Manuel de caisse
Ouverture du programme
Depuis le bureau ou le menu démarrer de Windows, cliquer sur l’icône de Polaris pour lancer le programme.
L’écran du choix de l’utilisateur apparaît :
Double-cliquer sur l’utilisateur généralement nommé « Caisse » puis entrer votre mot de passe (par défaut « caisse ») et cliquer sur le bouton Valider
Le programme apparaît sous forme d’une barre d’outils en haut de votre écran :
Débuter une journée de vente
Pour saisir les ventes du jour, cliquer sur l’icône « Vendre » ou se rendre dans le menu « Ventes » « Vendre » ou bien encore cliquer sur l’icône « Liste des Ventes » puis sur le bouton Créer
La fenêtre de création d’une journée de vente apparaît :
La date du jour est proposée pour votre magasin, il est possible de saisir (Facultatif) :
Un « Libellé de la journée de ventes » dans le champ prévu à cet effet, par exemple la météo du jour
Le fond de caisse à l’ouverture de la journée de vente :
Indiquer le nombre de billets et pièces
OU
Indiquer le montant total du fond de caisse après avoir coché la case
Cliquer sur le bouton Valider pour débuter la journée de vente et commencer à saisir des débits
Saisir un débit
Depuis la fenêtre de saisie des ventes :
Valider le Numéro de Débit avec la touche « Entrée » ou « Tabulation » de votre clavier
Saisir le code ou le nom du Caissier ou cliquer sur pour le rechercher dans la liste des caissiers
Dans la zone « Articles, règlements … » :
Bipper ou taper le code-barres de l’article
A noter qu’il est également possible de taper son nom ou de rechercher l’article avec le bouton
L’article apparaît alors dans le tableau
Répéter l’opération autant de fois que vous avez d’article a bipper.
Une fois tous les articles saisis, le montant total à régler apparaît alors en haut à droite.
Saisir le nom du Client à affecter au débit ou cliquer sur le bouton pour le rechercher dans le fichier client (Facultatif).
Saisir le Mode de Règlement soit en cliquant sur les boutons du clavier de caisse soit en passant par le bouton recherche règlement. Le mode de paiement choisit s'affiche alors dans le tableau des règlements.
Valider le montant restant à payer.
Lorsque le montant total a été réglé, le curseur remonte dans la zone « Article/règlement » avec la mention « FT » (Fin de Transaction), appuyé sur la touche « Entrée » ou « Tabulation » de votre clavier pour valider le ticket.
Le ticket s'édite et le curseur revient sur la zone « No débit » prêt à démarrer un nouveau débit.
Encaisser plusieurs types de règlements
Après avoir bipé les articles :
Choisir un premier mode de règlement (par exemple Espèces)
Modifier le montant affiché et indiquez le montant réglé puis valider
Le reste à payer s'affiche en haut à droite de l'écran. Le curseur se repositionne sur la zone « articles/règlements ».
Cliquer alors sur un autre mode de paiement, (ex Chèque) le reste à payer s'affiche en face automatiquement, valider le montant restant à payer puis valider.
Lorsque le total du a été réglé, la mention « FT » (Fin de Transaction) apparaît face à la zone « Article/règlement ». Valider pour terminer le ticket.
Règlement avec chèque à encaissement différé
Après avoir bipé les articles :
Choisir un premier mode de règlement Chèque
Modifier le montant affiché et indiquez le montant réglé puis valider
Le reste à payer s'affiche en haut à droite de l'écran. Le curseur se repositionne sur la zone « articles/règlements ».
Cliquer alors sur Chèque Différé, dans la colonne «données règlement », saisir la date de remise prévue.
Lorsque le total du a été réglé, la mention « FT » (Fin de Transaction) apparaît face à la zone « Article/règlement ». Valider pour terminer le ticket.
Soldes, Promotion, Remises, Modifications de prix
Solder un article
Biper le code barre de l'article. Si vous voulez saisir le % solde, cliquer dans la colonne « %solde », indiquer le % de solde puis (enter) puis valider ou corrigez « le prix total »
Si vous voulez saisir directement le prix soldé, cliquer dans la colonne « prix total » et indiquez le prix soldé.
