Liste des réservations

Revenir à la documentation du menu 'Ventes'

A savoir :

Cette page est en cours de rédaction.

Ce module vous permet de créer, vendre, lister, éditer, annuler le reliquat d'une réservation ou commande client et de créer, dupliquer et transformer un devis en commande client.

Vous pouvez consulter la documentation fonctionnelle.

Droits d'accès

Des droits ont été mis en place pour contrôler les profils ayant le droit de lister et gérer les réservations :

• Droit utilisateur de la rubrique "Consultation des données" :
  • Consultation des réservations, devis ou commande client

• Droit utilisateur de la rubrique "Paramétrage de la base"
  • Ajout, modification, suppression des réservations, devis ou commande client

Accès au module

Le module est accessible via le menu Ventes / Réservations/devis/commandes clients.

Lister

Cette fenêtre permet de visualiser et gérer les réservations, devis et commandes clients.

Informations constituant la liste :

• "Codes " : la bulle d'aide de la colonne liste les tags indiquant le type

• "Dates"
• "Etats" : Nouvelle,
• "Noms" et"Prénoms" du client
• "Magasins" de la réservation
• "Date de validité" et "Tag"

Créer une réservation en caisse

La création des réservations de caisse s'effectue habituellement en caisse via le bouton puis le bouton Créer .

Renseigner :

• Type (*) :
• Client (*)
• Date de validité
• Magasin : initialisé par défaut avec le magasin correspondant à la caisse
• Informations complémentaires
• Articles réservés (*) :
  • Sélectionner les déclinaisons tailles réservées en beepant le code barre dans la zone "Code article" ou cliquer sur le bouton Ajouter pour accéder à la liste des articles.
  • Date prévisionnelle : vous pouvez saisir une date prévisionnelle par ligne d'article si elle diffère en fonction des articles
  • Cliquer sur le bouton Supprimer pour supprimer une ligne article.

Cliquer sur le bouton Valider .

En caisse , veuillez sélectionner le type de paiement acompte et arrhes et le pourcentage :

puis valider le débit.

Le code de la réservation figure :

• sur le bon d'acompte ou d'arrhes édité
• dans la liste des bons, dans la colonne "Numéro réservations/devis/commandes client".

Créer un devis

Sélectionner le type = Devis puis créer comme indiqué en création de réservation.

En caisse, la création d'un devis ne donne pas lieu à versement d'arrhes ou d'acomptes mais à l'édition du devis.

Transformer un devis en commande client

Sélectionner un devis et cliquer sur Modifier . Vous pouvez modifier uniquement la zone "Informations complémentaires".

Cliquer sur le bouton Action / Transformer le devis en commande client .

• La fiche passe en mode création d'une commande client avec tous les éléments de devis précédent :
• Modifier si nécessaire puis cliquer sur le bouton Valider .
• En caisse, saisir les arrhes ou acompte puis valider le débit.

Ce module vous permet de gérer des réservations, commandes clients ou devis. 

A savoir :

Ce module est disponible à partir de la version 2.4.0 15178

Créer une réservation, commande client ou devis

En caisse, cliquer sur le bouton Résa/Devis/Cde puis Créer

• Sélectionner le type : Réservation/Commande Client/Devis
• Saisir le client (obligatoire). Il est renseigné automatiquement si un client a été saisi en caisse.
• Date de validité : cocher devant pour saisir la date. Celle ci est facultative et figure à titre d'information, c'est à dire que le programme ne signale pas une date de validité périmée ou ne bloque pas lors de l'achat des articles d'une réservation ou d'une commande client.
• Magasin : renseigné automatiquement si crée depuis la caisse
• Informations complémentaires : commentaire facultatif
• Ajouter les articles de la réservation en cliquant sur le bouton Ajouter ou en beepant les articles ou en saisissant le modèle dans la zone "Code article"
• Vous pouvez modifier :
  • la quantité
  • le prix de vente : il s'agit du prix de vente qui sera appliqué lors de le vente de la réservation ou commande client.
  • la date prévisionnelle : facultative
• Cliquer sur le bouton "Supprimer" pour supprimer un article de la liste
• Attention, un devis, réservation ou commande client ne pourra être modifiée (seule la zone informations complémentaires pourra l'être) après validation.
• Valider

S'il s'agit d'une réservation ou commande client, choisir Acompte ou Arrhres et saisir le % puis le paiement et valider le débit.

L'édition du bon d'acompte ou d'arrhes comporte le N° de la réservation en dessous du code barre :

• "Code de commande : 0282000012" pour une commande client
• "Code réservation : 1110567000001" pour une résevation

Le N° de la réservation, commande... correspondant au bon d'acompte ou d'arrhres figure également dans la liste des bons  (ventes / bons) :

NB : Un devis ne donne pas lieu à paiement d'acompte ou arrhes. 

