NF13433 — Clients ⇒ fiche client

Voir la carte de la fonctionnalité : A classer

Le champ "type" de la fiche client comporte une nouvelle option Personnel.

Fiche client

Le champ "type" de la fiche client comporte une nouvelle option Personnel.

• Type client :

Fiche clients

Listes des clients

Afficher la liste des clients

Vous pouvez accéder aux fiches clients sous Polaris dans le menu Clients.

Cette option affiche la fenêtre suivante :

Comme dans tous les tableaux vous pouvez faire votre propre tri en bougeant les colonnes qui vous intéressent (par exemple : le code EAN client) et activer le tri de cette colonne.

A savoir :

Le 1er clic gauche sur le titre de la colonne tri par ordre croissant, le 2ième tri par ordre décroissant et 3eme clic enlève le tri. L'ordre des colonnes ainsi que le type de tri se conserve lorsque vous fermez votre fenêtre. Pour plus de clarté dans votre liste, pensez aussi à enlever les colonnes qui ne vous servent pas (clic droit puis Montrer/cacher les colonnes).

Créer un client

Cliquer sur le bouton Créer qui se trouve en bas à gauche de la liste client :

La fiche client est initialisée avec les valeurs par défaut paramétrées (Système > Paramétrages > Fichier client > "Options de saisie par défaut" et "paramètres divers") :

• Ident (paramètre "genre d'un client")
• Pays (paramètre "pays")
• Magasin : magasin par défaut du réplicateur ou de la vente en caisse
• Type du client (paramètre "Type d'un client")
• Type de carte client par défaut (paramètre "Type de carte client à créer par défaut")
• "Le client souhaite recevoir les mailings" (paramètre "Mailing").

Renseigner :

• Nom (*)
• Prénom
• Coordonnées postales et téléphoniques : adresse, CP, ville (* obligatoire suivant paramètre), N° téléphones, e-mail
• Magasin : pour associer le client à un magasin en particulier, penser à le changer car il se créera automatiquement dans votre magasin de référence.
• Type de client : client, prospect ou personnel
• Critères : il existe 3 zones critères numériques à votre disposition à utiliser à votre convenance.

Onglet "Informations complémentaires" :

• Sexe, date d'anniversaire, 2 dates
• Type de carte client par défaut : la modifier si le client n'est pas concerné par celle défini par défaut.
• Le client souhaite recevoir les mailings : si cochée le client figurera dans les mailings
• Cocher la case Le client souhaite recevoir ses tickets de caisse par e-mail pour ne plus éditer de ticket de caisse et l'envoyer par e-mail au client (si paramétré).

L'onglet Mémo permet de saisir des notes concernant ce client, ce texte est totalement libre.

Pour créer des clients 'à la volée', cocher la case Rester en création en bas à gauche de la fenêtre.

Cliquer sur Valider pour enregistrer votre saisie.

Modifier un client

pour modifier un client il suffit de cliquer sur le bouton Modifier qui se trouve en bas à gauche de la liste client.

Une fois les corrections apportées, cliquer sur Valider pour enregistrer les modifications.

A savoir :

Il est possible de modifier plusieurs clients à la suite, il suffit pour cela de se servir des cases à cocher situées sur la gauche de la liste client. Toutefois pour stopper la modification en chaine, il suffit de décocher la case Ligne suivante en bas à gauche de la fenêtre avant de valider votre modification.

Supprimer un client

Cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas à gauche de la liste client, puis répondre Oui pour finaliser la suppression.

A savoir :

Il est possible de supprimer plusieurs clients en même temps, il suffit pour cela de se servir des cases à cocher situées sur la gauche de la liste client.

Le message suivant apparait, répondre Oui pour supprimer tous les clients sélectionnés.

Editer une étiquette d'un client

Pour éditer une ou plusieurs étiquette(s) client (sur imprimante A4 normale ou imprimante spéciale étiquette type Eltron), sélectionner le ou les clients (cocher sur la case devant le client pour une multi-sélection), puis cliquer sur le bouton Etiquette en bas à droite de la liste :

• "Nombre d'étiquettes" à éditer : 1 par défaut
• Etiquettes à utiliser : affiche le format d'étiquettes client paramétré par défaut (Système > Paramétrages > Options générales > Options de saisie par défaut > "Etiquette client par défaut"), sélectionner le format souhaité via le  ?
• Etq. de facturation : valeur par défaut, sélectionner "Etq de livraison" pour éditer l'étiquette correspondant au paramétrage "Livraison" de l'étiquette client (Base de travail > étiquettes > Modifier > Livraison)
• Tri des étiquettes : par nom ou par géolocalisation
• Pour se servir d'une feuille d'étiquette entamée, modifier le "Nombre de lignes à sauter" et le "Nombre de colonnes à sauter".
• Pour utiliser une imprimante étiquette spécifique, veuillez cocher "Sur imprimante de type Eltron".
• Le bouton Changer filtres vous permet de filtrer les clients (en cas de multi-sélection)
• Cliquer sur Etiquette(s) pour lancer l'édition