Ou bien dans la zone « Article/règlement », appuyez d'abord sur la lettre S (juste S sans faire <enter>) puis bipez à la suite le code barre. Le curseur ira se positionner dans la colonne « %solde », vous pouvez saisir un % de solde ou saisir directement le prix soldé.
Appliquer une remise sur la totalité du ticket
Biper les codes-barres, puis cliquer dans le clavier tactile sur le bouton « Remise T. ».
La ligne « Remise Ticket » apparaît alors dans le tableau des règlements.
Indiquer le % de remise puis valider ou indiquer le montant de la remise puis valider.
Le total « Reste à payer » s'affiche en haut à droite. Sélectionner le/les mode(s) de règlement et valider le montant restant à payer
Changer le Prix de vente d'un article (avec solde/promo comptée)
Biper le code barre de l'article. Dans le tableau, cliquer sur la zone « Prix total» et modifier le prix de vente.
Le changement de prix sera compté comme une solde, une promotion ou une remise. Vous pouvez changer le statut dans la colonne prévue à cet effet.
Nota : Il est possible de programmer un arrondi automatique pour les soldes et les remises, afin d’éviter les prix avec centimes par exemple.
Nota : la modification de prix est en général (ou peut-être) protégée par un mot de passe (de l’administrateur).
Fichier client
Création client
Création du client pendant une vente
Etant sur la zone «Article/règlement », cliquer sur le bouton <Création client >...
Dans la fiche client, pour passer d'une zone à l'autre, utilisez la touche <Tab>, car (enter) valide l'ensemble de la fiche.
Indiquer nom, prénom, adresse ...etc. puis <Valider>
Création du client en passant par le fichier client
Modification des informations du client
Modification pendant la vente
Modification par le fichier client
Affecter un client à la vente
3 méthodes possibles, étant sur la zone «Article/Règlement,
1) Cliquer sur le bouton <recherche client> puis saisir le nom du client puis <sélectionner>
2) A la zone « article/règlement », vous pouvez directement saisir le nom + prénom du client puis touche <tab> ou <entrée> mais vous n'aurez pas forcement le bon client, s'il y a des homonymes...
3) Si le client a une carte de fidélité avec code barre, et que vous disposez d’une « interface spécifique carte fidélité » ou bien que vous avez bipé le code barre fidélité dans la fiche client afin de faire le lien.... alors vous pouvez beeper le code barre de la carte directement dans la zone « Article/règlements »…et le nom du client sera retrouvé et affiché.
Modifier une fiche client ou accéder aux informations de la fiche client ou faire un lien avec un code barre :
Appeler le client souhaité par une des trois méthodes ci-dessus, puis cliquer sur bouton <modification client>
Vous accédez à la fiche client.
Vous pouvez modifier l’adresse … etc. …
Si vous voulez faire le lien avec le code-barres d’une carte de fidélité : il faut d’abord créer le client, puis revenir en modification sur la fiche du client, puis aller dans l’onglet <carte>
Se positionner sur la ligne de la bonne carte de fidélité
(Ou rester sur <aucune carte> si le décompte des points n’est pas géré par Polaris), Puis <modifier>
Un code barre attribué par défaut par Polaris apparait
Vous pouvez <créer> ou bien <modifier> (si vous n’éditez pas les codes-barres fidélité avec Polaris). Bipez alors le code barre dans la zone « Code-barres »
Puis appuyer (enter) et Valider.
Lorsque le client reviendra, il suffira de bipper le code barre de sa carte fidélité dans la zone « Article/Règlement ».
Retour ou échange d’article – Emission d’avoir
Retour article et Avoir émis :
Tout d’abord, Il est conseillé, pour un avoir, d’indiquer le client, donc créer le client ou rappeler son nom, ou bipez le code barre de sa carte fidélité.
Le nom du client s’affiche.
Ensuite, bipez l'article retourné puis cliquer dans la colonne quantité et taper -1, valider la ligne jusqu’à faire revenir le curseur à la zone « Article/règlement ».
ou bien sur le clavier tactile, cliquez d'abord sur la touche « Echange » ou « Retour », La mention R apparaît dans la zone Article/règlement, et bipez à la suite l’article retourné.
