Menu gestion des tâches automatisées

Types de tâches automatisées

Editions

'Edition de factures'

• Version : à partir de la version '5.01'

Cette tâche automatisée permet d'éditer les factures clients, magasins ou société qui n'ont jamais été éditées (Colonne 'Imprimée le' vide dans Ventes > facturation) dans un seul fichier de type 'PDF' regroupant l'ensemble des factures.

L'édition est triée par N° de facture croissant, le N° de la facture se décomposant en "Année-NUR-Compteur".

Types de factures :

• Cocher le type de factures à éditer :
  • Clients
  • Clubs/familles
  • Société
  • Magasin

Générer uniquement les factures provenant :

• Si vous éditez les factures magasin ou société, vous pouvez filtrer la société émettrice ou le magasin émetteur de la facture.

Envoyer les factures directement aux clients si mail connu :

• Si vous éditez des factures client, cette option vous permettra d'envoyer par mail à chaque client les factures le concernant. Veuillez vérifier au préalable que les emails des clients sont bien renseignés.
• Saisissez dans la zone 'Message', le contenu du mail que recevra le client.
• Le client recevra un mail intitulé 'Votre facture' contenant en pièce jointe le fichier de type 'PDF' des factures le concernant. Soit par exemple :

Envoyer les données à :

• Vous pouvez envoyer le fichier de type 'PDF' regroupant l'ensemble des factures à éditer par :
  • Messagerie interne de Polaris : saisir le nom de l'utilisateur pour l'ajouter dans la liste et compléter si nécessaire le message accompagnant les données.
  • Pour sélectionner un autre support, cliquer sur le bouton 'Autres' : Message électronique (Mail) (icone de mail), Fichier local (commence par file://), SMS ...

• En cas d'erreur de saisie du destinataire, veuillez le supprimer et le re-saisir :
  • le sélectionner dans la liste et appuyer sur la touche <SUPPR> du clavier afin de le supprimer
  • le re-saisir pour l'ajouter

Messagerie :

• Si vous avez choisi d'envoyer les factures via la messagerie, le destinataire recevra un message intitulé 'Factures' dans la 'Boite de réception' :

Système

'Correction automatique des ventes'

Une nouvelle tâche automatisée Correction automatique des ventes permet de lancer automatiquement la correction automatique des ventes à l'instar de celle du menu Ventes (Ventes> Liste des ventes > Statistiques et utilitaires > 2. Mise à jour et auto correction des journées de vente) mais sans possibilité de sélection des dates qui sont sélectionnées automatiquement .

A savoir :

Les dates de ventes sont sélectionnées automatiquement (donc pas de possibilité de sélectionner une période de ventes).

Paramétrage :

• Créer une tâche automatisée : aller au menu 'Système' > 'Mes tâches automatisées' > Créer
• Double cliquer sur 'Système' puis sélectionner 'Correction automatique des ventes' :

• Sélectionner le déclenchement de la tâche et autres options
• Se positionner sur l'onglet 'Options de la tâche'
• Vous retrouvez les mêmes options que l'option des ventes 'Mise à jour et auto correction des journées de vente' mais sans sélection de dates de vente :

• Valider

Résultat dans la messagerie :

Dans la messagerie dans la catégorie 'Rapports de tâches', un message vous informe du résultat (suivant paramétrage de la tâche automatisée). Il liste les journées de ventes mises à jour avec le résultat :

• Date, Magasin, Caisse
• Indicateur de mise à jour de la journée de vente : (Journée à jour) ou (Journée toujours en erreur)

Voici la liste des journées des ventes mises à jour : 
27/03/2015 magasin 1 Mag1 caisse 1 (Journée toujours en erreur)
30/03/2015 magasin 2 Mag2 caisse 2 (Journée à jour)

Bilan détaillé de la mise à jour des ventes :

• Vous pouvez consulter le bilan détaillé de la mise à jour des ventes depuis le menu 'Système' > 'Journaux du système' dans le type 'Mise à jour des ventes' qui affiche la liste des mouvements de correction générés.

A savoir :

Attention, les mouvements de correction (Ajustement des ventes (AV) ou transfert selon option) seront générés à la date de la première journée de vente en erreur et non à la date de vente du débit (ce qui pourrait avoir une incidence sur l'inventaire pour les mouvements de type 'AV' (Ajustement des ventes)), comme c'est actuellement le cas pour la fonctionnalité " 2. Mise à jour et auto correction des journées de vente" de la liste des ventes sur une période de vente. Nous vous conseillons donc d’exécuter cette tâche automatisée quotidiennement.

'Gestion des défectueux'

• Version : 4.08

Une nouvelle tâche automatisée permet de retirer du stock automatiquement les ventes défectueuses pour les modèles avec une marque mono-fournisseur en paramétrant la gestion des défectueux au niveau du fournisseur : aucun gestion, ajustement (par défaut) et retour fournisseur.

Fichier fournisseur

La gestion des défectueux se définit au niveau de chaque fournisseur.

Tâche automatisée 'Gestion des défectueux'

• Aller au menu Système > Mes tâches automatisées
• Double cliquer sur 'Système' et sélectionner 'Gestion des défectueux'

• L'onglet 'options de la tâche' est vide, il n'y a pas de possibilité de sélection de dates de ventes ou de fournisseur.
• La tâche automatisée sera exécutée régulièrement (1 fois par jour par exemple).

Exécution de la tâche automatisée

A savoir :

Le programme ne générera les bons que pour les ventes défectueuses effectuées APRES la mise à jour en 4.08. Les anciennes ventes effectuées précédemment ne seront donc pas traitées.

Le programme génère un bon pour :

• les nouvelles ventes effectuées après la mise à jour en 4.08
• les lignes de ventes défectueuses (Type = défectueux en caisse) qui n'ont pas été déjà traités précédemment
• les débits de vente validés (précédés d'une coche verte), les débits en erreur (précédés d'un 'E' rouge) sont ignorés.
• Les modèles dont la marque est rattachée à un seul fournisseur dont la gestion des défectueux du fournisseur rattaché à la marque est différent de 'Aucune gestion des défectueux'.

A savoir :

Les modèles dont la marque appartient à plusieurs fournisseurs sont ignorés.

Un message dans la messagerie vous informe du résultat de la tâche automatisée (suivant paramétrage):

Voici la liste des bons d'ajustements générés :
"Aucun défectueux à traiter"
ou liste les bons générés : "Création du bon 899-000160 de la collection ETÉ 2015" par exemple

Bons 'BDD' ou 'RFD'

Deux types de bons peuvent être générés :

BDD Bons de destruction de défectueux : ce bon d'ajustement n'est rattaché à aucun fournisseur.

RFD Retour fournisseur des défectueux : la tâche automatisée génère un bon par fournisseur et par magasin.

Ils figurent dans l'onglet 'Réceptions et ajustements' et présentent les propriétés suivantes :

• Magasin : correspond au magasin du débit de vente
• Date : date d’exécution de la tâche automatisée
• Montant au PAHT : le bon est valorisé au PAMP (Prix d'achat Moyen Pondéré)
• Validation : Le bon est validé (coche verte) donc le stock est automatiquement défalqué.