Onglet 'Membres'

Pourquoi et quand gérer les membres d'une famille :

Créer des membres pour un client permet :

• de pouvoir faire des mailings sur les dates d'anniversaire de toute la famille.
• d'avoir une seule carte de fidélité pour l'ensemble des membres et de connaître les achats de chacune des personnes.

Les autres clients membres de la même famille se trouve sur le 1er onglet.

Créer un membre

Pour ajouter un membre d'une famille, cliquer sur le bouton créer en bas à gauche. Un membre se crée de la même façon qu'un client classique.

Pour pouvoir faire des mailings sur les dates d'anniversaires, renseigner la zone et vérifier que la case concernant le mailing est bien cochée.

Cocher "Le client souhaite recevoir ses tickets de caisse par e-mail" pour ne pas éditer de ticket de caisse et l'envoyer par e-mail (si paramétré).

Cliquer sur Valider pour enregistrer le nouveau membre.

Modifier un membre

Pour Modifier un membre, cliquer sur le bouton Modifier en bas à gauche du tableau.

La modification est identique à celle d'un client principal.

Cliquer sur Valider pour enregistrer vos modifications.

Supprimer un membre

Pour supprimer un membre, il suffit de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas à gauche, il apparait alors ce message sur lequel il faut répondre Oui pour finaliser la suppression.

Editer une étiquette d'un membre

Pour éditer une étiquette client d'un membre d'une famille, sélectionner le membre choisi et cliquer sur le bouton Etiquette en bas à droite de l'écran.

L'écran suivant apparaît :

Pour utiliser une page entamée, modifier les valeurs et cliquer sur Etiquette(s)

Fusionner deux clients

Le bouton Fusion vers permet de fusionner un client vers un autre client.

A savoir :

Attention, cette opération est irréversible et ne pourra pas être annulée.

Le client fusionné sera supprimé physiquement (impossible de le restaurer) sauf s'il s'agit d'un client internet comportant un mot de passe (crée sous IPolarisStore) qui sera alors mis en quarantaine.

En cas de gestion de famille de clients, les membres du client fusionné ne sont pas automatiquement fusionnés et rattachés au client conservé (voir ci-dessous).

Droits utilisateur :

A savoir :

Le nouveau droit utilisateur Fusion des clients et gestion des familles est décoché par défaut pour tous les utilisateurs (sauf pour l'admin). Attention si vous gérez les familles de clients, ce droit gère également les familles de clients via les boutons 'Membre de', 'En client', 'Nommer chef' qui seront donc grisés par défaut alors qu'ils étaient actifs avant.

• Pour l'activer, aller au menu Système > gestion des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs. Modifier
• Se positionner sur l'onglet 'Droits' puis dérouler la rubrique 'Fichier client'

• Cocher le droit Fusion des clients et gestion des familles et valider.

Fusionner 2 clients :

• Sélectionner le client qui sera fusionné vers un autre client .

A savoir :

Attention, si vous gérez les membres clients, veuillez re-sélectionner le membre que vous souhaitez fusionner dans l'onglet 'Membres'. Attention, les membres de ce client ne seront pas fusionnés automatiquement. Il est conseillé de fusionner d'abord les membres du client principal puis de fusionner le client principal.

• Cliquer sur le bouton 'Fusion vers' :

• Saisir ou sélectionner le client qui sera conservé puis valider.

Modalités de la fusion :

• Fiche client :
  • Le nom, le prénom, l'identifiant, le sexe et l'adresse complète du client conservé ne sont pas modifiés.
  • La date de création du client conservé correspond à la date de création des 2 clients la plus ancienne.
  • Pour le reste, le programme recopie les informations du client à fusionner dans les champs vides du client conservé : date anniversaire, critère, mail , tel ...
• Onglets de la fiche client :
  • Membres : les membres ne sont pas automatiquement fusionnés.
  • Comptes et achats : ils sont transférés sur le client conservé
  • Cartes : Si les cartes de fidélité sont :
    • de même type : les informations des deux cartes sont cumulées et leurs codes barres reliés à la même carte. La date de validité conservée est la date la plus récente. La date de dernier achat est recalculée en fonction des deux clients.
    • de type différent : les deux cartes sont conservées (une ligne par carte de fidélité). En caisse, Polaris vous demandera de choisir la carte de fidélité.
  • Cartes pré-payées, Adresses, Liste des bons, Débits et factures' : les cartes pré-payées, adresses, bons, débits et factures sont transférés sur le client conservé.