Ou bien face à la zone « Article/règlement », taper la lettre R puis bipez à la suite l’article retourné.
La quantité se met à -1 automatiquement.
Le Total affiché est négatif.
Cliquer sur le bouton « E avoir » (=émission d'avoir).... ou éventuellement « Espèces » (pour remboursement).
Ou bien par <Recherche règlement> sélectionner la ligne « EA émission d’avoir »
Ou à la zone « Article/règlement », saisir EA et valider
La mention « FT » (fin ticket) apparait, appuyer (enter)
Le ticket d’avoir s’édite.
Notez que :
Sur le ticket d’avoir, est édité un code barre (qui devra être lu lors de la reprise de l’avoir), ainsi que la date de validité de l’avoir. Si le code-barres n’apparait pas, veuillez contacter le service maintenance pour effectuer le paramétrage adéquat.
Echange d’article :
Indiquez le client,
Bipez les articles vendus,
Bipez l’article retourné puis cliquer dans la colonne quantité et taper -1, valider la ligne (ou bien touche R puis bipez le code barre, la quantité se mettra à -1 automatiquement)
Si le total est négatif, cliquer sur le bouton « E avoir » (=émission d'avoir)
Si le total est positif (échange contre plus cher), cliquer sur le mode de paiement : Esp, Chq ou Cb ...
Si le total est zéro (échange pour le même prix), la mention « FT » (fin ticket) apparaitra automatiquement, faire (enter).
Paiement avec un ticket d’avoir
Un client achète et paye avec son ticket d’avoir :
Si le ticket d’avoir a été émis par Polaris :
Etant positionné sur la zone « Article/règlement », lire le code barre édité sur le ticket d'avoir (ou taper les chiffres indiqués sous le cb puis enter).
Le client de l'avoir est retrouvé et s'affiche automatiquement.
Le règlement «RA retour avoir» s'inscrit automatiquement avec le No de l’avoir et le montant de l'avoir.
Bipez les articles achetés par le client si ce n'est déjà fait,
Le Reste à payer s'affiche.
Indiquer le paiement pour le reste du.... (ou si le montant est négatif, EA pour réémettre un avoir)
Nota : si le code-barres n’avait pas été édité sur le ticket d’avoir, vous pouvez retrouver le No de l’avoir en allant sur <ventes> <liste des ventes> < bons>,
La liste des avoirs et bons émis apparait.
Rechercher l’avoir en question, et noter le no de code-barres correspondant.
Fermer et retourner à la caisse.
A la zone « article/règlement », saisir les 13 chiffres du code-barres et valider, l’avoir va être retrouvé. Le règlement «RA retour avoir» s'inscrira automatiquement avec le No de l’avoir et le montant de l'avoir.
Si le ticket d’avoir n’a pas été émis par Polaris :
Bipez les articles achetés par le client,
Puis cliquer sur le mode de règlement « R avoir »
Ou bien cliquer <Recherche règlement> et sélectionner le règlement RA Retour avoir
Ou bien taper RA et valider
Indiquez le montant de l’avoir
Le reste du s’affiche en haut à droite.
Nota : si un ticket d’avoir est utilisé deux fois, le programme signale l’anomalie.
Supprimer une ligne du ticket (en cours)
Vous avez démarré un ticket et vous souhaitez supprimer une ligne de vente article ou bien une ligne de règlement.
D'abord, cliquer avec la souris sur la ligne à supprimer,
Afin de la mettre en surbrillance, puis 3 solutions possibles pour supprimer la ligne :
Si le clavier affiché en bas d’écran dispose des touches <Sup art> et <Sup regl>, utilisez l’une des deux selon la ligne à supprimer.
Ou bien cliq droit avec la souris sur la ligne d’article à supprimer, puis dans le menu, choisir <supprimer détail vente sélectionné> ou bien appuyer sur Ctrl+S
Ou bien clic droit avec la souris sur la ligne de règlement à supprimer, puis dans le menu, choisir <supprimer détail règlement sélectionné> ou bien appuyer sur CTRL+N.
