Un contrôle de la commande est IMPORTANT même si le message de l’importation disait « le traitement c’est déroulé sans erreur », pour cela aller dans <Stock>, <Commandes>, <Saisie des commandes>.

• Positionnez vous sur la bonne collection (en bas à gauche), et contrôlez le montant et la quantité de la commande importée.
• Si celui-ci est correct, un second contrôle tout aussi important est d’éditer la commande depuis le bouton « Bons » (au centre entre les 2 tableaux) et de sélectionner sur l’écran à droite « bons de commande ».
• Votre commande apparait à l’écran, vérifiez bien que les modèles sont dans les bonnes grilles tailles, que les prix sont corrects etc …..
• Si tout est correct, il ne vous reste plus qu’à sortir du mode isolé en conservant les modifications :

Référencier réception directe

A savoir :

IMPORTANT : on ne peut pas intégrer un référencier réception directe si vous n’avez pas au préalable importé les modèles. Seule exception les modèles ont été créé manuellement dans Polaris en saisissant le code barre du fournisseur et le fichier d’import de la réception contient ces mêmes codes barres.

2 cas de fichiers d’importation des réceptions directes :

1. Vous utilisez le fichier qui a servi à l’importation des modèles et celui-ci contient la colonne quantité reçus et les prix d’achats et de ventes.
2. Vous utilisez un fichier spécifique pour la réception directe, alors le fichier doit contenir OBLIGATOIREMENT les colonnes suivantes : code barre du fournisseur et quantité reçue, il est préférable d’avoir aussi le prix d’achat, le prix d’achat net, le prix de vente recommandée sauf s’ils ont déjà été importés avec les modèles.

Si le fichier est multi magasin, il est obligatoire d’avoir une colonne qui permettra de séparer les livraisons (cela peut-être tout simplement le code du magasin ou n° de livraison du fournisseur, dans ce cas il faudra savoir quelle livraison est à associer à quel magasin).

A savoir :

ATTENTION dans le cas ou vous n’avez pas de code barre fournisseur dans votre importation modèle il est OBLIGATOIRE que la colonne quantité soit dans le fichier d’importation des modèles.

Paramétrage référencier réception directe

Il va donc vous falloir paramétrer votre référencier réception dans Polaris.

• Allez dans <Base de travail>,<Référencier et importations>,<Paramétrage des référenciers et importations>
• Sélectionner le référencier du fournisseur et cliquer sur le bouton modifier.
• Sélectionner dans le menu déroulant Type d’importation> : réception

Le paramétrage est le même que pour les commandes.
Votre paramétrage est terminé, vous pouvez lancer l’importation de la réception directe.

Intégration référencier réception directe

Prenez les mêmes précautions que pour l’importation des modèles, mettez vous en mode isolé.
NB : si le passage en mode isolé est relativement long, il est préférable de faire l’importation des modèles et de la réception l’une à la suite de l’autre sans sortir du mode isolé après le contrôle des modèles.
Allez dans <Base de travail>,<Référencier et importations>,<Importation de référencier et importations>, mettez vous sur l’onglet « Réception » et renseignez les zones comme ci-dessous :

• Le magasin par défaut doit être complété s’il n’est pas renseigné dans le fichier d’importation.
• Cliquez ensuite sur le bouton importation en bas à droite.

Le traitement se lance et vous obtenez un message à la fin :

• Si le message est le suivant, répondez « oui » et analyser les erreurs :

Il se peut que vous ailliez des lignes qui disent :

• Message écrit en bleu « code barre 8674654165 en double », cela n’est pas grave.
• Tous les messages écrits en rouge sont graves ; contactez à ce moment là la maintenance VEGA INFORMATIQUE.
• Les messages écrits en bleu concernant les prix sont importants. Si les messages de prix ne concernent que certains modèles, notez les et ensuite vous pourrez les modifier en faisant un « changement de prix » directement dans Polaris.
• Message écrit en bleu «  code barre 6874653143 inconnu », cela veut dire que tous les modèles ne sont pas importés, vérifiez vos fichiers en recherchant ce code barre dans le fichier d’importation des modèles, s’il existe cela veut dire que l’importation des modèles s’est déroulé partiellement.Dans ce cas, il vous est possible soit d’annuler le mode isolé et de tout reprendre au début, soit de supprimer simplement la réception directe dans Polaris, de refaire l’importation des modèles (il ajoutera les manquants uniquement) et de refaire l’importation de la réception directe.

Un contrôle de la commande est IMPORTANT même si le message de l’importation disait « le traitement c’est déroulé sans erreur », pour cela aller dans <Stock>, <Livraisons et ajustements>, <Saisie de réceptions> :

• Positionnez vous sur la bonne collection (en bas à gauche), et contrôlez le montant et la quantité de la réception importée.
• Si celui-ci est correct, un second contrôle tout aussi important est d’éditer la réception depuis le bouton Bons (au centre entre les 2 tableaux) et de sélectionner sur l’écran à droite bons de livraison.
• Votre réception apparaît à l’écran, vérifiez bien que les modèles sont dans les bonnes grilles tailles, que les prix sont corrects etc …..

Si tout est correct, il ne vous reste plus qu’à « sortir du mode isolé en conservant les modifications ».

Référencier réception sur commande

A savoir :

IMPORTANT : vous ne pouvez utiliser cette option que si vous avez renseignez dans le référencier commande le « tag d’entête de commande »

Cette option est identique à la précédente, il vous faut juste avoir dans le fichier une colonne contenant le n° de la commande à laquelle est rattachée cette réception et le renseigner dans le référencier.

Le type de réferencier à programmer est Réceptions sur commandes et l’onglet pour l’importation est « réceptions sur commande ».

Référencier ventes

• Champ 'Code promo' pour indication du statut de la vente (N pour 'Normal', S pour 'Solde', P pour 'Promo', R pour 'Remise article')
  

Si le code n'est pas reconnu le programme passera la vente en normal
Si le prix de vente est supérieur au prix unitaire, la vente passera en 'Promotion' (ou 'Solde' si elle a un prix de solde à la date de l'importation du referencier).

Paramétrages référencier

Référencier 'Modèles' - Option d'importation 'Mappage automatique des marques' :
Option permettant de créer automatiquement le mappage pour toute nouvelle marque du fichier modèle importé dès lors qu'elle existe dans Polaris (orthographe identique).
L'importation des modèles peut ainsi se faire en automatique sans rejet de type 'Le code marque (xxx) n'est pas défini pour le modèle.

Référencier 'Modèles' - Option d'importation 'Création automatique des catégories' :
Les catégories 1, catégories 2, catégories 3 et catégories 4 sont automatiquement crées à l'importation du référencier modèle si :

• l'option d'importation 'Création automatique des catégories' est activée
• catégorie 1, catégorie 2,catégorie 3 et catégorie 4 sont renseignées dans les champs de données du référencier modèle.

Référencier 'Modèles' - Option d'importation 'Création automatique des collections' :
La collection est automatiquement crée à l'importation du référencier modèle si :

• l'option d'importation 'Création automatique des collections' est activée
• la collection est renseignée dans les champs de données du référencier modèle.

La date de début de collection devra ensuite être ajoutée à partir de la fenêtre des collections