• Débits de vente, réservations client : les débits, réservations du client fusionné comportera le client conservé.
• Commandes internet et site internet IPS : les commandes internet sont transférées sur le client conservé.
• Ventes en gros : les ventes en gros sont transférées sur le client conservé.
• Facturation (menu ventes) : pour les factures du client fusionné, le client affiché dans la colonne 'Client' est le client conservé. L'édition de la facture comporte le nom et adresse du client fusionné (conformément aux dispositions légales).
• Mailing : pour les mailings existants comportant le client fusionné, le nombre de clients et familles sélectionnés n'est pas recalculé. La modification puis validation du mailing les recalculera.

Logs :

A savoir :

En version 5 et supérieures, la fusion des clients n'est pas loggée dans les journaux et le JET..

• Dans certaines anciennes versions, la mention de la fusion figurait dans Utilitaires > Infos service dans l'onglet 'Consultation inversée' :

#91	Info	20/07/2015 14:37:20	EP	127.0.0.1:50099	Mappage du numéro 99203 vers le numéro 475732 de la table familleclient
#92	Info	20/07/2015 14:37:20	EP	127.0.0.1:50099	Mappage du numéro 148455 vers le numéro 132071 de la table membre
#93	Info	20/07/2015 14:37:20	EP	127.0.0.1:50099	Mappage du numéro 164839 vers le numéro 426883 de la table adresses
#94	Info	20/07/2015 14:37:20	EP	127.0.0.1:50099	Mappage du numéro 99203 vers le numéro 475732 de la table carte

Passer un client en membre de...

Pourquoi et/ou quand utiliser cette option :

• lors d'une erreur de création en caisse (lors de son passage en caisse le client a été créé alors que le membre principal existe déjà).
• lors d'une reprise automatique d'un fichier client venant d'un logiciel autre que Polaris.

Il peut être utile de pourvoir passer un client existant membre de; pour cela cliquer sur le bouton Membre de après avoir sélectionné le client qui doit devenir membre de.

L'écran suivant apparaît :

Choisir le client principal et cliquer sur le bouton Valider.

Le client choisi va disparaître de la liste du haut et apparaître dans celle du bas.

Dans l'exemple suivant, nous passerons Blanchet Joseph membre de Blanchet Patricia.

Avant :

Aprés :

Pour afficher tous les membres dans la liste du haut, cocher la case Afficher tous les membres en bas à droite de cette même liste.

Passer un membre en client

• Sélectionner un client avec des membres, se positionner sur l'onglet 'Membres'
• Sélectionner le membre et cliquer sur En Client pour le passer en client autonome

Onglet 'Comptes et achats'

Cet onglet permet de visualiser tous les achats et les paiements d'un client ainsi que ceux des membres de sa famille (si "Afficher tous les membres" est décoché).

La Liste des comptes détaille les règlements correspondants aux débits du client :

• Date, Code et type de règlement, montant, magasin, Code ean de retour (d'un bon), date remise en banque (chèque différé), caisse, N° débit ...
• Les boutons situés en dessous de la liste des comptes et achats vous permettent de filtrer les règlements d'avoir, crédit, arrhes, bon de remise, ch cadeau pour contrôle du compte.

La Liste des achats détaille les articles achetés :

• Date, magasin, caisse, N° débit, vendeur
• CB, code modèle, coloris, taille, libellé modèle, marque, sous-famille ...
• "Libellé sur le ticket" de caisse : inaltérable conformément à la norme "NF525" (le ticket sera réédité à l'identique même suite à une modification d'un élément ou paramètre du ticket).

En cas de famille de clients, si la rubrique "Afficher tous les membres" est décochée, la liste des comptes et achats affichera les comptes et achats du client et des membres. Si elle est cochée, la liste détaillera les achats du membre uniquement.