Annulation débit (ticket en cours)
Pour annuler le ticket en cours, cliquer sur le bouton <Annulation débit>, puis confirmer o.
Nota: ce bouton sert aussi à revenir sur la zone « No Débit »
Si la zone juste à gauche de « No débit » est cochée <pour la validation automatique du no débit, pour un encaissement plus rapide>, alors vous devez au préalable la décocher, puis saisir un code caissier, puis cliquer sur « annulation débit », afin de pouvoir accéder à la zone <No débit>.
Certains boutons <Fin de journée> <Ticket> ne sont accessibles que depuis la zone « No débit ».
Saisir un ticket de régularisation de règlement
Si le ticket a déjà été validé :
Voir avec votre responsable caisse pour la correction du ticket erroné,
Ou bien …
S'il s'agit d'une simple erreur de saisie du mode de paiement, vous pouvez créer un ticket de régularisation de paiement : voir explications dans le chapitre suivant…
Si l'erreur porte sur le montant du ticket, ou une autre donnée (vendeur, client)
re saisir le ticket erroné en négatif (re beeper les articles, ou les saisir manuellement par <recherche article>, dans chaque colonne indiquer la quantité -1, et saisir le mode de paiement du total négatif), puis re saisir correctement le ticket.
Rechercher un article - Interroger le stock
Saisie manuelle par la référence modèle :
Cliquer sur le bouton « Recherche article ». La liste des modèles-critères (=couleurs ...) s'affiche.
Puis saisir directement la référence de l'article.
Sous la liste des articles, va s'afficher une ligne « Recherche » (R) avec votre saisie qui s’affiche en face au fur et à mesure ...
L'article recherché va s'afficher dans la liste.
Nota : si la saisie de la référence modèle ne fonctionne pas, vérifier qu’une flèche verte apparait bien en haut de la colonne « Code modèle ». Si elle n’est pas affichée, cliquer sur ce titre de colonne jusqu'à ce que la flèche verte apparaisse, puis re- saisir la référence modèle.
Puis cliquer sur la ligne correspondant au modèle + couleur/critère recherché.
Côté droit, va apparaître la liste des tailles de l’article-couleur/critères.. avec le stock restant dans chaque taille. En bas d'écran s'affiche le stock et les qtés en commande par tailles, et par magasin.
Saisie par lecture code-barres :
Vous pouvez aussi biper le code barre dans la zone réservée à la lecture code barre (CB).
Cliquer dans cette zone et lire le code barre.
L’article-critères (couleur) s’affiche.
Côté droit, va apparaître la liste des tailles de l’article-critères (couleur..), avec le stock restant dans chaque taille. En bas d'écran s'affiche le stock et les quantités en commande par tailles, et par magasin.
Puis sélectionner la taille voulue …
Ou bien cliquer <annuler> si c’était juste pour interroger le stock.
Côté droit, se positionner sur la taille choisie; puis cliquer sur <sélectionner> en bas d'écran.
Vous retournez à l’écran de saisie des ventes. Face à la zone « Article/règlement » apparaît un code à 6 chiffres (qui est le code interne du modèle-coloris-taille choisi). Appuyer alors sur (enter) ou <tab> pour valider l'article.
Pour avoir plus d’informations sur le modèle, vous pouvez, tout en gardant l’écran de caisse ouvert, aller en <Analyse> <Fiche stock>. Saisir le nom du modèle article.
Plusieurs onglets : <Général> <Détail> <Commandes> <Réceptions> <Code article> <Transfert> <Ventes> <Magasin> ... vous permettront d’afficher des informations plus détaillées concernant la vie de l’article.
Voir le total journée – Détail ventes
Cliquer sur <Ventes> <Liste des ventes> (pas besoin de refermer l'écran de caisse)
Vous êtes positionnés sur la ligne correspondant à date du jour. La liste des tickets du jour, avec le montant du ticket et le(s) modes de paiement apparaît en bas d'écran.
Cliquer sur <statistiques et utilitaires>
Pour consulter à l'écran le Z de la journée, choisir « 5 CA général»
Nota : si plusieurs caisses sont installées dans le magasin et que vous souhaitez avoir le cumul des caisses, cocher « Sélectionner toutes les caisses »
Vous verrez le cumul des Espèces, Chèques, Cb ...
