Fiche clients

Revenir au menu Clients

Fiche clients

Listes des clients

Onglet 'Comptes et achats' : Voir les comptes et achats d'un client

Cet onglet permet :

• de voir tous les achats et les paiements d'un client ainsi que ceux des membres de sa famille.
• d'ajouter un paiement (pour solder un compte client par exemple)
• d'ajouter un achat (en cas de mise en place de Polaris sans reprise d'antériorité)

A savoir :

En cas de gestion des membres, penser à rajouter et mettre en début de tableau, les colonnes Nom et Prenom pour dissocier facilement les achats et paiements par personnes

Voir les comptes d'un client

Le tableau de gauche contient les différents paiements effectués par le client depuis sa création.

Créer une écriture dans le compte du client

Essentiellement utiliser pour remettre un compte à 0

Cliquer sur le bouton créer en bas à gauche de la liste des comptes.

Remplir les zones Réglement et montant, changer la date si nécessaire et cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer la nouvelle écriture.

Modifier une écriture dans le compte du client

Seules les écritures créées peuvent être modifiées, on ne peut pas modifier une écriture venant d'un ticket de caisse.

Cliquer sur le bouton Modifier en bas à gauche de la liste des comptes.

Saisir les modifications puis cliquer sur Valider

Supprimer une écriture dans le compte du client

Seule les écritures créées peuvent être supprimées, on ne peut pas enlever une écriture venant d'un ticket de caisse.

Cliquer sur le bouton Supprimer en bas à gauche de la liste des comptes.

Confirmer votre suppression.

Voir les achats d'un client

Le tableau de droite contient les différents achats effectués par le client depuis sa création.

Créer un achat pour un client

Cela peut servir lorsque l'on commence avec Polaris, que l'activité du magasin est antérieure et qu'une reprise automatique des fichiers ne soit pas possible. On peut ainsi créer un histoprique des achats d'un client afin de savoir sa taille et ces préférences.

Cliquer sur le bouton créer en bas à gauche de la liste des achats.

Onglet 'Cartes'

Liste des cartes

Cet onglet affiche la liste de ou des cartes de fidélité du client sélectionné.

Fonctionnalités :

Créer

Pour créer une nouvelle carte de fidélité.

Modifier

Permet de modifier la carte de fidélité sélectionnée (avec les droits nécessaires)

Imprimer carte

Pour imprimer la carte de fidélité sur imprimante windows si paramétré.

• Nota : la date de validité n'apparaît sur la carte que si elle a été définie.

Autres

• En version 4, l'option 'Carte par défaut' qui était affichée dans la fenêtre de modification de la carte fidélité (Onglet 'Cartes' de la fiche client)a été supprimée car elle n'est pas gérée dans Polaris.

Onglet 'Membres'

Fusion des clients

A savoir :

Cette nouvelle fonctionnalité sera disponible à partir de la version 4.14.

Une nouvelle fonctionnalité permet de fusionner un client vers un autre client via le bouton 'Fusion vers' de l'onglet 'Membres' de la fiche client.

A savoir :

Attention, cette opération est irréversible et ne pourra pas être annulée.

Le client fusionné sera supprimé sauf s'il s'agit d'un client internet comportant un mot de passe (crée sous IPolarisStore) qui sera alors mis en quarantaine.

En cas de gestion de famille de clients, les membres du client fusionné ne sont pas automatiquement fusionnés et rattachés au client conservé (voir ci-dessous).

Droits utilisateur :

A savoir :

Le nouveau droit utilisateur Fusion des clients et gestion des familles est décoché par défaut pour tous les utilisateurs (sauf pour l'admin). Attention si vous gérez les familles de clients, ce droit gère également les familles de clients via les boutons 'Membre de', 'En client', 'Nommer chef' qui seront donc grisés par défaut alors qu'ils étaient actifs avant.

• Pour l'activer, aller au menu Système > gestion des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs. Modifier
• Se positionner sur l'onglet 'Droits' puis dérouler la rubrique 'Fichier client'

• Cocher le droit Fusion des clients et gestion des familles et valider.

Fusionner 2 clients :

• Aller au menu Clients > fiche clients
• Sélectionner le client qui sera fusionné vers un autre client .
• Se positionner sur l'onglet "Membres'

A savoir :

Attention, si vous gérez les membres clients, veuillez re-sélectionner le membre que vous souhaitez fusionner dans l'onglet 'Membres'. Attention, les membres de ce client ne seront pas fusionnés automatiquement. Il est conseillé de fusionner d'abord les membres du client principal puis de fusionner le client principal.

