Plans d’achats
1. Le principe du plan d’achat
Le principe du plan d’achat est d’obtenir un budget prévisionnel d’achat en fonction des achats et des ventes des modèles de la collection précédente pour la même saison (hiver, été, etc….). Celui-ci va vous permettre de saisir et d’ajuster les quantités et le montant des achats que vous désirez faire selon des critères que vous allez définir lors de sa création (détail par magasin ou magasin + marque ou magasin + marque + sous famille). Lors de la saisie des commandes vous pourrez ainsi suivre l’évolution de votre commande par rapport à votre saisie dans le plan d’achat.
2. Les données nécessaires pour une bonne gestion du plan d’achat
Afin d‘obtenir des données correctes, il existe 2 notions importantes qui doivent être mise en place dans votre base Polaris.
2.1 Les dates des collections
Lorsque vous créez une collection dans Polaris, ce dernier vous demande la date de début de collection, mettez dans celle-ci la date à laquelle vous commencerez à recevoir la marchandise.
Polaris se sert de la date de début de collection afin de connaitre la date de fin de la précédente, aussi il vous faudra créer la collection suivante avant de créer votre plan d’achat. Exemple : si vous voulez gérer vos achats pour la collection E16, il vous faut créer la collection H16.
2.2 La saison associée modèle
En effet cette information est importante pour le calcul des ventes dans le plan d’achat, afin d’avoir des chiffres le plus proches possible de la réalité le programme ne doit comptabiliser que les achats de modèles d’été et permanent (si toutefois vous gérer les permanents). Durant la période sur laquelle les ventes sont prises en compte, il est très probable que vous aillez vendu des modèles d’hiver, ils ne doivent pas venir s’ajouter à vos ventes lors du calcul du plan d’achat. Donc avant tout chose, il est important de vérifier votre base de données. Pour cela vous pouvez ajouter la colonne saison dans la fiche stock.
Clic droit sur le tableau
Cochez et décochez les colonnes à votre convenance :
3. Créer le plan d’achat
Si vous gérez du multi monnaies dans votre base Polaris, il vous faudra créer autant de plan d’achat que de monnaies. Idem si vous avez plusieurs sociétés au sein de la même base Polaris et que ces dernières gèrent leurs propres achats séparément, faites un plan par société. Exemple : un plan pour les achats en euros et un plan pour les achats en Francs Suisse.
3.1 Les collections du plan d’achat
Vous devez renseigner 2 collections celle du plan d’achat et celle de référence. La collection du plan d’achat est celle pour laquelle vous voulez obtenir le budget, celle de référence est celle qui va servit pour calculer les statistiques afin de vous aider à saisir ce dernier. En principe si l’on met E16 en collection des achats, on mettra E15 en collection de référence.
3.2 Les niveaux de saisie et de détail
Les niveaux de saisie et de détail du plan d’achats vont servir pour votre saisie. Le niveau de saisie va vous permettre d’entrer votre budget dans le niveau le plus petit que vous aurez décidé ; il est toutefois déconseillé de gérer cela au niveau modèle. Vous pourriez choisir selon votre nomenclature de gérer cela par magasin, marque et rayon ou pour plus de détail par magasin marque et famille ou encore par magasin, marque et sous famille. Cela va dépendre aussi de votre façon d’acheter jusqu’alors. Lorsque vous cocher le niveau de saisie, l’équivalent dans le niveau de détail se coche automatiquement. Dans le niveau de détail vous pouvez cocher plus de détail mais cela n’apportera pas grand-chose de plus.
3.3 Les filtres
Le filtre important à mettre en place est celui de la saison, pensez à décocher la saison hiver si vous gérer un plan d’achat pour l’été et inversement.
Vous pouvez aussi par le biais de ces filtres enlever des rayons, famille ou sous famille pour lesquels vous ne voulez pas saisir de budget (exemple : les produits d’entretiens pour un chausseur, les produits de publicité ou les produits dont vous gérez le stock en flux tendu (achat en réassort permanent tout au long de l’année).
Il en sera de même pour les marques que vous ne voulez pas voir dans ce plan d’achat et les magasins n’ayant pas la même monnaie ou n’appartenant pas à la même société. Ensuite, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton suivant :
Le calcul se lance et vous revenez sur la fenêtre récapitulative des plans d’achat.
4 La saisie
Sélectionner votre plan d’achat et Cliquer sur le bouton « plan d’achat »
Si le résultat ne vous convient pas lors du 1er affichage, vous pouvez retourner en modification du plan d’achat et modifier vos paramètres Faites cela impérativement avant de commencer votre saisie car le re-calcul effacera cette dernière.
Voici l’écran de saisie :
Sélectionner les différents niveaux 1 par 1 et vous pouvez commencer la saisie soit manuelle soit en saisie automatique :
En saisie automatique vous trouverez 3 possibilités pour les données de références :
Soit vous décidez de vous basez sur les commandes, soit les réceptions soit les ventes. Et pour chacune d’entre elle vous avez 3 possibilités de calcul : Soit identique, soit un % en plus ou en moins (exemple +10%) ou alors un % des données de référence (exemple 80%) Votre réflexion doit être fonction des résultats de l’écran de saisie. Cette marque pour ce rayon possède un taux très moyen de performance (62%), cela veut dire qu’il me reste encore beaucoup de stock donc il faudrait commander moins cette fois-ci. Si vous choisissez d’utiliser l’option de commandes ou de réception, vous pouvez choisir de recommander en soustrayant le stock restant avec une marge de +10% (cochez la case de gauche)
Voici le résultat obtenu :
(24 – 9) * 1.1 = 16.5 soit 17 pièces Vous devez aussi vérifiez le % de produit vendu en solde, en effet vous pouvez avoir un bon taux de performance mais si +50% des ventes sont des soldes ou promotions, cela fausse la réalité du taux. Il vous faut donc ajuster votre saisie en tenant compte de tous ces paramètres ainsi que des paramètres extérieurs que le logiciel ne peut pas gérer tel que les périodes de ventes creuses dues au mauvais temps (longue période de neige, grosses intempéries etc…), aux grèves des transports, aux attentats (malheureusement).
Lors de la saisie manuelle, pensez à garder une cohérence entre les quantités et les montants, servez vous du prix d’achat moyen pour calculer la quantité si vous travaillez en montant et inversement le montant si vous travaillez en quantité.
Dans cet exemple, il serait tout à fait illogique de saisir une quantité de 50 pour un montant de 200 € d’achat, la quantité serait bien trop importante ou le montant bien trop faible. Une fois votre saisie correcte, cliquez sur suivant pour passer au niveau suivant.
Vous pouvez à tout moment revenir sur votre saisie et sélectionnant les niveaux sur la gauche de l’écran.
5. Affichage du budget
Il ne vous reste plus qu’à choisir le plan d’achat par défaut, afin de pouvoir afficher le budget.
Cet écran va se remplir au fur et à mesure que vous saisirez vos commandes pour la collection du plan d’achat choisi. Vous trouverez aussi lors de la saisie des commandes un onglet avec les informations du plan d’achat.
Après la saisie l’écran budgets et achats s’est mis à jour