Aussi le chiffre d’affaire et nombre de pièces vendues.
Nota : le chiffre d’affaire marqué « Accessoires » est le chiffre d’affaires des ventes saisies par les « Codes rfs »
(=saisie par le code sous famille, au lieu du code-barres article… cf. chapitre « Encaisser un article non étiqueté – Vtes diverses»)
Pour éditer sur l’imprimante ticket le total de la journée, choisir « 1 Edition d’un Z»
Pour éditer à l’écran ou sur une imprimante A4 le détail des ventes, choisir « 3 Edition brouillard»
Cliquer <Fermer> <Fermer> pour retourner à la saisie des ventes.
Nota : il est possible de paramétrer les fonctions accessibles (cf. chapitre des paramétrages).
Visualiser les avoirs ou dus d’un client
Si le nom du client avait été saisi lors de l'émission d'avoir, Cliquer sur <Recherche client> saisir le nom du client, puis bouton <modifier>
La fiche du client sélectionné apparait, cliquer sur l'onglet <liste des Bons> (onglet tout à fait au bout à droite), la liste des avoirs émis et reçus du client apparaît.
Sinon, depuis la barre d’outils Polaris, cliquer sur <Ventes> <Bons>
la listes de tous les avoirs émis/reçus, bons cadeaux émis/reçus ... apparaît.
Nota : le bouton <filtre> permet d'effectuer des recherches avancées.
Mettre un ticket en attente – Le compléter plus tard
Mettre un ticket en attente :
Débuter un ticket….
Pour le mettre en attente, cliquer sur <débit en attente>
Retrouver un ticket en attente et le compléter :
Plus tard … pour récupérer et compléter le ticket, étant sur la zone “No débit”, cliquer sur le “?”. S’il y a beaucoup de tickets affichés, cocher la zone “seulement les débits en attente”, seuls les tickets en attente vont apparaître (marqués avec un sablier rouge).
Cliquer sur le ticket à compléter et <sélectionner> ...
Nota : Si la zone juste à gauche de « No débit » est cochée <pour la validation automatique du no débit, pour un encaissement plus rapide>, alors vous devez au préalable la décocher, puis saisir un code caissier, puis cliquer sur « annulation débit », afin de pouvoir accéder à la zone <No débit>, puis cliquer sur le « ? » pour afficher les tickets de la journée.
Bons d’achats (émission et réception)
Vendre un Bon d’achat :
Bipez les codes-barres (s'il y a lieu de vendre aussi des articles avec), puis
dans le clavier tactile, cliquer <Bon d’achat>
ou bien « recherche règlements » et choisir <EB émission bon d'achat »
ou bien saisir le code règlement EB et valider.
Saisir le montant du Bon d’achat et valider.
Le montant s'ajoute au « Total du »
Cliquer sur le mode paiement ... etc.
Paiement avec un Bon d’achat :
Etant positionné sur la zone « Article/règlement », lire le code barre édité sur le ticket du Bon d’achat (ou taper les chiffres indiqués sous le code-barres puis enter).
Le crédit du Bon d’achat est retrouvé et s'affiche automatiquement.
Le règlement « RB Retour Bon d'achat » s'inscrit automatiquement avec le montant du bon.
Lisez les articles achetés par le client si ce n'est déjà fait,
Le Reste à payer s'affiche.
Indiquer le paiement pour le reste du....
Acomptes/Arrhes/Crédit (Encaissement et Retour)
Encaisser des Arrhes (=versement d’une avance non remboursable, le produit n’est pas défalqué tant qu’il n’est pas intégralement réglé) :
Saisir d’abord le client. Puis dans le clavier tactile, cliquer sur la touche <E arrhes> (si elle est paramétrée…) ou bien cliquer sur « recherche règlements » puis choisir «ER émission arrhes »
ou bien saisir le code règlement ER et valider.
Saisir le montant des Arrhes versées et valider.
Nota : les articles concernés par la réservation d'arrhes ne sont pas bipés maintenant. Ils seront bipés lors du versement de la somme restante.