• Cliquer sur le bouton 'Fusion vers' :

• Saisir ou sélectionner le client qui sera conservé puis valider.

Modalités de la fusion :

• Fiche client :
  • Le nom, le prénom, l'identifiant, le sexe et l'adresse complète du client conservé ne sont pas modifiés.
  • La date de création du client conservé correspond à la date de création des 2 clients la plus ancienne.
  • Pour le reste, le programme recopie les informations du client à fusionner dans les champs vides du client conservé : date anniversaire, critère, mail , tel ...
• Onglets de la fiche client :
  • Membres : les membres ne sont pas automatiquement fusionnés.
  • Comptes et achats : ils sont transférés sur le client conservé
  • Cartes : Si les cartes de fidélité sont :
    • de même type : les informations des deux cartes sont cumulées et leurs codes barres reliés à la même carte. La date de validité conservée est la date la plus récente. La date de dernier achat est recalculée en fonction des deux clients.
    • de type différent : les deux cartes sont conservées (une ligne par carte de fidélité). En caisse, Polaris vous demandera de choisir la carte de fidélité.
  • Cartes pré-payées, Adresses, Liste des bons, Débits et factures' : les cartes pré-payées, adresses, bons, débits et factures sont transférés sur le client conservé.

• Débits de vente, réservations client : les débits, réservations du client fusionné comportera le client conservé.
• Commandes internet et site internet IPS : les commandes internet sont transférées sur le client conservé.
• Ventes en gros : les ventes en gros sont transférées sur le client conservé.
• Facturation (menu ventes) : pour les factures du client fusionné, le client affiché dans la colonne 'Client' est le client conservé. L'édition de la facture comporte le nom et adresse du client fusionné (conformément aux dispositions légales).
• Mailing : pour les mailings existants comportant le client fusionné, le nombre de clients et familles sélectionnés n'est pas recalculé. La modification puis validation du mailing les recalculera.

Logs :

A savoir :

En version 5, la fusion des clients n'est PLUS loggée dans les journaux du système. (menu Système).

• Dans certaines anciennes versions, la mention de la fusion figurait dans Utilitaires > Infos service dans l'onglet 'Consultation inversée' :

#91	Info	20/07/2015 14:37:20	EP	127.0.0.1:50099	Mappage du numéro 99203 vers le numéro 475732 de la table familleclient
#92	Info	20/07/2015 14:37:20	EP	127.0.0.1:50099	Mappage du numéro 148455 vers le numéro 132071 de la table membre
#93	Info	20/07/2015 14:37:20	EP	127.0.0.1:50099	Mappage du numéro 164839 vers le numéro 426883 de la table adresses
#94	Info	20/07/2015 14:37:20	EP	127.0.0.1:50099	Mappage du numéro 99203 vers le numéro 475732 de la table carte

Onglet "Comptes et achats"

• Modification de la version 5.14 :

Pour se mettre en conformité avec les lois du 1er janvier 2018, les tables des comptes et achats client ne seront plus modifiables et toutes les saisies manuelles déjà réalisées seront ignorées.

A savoir :

Toutes les saisies manuelles effectuées via les comptes et achats clients (création, modification, suppression) dans les anciennes versions NE SERONT PAS RECUPEREES (ni listées) et seront supprimées automatiquement environ 150 jours après l'installation de la version 5.14 ou supérieur. Par conséquent, la balance client pourra différer entre la version 5.14 et les versions précédentes .

A savoir :

Dans la fiche client, les listes des comptes et des achats clients listent les détails de vente et de règlement et non plus les comptes et achats client comme auparavant. Il est désormais impossible de créer ou modifier des comptes et achats client via l'onglet "comptes et achats" de la fiche client.

L'éventuel rééquilibrage des comptes des clients, devra s'effectuer en caisse, par exemple dans un N° de caisse à part à la date où l'élément a été corrigé avec un réglement de type "RG".'.

A savoir :

Si vous avez saisi manuellement des comptes et achats client, veuillez éditer la balance client et effectuer une sauvegarde de la base avant la mise à jour en 5.14.

Comptes et achats clients :

• Aller au menu clients
• Fiche client
• Onglet "Comptes et achats"
• Cet onglet liste désormais les ventes et les règlements et non plus les informations des tables de comptes et achats clients.
• Les boutons "Créer", "Modifier" ou "Supprimer" n'existent plus.