Onglet 'Cartes'

Cet onglet affiche les informations de la carte de fidélité du client sélectionné renseigné en fonction du type de carte (fidélité, carte à points ...) :

• Date de validité : aucune si vide
• Type de carte : nom du type de la carte de fidélité
• Nombre de points : si carte à points
• Informations en cours sur la carte : "Nb articles sur carte", "Total des ventes sur la carte", "Nombre de passages"
• Informations cumulées avec la carte depuis le début : "Total des articles vendus", "Total des ventes avec la carte", "Total des passages"
• Montant des cadeaux
• Date de création de la carte
• Date de dernier passage
• % de remise : si carte avec remise immédiate
• Code Barres de la carte
• Nom et prénom du membre

Fonctionnalités :

• Créer : Pour créer exceptionnellement une nouvelle carte de fidélité, la création de la carte s'effectuant automatiquement lors de la création du client.
• Modifier  : Permet de modifier certaines informations de la carte de fidélité (avec les droits nécessaires) par exemple la date de validité ou initialiser d'anciens achats dans le cas d'une carte avec gestion des points flottants (liste de droite "Points flottants").
• Imprimer carte : Pour imprimer la carte de fidélité sur imprimante windows si paramétré.

Onglet 'Cartes pré-payées'

Liste les informations des cartes pré-payées du client :

• "Code barres de la carte"
• "Type de carte" : type de carte pré-payée
• "Montant" : montant restant disponible sur la carte
• "Date de début de validité"
• "Date de validité" : date de fin de validité
• "Création de la carte" : date de création de la carte
• "Dernier passage" : date de dernier passage
• "En circulation"
• "Verrouillée"

Onglet 'Adresses'

Permet de lister et gérer les adresses secondaires de facturation et de livraison du client. Ces adresses peuvent être sélectionnées lors de la création des factures de vente au détail ou internet et gérées sur les sites internet IPS (IPolarisStore).
Créer :

• Renseigner :
  • Nom de l'adresse
  • Type d'adresse : facturation ou livraison
  • Coordonnées postales et téléphoniques

Vous pouvez Modifier et Supprimer une adresse via le bouton correspondant.
Adresse principale : permet d'affecter l'adresse sélectionnée en adresse principale dans la fiche client. L'adresse actuelle de la fiche client sera transférée en adresse secondaire dans l'onglet "Adresses".

Onglet 'Liste des bons'

Liste et gère les bons du client sélectionné (chèque cadeau, bon de remise, avoir, arrhes, acompte) à l'instar de la liste des bons générales (Ventes > Bons).
Si les droits le permettent vous pouvez créer, modifier, supprimer et rééditer un bon.

Onglet 'Débits et factures'

Liste tous les débits et factures du client sélectionné :

• "Date de vente"
• "Code du Débit" : un clic sur le lien ouvre le débit en caisse
• "Magasins" et "Caisse"
• "Facture" : N° de facture si le débit a été facturé. Un clic sur le lien ouvre la fenêtre de visualisation de la facture
• "Libellé" : Notes du débit
• "Montant" : montant du débit

Si le débit n'est pas facturé :

• Facturer : Ouvre la fenêtre de création de la facture de vente au détail pour ce détail

Si le débit est facturé :

• Voir : Voir le contenu de la facture
• Editer : éditer la facture

Fusion des clients

A savoir :

Cette nouvelle fonctionnalité sera disponible à partir de la version 4.14.

Une nouvelle fonctionnalité permet de fusionner un client vers un autre client via le bouton 'Fusion vers' de l'onglet 'Membres' de la fiche client.

A savoir :

Attention, cette opération est irréversible et ne pourra pas être annulée.

Le client fusionné sera supprimé sauf s'il s'agit d'un client internet comportant un mot de passe (crée sous IPolarisStore) qui sera alors mis en quarantaine.

En cas de gestion de famille de clients, les membres du client fusionné ne sont pas automatiquement fusionnés et rattachés au client conservé (voir ci-dessous).

Droits utilisateur :

A savoir :

Le nouveau droit utilisateur Fusion des clients et gestion des familles est décoché par défaut pour tous les utilisateurs (sauf pour l'admin). Attention si vous gérez les familles de clients, ce droit gère également les familles de clients via les boutons 'Membre de', 'En client', 'Nommer chef' qui seront donc grisés par défaut alors qu'ils étaient actifs avant.

• Pour l'activer, aller au menu Système > gestion des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs. Modifier
• Se positionner sur l'onglet 'Droits' puis dérouler la rubrique 'Fichier client'

• Cocher le droit Fusion des clients et gestion des familles et valider.

Fusionner 2 clients :

• Aller au menu Clients > fiche clients
• Sélectionner le client qui sera fusionné vers un autre client .
• Se positionner sur l'onglet "Membres'

A savoir :

Attention, si vous gérez les membres clients, veuillez re-sélectionner le membre que vous souhaitez fusionner dans l'onglet 'Membres'. Attention, les membres de ce client ne seront pas fusionnés automatiquement. Il est conseillé de fusionner d'abord les membres du client principal puis de fusionner le client principal.