Cliquer sur le mode paiement ... Esp, Chq ou Cb ...
La même somme en négatif s’inscrit en dessous, valider la somme. Le ticket d’arrhes s’édite.
Retour Arrhes=Paiement du reste du :
Bipez les articles à défalquer du stock, puis bipez le code barre du ticket d'arrhes, la ligne RR Retour arrhes s'affiche, le reste du est affiché. Cliquer sur le mode de paiement esp, chq ou cb pour le reste à payer.
Encaisser un Acompte (=versement d’une avance remboursable, le produit n’est pas défalqué tant qu’il n’est pas intégralement réglé) :
Saisir d’abord le client.
Même principe de saisie que pour les arrhes sauf que vous utilisez à la place EP=Emission Acompte.
Saisir d’abord le client.
Cliquer sur « recherche règlements » puis choisir «EP
R émission acompte »
ou bien saisir le code règlement EP et valider.
Saisir le montant de l’acompte versé et valider.
Nota : les articles concernés par l’acompte ne sont pas bipés maintenant. Ils seront bipés lors du versement de la somme restante.
Cliquer sur le mode paiement ... Esp, Chq ou Cb ...
La même somme en négatif s’inscrit en dessous, valider la somme. Le ticket d’acompte s’édite.
Retour Acompte=Paiement du reste du :
Bipez les articles à défalquer du stock, puis bipez le code barre du ticket d'acompte, la ligne RP Retour acompte s'affiche, le reste du est affiché. Cliquer sur le mode de paiement esp, chq ou cb pour le reste à payer.
Crédit (= versement d’une avance ou pas … non remboursable, le produit est défalqué immédiatement)
Saisir d’abord le client.
Bipez les codes-barres, indiquez le règlement esp, chq ou cb et le montant payé sur le moment … du moins si le client paye une partie.
puis sélectionner le règlement Emission : EC Emission crédit et la somme qui reste à payer.
Retour Crédit (=paiement du du)
Bipper le code barre d’émission crédit
La ligne « RR retour crédit » apparait, avec le nom du client concerné.
Indiquer le mode de paiement, la même somme se reporte en face. Valider le ticket.
Nota : Si vous souhaitez que le produit soit défalqué du stock lors du 1er versement, vous pouvez effectuer une « EC Emission de crédit » même si dans les faits, ce sont des arrhes que le client verse.
Quand on parle de « verser un acompte », ce sont en général des arrhes (non remboursable)…. Ceci n’a pas d’influence dans Polaris, ils sont traités de manière similaire dans le logiciel.
Encaisser un article non étiqueté – Retouche
Vente d’un article divers non étiqueté :
Sur votre clavier tactile en bas d'écran, se trouve peut-être un bouton « Divers » ou « Accessoire » ou « Vte divers »
Cliquer sur ce bouton, apparaît alors une ligne de vente, avec le code « Rfs » (rayon, famille, sous famille) relié au bouton en question. Saisir le prix de l’article.
Nota: si votre clavier tactile n'a pas un tel bouton, vous devez demander à votre responsable le code RFS pour une vente divers. A la zone « Article/règlement », saisir alors ce code à 3 chiffres ou lettres, puis (enter) puis saisir le prix.
Dans l’exemple d’écran affiché ci-dessous, le code Rfs article divers est ZZZ.
Attention: si c'est un article qui est normalement géré et étiqueté, vous devez noter sur papier la référence article, la couleur, la taille, la marque et le prix de vente ... et noter que cette vente a été passée en ventes divers (noter aussi le code rfs que vous avez saisi) ... afin de procéder plus tard à une régularisation de stock (cf. chapitre régularisation de stock), ou bien à la modification du ticket (qui apparaitra avec la mention E=erreur).
Vente d’une retouche :
Si votre clavier tactile n'a pas un tel bouton, vous devez demander à votre responsable le code RFS pour une vente Retouche. A la zone « Article/règlement », saisir alors ce code à 3 chiffres ou lettres, puis (enter) puis saisir le prix de la retouche.