S'il s'agit d'un devis, l'édition de devis apparaitra à l'écran.

Fiche Stock

• La réservation apparait dans l'onglet "Commandes clients"

• Dans l'onglet "détails", l'information Commandes client en cours sera incrémentée du nombre d'articles réservés.

Vendre des articles réservés ou en commande client

Cliquer sur le bouton Résa/Devis/Cde puis sélectionner la réservation ou la commande client. NB : les devis apparaissent dans la liste mais un devis ne peut être sélectionné (il devra d'abord être transformé en commande client).

• Si l'état=Nouvelle commande, tous les articles seront ajoutés sinon l'état de la commande="partiellement envoyée" uniquement les articles non vendus.
• Vous pouvez modifier la quantité ou supprimer un article
• Vous pouvez ajouter une autre réservation ou commande du même client
• Saisir le réglement puis valider le débit
• Si l'intégralité de la réservation/commande a été vendue, l'état de la commande/réservation passera en "traitée" , sinon en "partiellement envoyée".

Liste des réservations, commandes et devis

Aller au menu ventes, Réservations/Devis/Commandes clients

. La liste comporte les informations suivantes :

• Dates : date de création
• Codes : tag visuel du type suivi du code unique (cf paragraphe "Codes" ci-dessous)
• Etats :
  • Nouvelle commande : crée mais pas vendue
  • Traitée : entièrement traitée, tous les articles ont été vendus en caisse.
  • Partiellement envoyée : seulement une partie des articles a été vendue en caisse.
  • Annulée : commande annulée par le biais du bouton "Annulations"
• Noms, Prénoms : noms et prénoms du client ayant effectué la réservation, commande client ou devis.
• Date de validité : cette information est facultative et figure pour information mais n'est pas gérée en caisse lors de l'appel de la réservation,commande client : le programme ne signale pas une date de validité périmée.

Codes

Un tag de couleur situé dans la colonne "Code" vous permet de distinguer les réservations, commandes et devis.

A savoir :

Attention, les nouvelles réservations, commandes clients ou devis ainsi que les nouvelles commandes client internet se verront attribuer un code unique suivant la nouvelle codification et le compteur sera remis à zéro et repartira à 1 !

Le nouveau code est constitué de :

• Type sur 1 caractère : 0=Commande client internet, 1=Réservation, 2=Devis, 3=Commande client
• Année sur 2 caractères
• Nur sur 4 caractères
• Compteur numérique sur 6 : ce compteur est remis à zéro et repart à 1 !

Par exemple pour le devis N° 211082000012 : 2(Devis)/11(2011)/082(Nur=082)/000012(Compteur de devis N°12).

Les anciennes réservations et commandes client internet conserveront leur ancienne codification "282-000034" par exemple car ce N° figure également sur les anciens bons d'acomptes ou d"arrhres édités (et dans la liste des bons) pour les réservations par exemple.

Filtre sur type de commande

Il est possible de filtrer sur le type de commande.

Cliquer sur Filtre / filtre personnalisé / Type de commandes clients et sélectionner réservation, commande client ou devis :

Modification

Il n'est pas possible de modifier une réservation, une commande ou un devis.

• Si l'état="nouvelle commande", le bouton "Modifier" vous permet de modifier uniquement la zone "Informations complémentaires", les autres informations sont en affichage seulement (la liste d'articles n'est pas modifiable).

• Si l'état="partiellement envoyée" ou "traitée", vous ne pouvez pas modifier (bouton "Modifier" grisé).

Si vous souhaitez ajouter un article, créer une autre réservation ou commande client rattaché au même client. Concernant les devis, utiliser la fonctionnalité de copie décrite au paragraphe "Dupliquer un devis".

Dupliquer un devis

• Sélectionner un devis et cliquer sur Modifier
• Cliquer sur Action
• Refaire un devis avec la même base
• Modifier si nécessaire les éléments du nouveau devis : articles ... puis Valider (Attention, si vous modifiez le magasin et que les prix des articles dans le nouveau magasin diffèrent, les prix des articles de la liste ne seront pas mis à jour)

Transformer un devis en commande client

• Sélectionner un devis et cliquer sur Modifier
• Cliquer sur Action
• Transformer le devis en commande client

• Modifier si nécessaire les éléments de la commande client (articles ...) puis Valider
• Saisir le type (Acompte ou Arrhes) et le %, le réglement et valider le débit
• Le ticket d'acompte édité sur l'imprimante comporte le code de la commande client.
• La commande client apparait en état="nouvelle commande" et l'ancien devis reste toujours en état =nouvelle commande.