• Cliquer sur le bouton 'Fusion vers' :

• Saisir ou sélectionner le client qui sera conservé puis valider.

Modalités de la fusion :

• Fiche client :
  • Le nom, le prénom, l'identifiant, le sexe et l'adresse complète du client conservé ne sont pas modifiés.
  • La date de création du client conservé correspond à la date de création des 2 clients la plus ancienne.
  • Pour le reste, le programme recopie les informations du client à fusionner dans les champs vides du client conservé : date anniversaire, critère, mail , tel ...
• Onglets de la fiche client :
  • Membres : les membres ne sont pas automatiquement fusionnés.
  • Comptes et achats : ils sont transférés sur le client conservé
  • Cartes : Si les cartes de fidélité sont :
    • de même type : les informations des deux cartes sont cumulées et leurs codes barres reliés à la même carte. La date de validité conservée est la date la plus récente. La date de dernier achat est recalculée en fonction des deux clients.
    • de type différent : les deux cartes sont conservées (une ligne par carte de fidélité). En caisse, Polaris vous demandera de choisir la carte de fidélité.
  • Cartes pré-payées, Adresses, Liste des bons, Débits et factures' : les cartes pré-payées, adresses, bons, débits et factures sont transférés sur le client conservé.

• Débits de vente, réservations client : les débits, réservations du client fusionné comportera le client conservé.
• Commandes internet et site internet IPS : les commandes internet sont transférées sur le client conservé.
• Ventes en gros : les ventes en gros sont transférées sur le client conservé.
• Facturation (menu ventes) : pour les factures du client fusionné, le client affiché dans la colonne 'Client' est le client conservé. L'édition de la facture comporte le nom et adresse du client fusionné (conformément aux dispositions légales).
• Mailing : pour les mailings existants comportant le client fusionné, le nombre de clients et familles sélectionnés n'est pas recalculé. La modification puis validation du mailing les recalculera.

Logs :

A savoir :

En version 5, la fusion des clients n'est PLUS loggée dans les journaux du système. (menu Système).

• Dans certaines anciennes versions, la mention de la fusion figurait dans Utilitaires > Infos service dans l'onglet 'Consultation inversée' :

#91	Info	20/07/2015 14:37:20	EP	127.0.0.1:50099	Mappage du numéro 99203 vers le numéro 475732 de la table familleclient
#92	Info	20/07/2015 14:37:20	EP	127.0.0.1:50099	Mappage du numéro 148455 vers le numéro 132071 de la table membre
#93	Info	20/07/2015 14:37:20	EP	127.0.0.1:50099	Mappage du numéro 164839 vers le numéro 426883 de la table adresses
#94	Info	20/07/2015 14:37:20	EP	127.0.0.1:50099	Mappage du numéro 99203 vers le numéro 475732 de la table carte

Onglet "Comptes et achats"

• Modification de la version 5.14 :

Pour se mettre en conformité avec les lois du 1er janvier 2018, les tables des comptes et achats client ne seront plus modifiables et toutes les saisies manuelles déjà réalisées seront ignorées.

A savoir :

Toutes les saisies manuelles effectuées via les comptes et achats clients (création, modification, suppression) dans les anciennes versions NE SERONT PAS RECUPEREES (ni listées) et seront supprimées automatiquement environ 150 jours après l'installation de la version 5.14 ou supérieur. Par conséquent, la balance client pourra différer entre la version 5.14 et les versions précédentes .

A savoir :

Dans la fiche client, les listes des comptes et des achats clients listent les détails de vente et de règlement et non plus les comptes et achats client comme auparavant. Il est désormais impossible de créer ou modifier des comptes et achats client via l'onglet "comptes et achats" de la fiche client.

L'éventuel rééquilibrage des comptes des clients, devra s'effectuer en caisse, par exemple dans un N° de caisse à part à la date où l'élément a été corrigé avec un réglement de type "RG".'.

A savoir :

Si vous avez saisi manuellement des comptes et achats client, veuillez éditer la balance client et effectuer une sauvegarde de la base avant la mise à jour en 5.14.

Comptes et achats clients :

• Aller au menu clients
• Fiche client
• Onglet "Comptes et achats"
• Cet onglet liste désormais les ventes et les règlements et non plus les informations des tables de comptes et achats clients.
• Les boutons "Créer", "Modifier" ou "Supprimer" n'existent plus.