La saisie d’une retouche peut se faire également par la saisie d’un article « retouche » que le responsable aura pris soin de créer. Une étiquette code barre nommée retouche pourra être éditée. Les stocks ne seront pas gérés pour cet article (paramétrage spécifique dans la fiche stock afin de signaler qu’il n’y pas de gestion de stock pour cet article).
Saisir des frais de caisse payés en espèces
Dans le clavier tactile, cliquer le bouton <Frais>
ou bien cliquer sur « Recherche règlements » et choisir la ligne « FC Frais »
ou bien saisir le code règlement FC et valider.
Dans la colonne données règlements, vous pouvez indiquer un libellé de frais et valider, puis saisir le montant des frais et valider.
Puis le mode de paiement espèces s'affiche automatiquement en dessous, avec ce même montant en négatif. Valider.
Le montant des frais sera déduit de la caisse espèces.
Fin de journée – Contrôle de la caisse - Sortie des espèces – Edition du Z
Cliquer sur <Ventes> <Liste des ventes> (sans refermer l'écran de caisse)
Vous êtes positionnés sur la ligne correspondant à date du jour, sinon se mettre sur la ligne correspondant à la date voulue.
Nota : si la mention « E » en rouge apparaît devant la journée de vente, c'est qu'il y un/des tickets en erreur.
Vérifier dans le détail des tickets affichés plus bas que vous n'avez pas de tickets restés en attente de paiement. Un sablier rouge indique ce genre d'erreur.
Nota : La mention « E »( =Erreur) devant un ticket indique soit une erreur pour cause de stock négatif (sauf si les stocks négatifs sont autorisés dans les paramétrages généraux), soit un code barre non trouvé.
Seul le responsable de magasin est en général habilité à analyser et éventuellement corriger les tickets en erreur. (se reporter au manuel « caisse - administrateur », chapitre< Si tickets en erreur (E) ... »)
Puis cliquer en bas d'écran sur <Statistiques et utilitaires>
Pour consulter d’abord à l'écran le Z de la journée, choisir « 5 CA général »
Contrôler le cumul des Espèces, Chèques, Cb ...
Si la caisse est fausse, se reporter au point suivant «En cas d'erreur de caisse lors de la clôture »
Si la caisse est juste et que vous allez retirer des Espèces de la caisse, cliquer <fermer> puis réduire l'écran ou bien le refermer ... et retrouvez votre écran de caisse. Si le bouton <Fin de journée > n'apparaît pas, cliquer sur <annulation débit> confirmez o, puis cliquer <fin de journée>. A la zone «Remise en banque », indiquer le montant en espèces retiré de la caisse. Cette saisie est nécessaire pour le calcul du fonds de caisse du lendemain.
Retourner sur <Ventes> <Liste des ventes> ou bien agrandir cet écran si vous l'aviez réduit précédemment.
Pour éditer le Z sur l'imprimante ticket, retourner sur <ventes> <liste des ventes> <stat et utilitaires> et choisir «1 Edition d'un Z »
Pour éditer le brouillard de caisse (liste détaillée des tickets de caisse) sur une imprimante A4, cliquer sur « 3 Brouillard de caisse ».
En cas d’erreur de caisse en fin de journée
Essayez de voir s'il s'agit d'une inversion entre deux modes de paiements....
Cliquer sur <Ventes> <liste des ventes>
Vous êtes positionnés sur la ligne correspondant à date du jour, sinon se mettre sur la ligne correspondant à la date voulue.
La partie basse de l'écran affiche la liste des tickets, avec le montant de chaque ticket et (le(s) mode(s) de paiement.
Si vous n’avez pas le droit de corriger un ticket :
Signaler au responsable caisse/magasin l’erreur afin qu’il la corrige…
Ou bien si l’erreur est une simple inversion de règlement, voir le chapitre 13 Saisir un ticket de régularisation de règlement.
Si vous avez le droit de corriger un ticket :
Se reporter au manuel « caisse-administrateur », chapitre « correction de ticket »
Sortie des espèces de la caisse
Depuis l'écran de caisse, chercher si un bouton <Fin de journée> apparait en haut d’écran. S’il n’est pas affiché, pas cliquer sur <Annulation débit>, confirmez o.
Cliquer sur le bouton <Fin de journée>.
A la zone «Remise en banque », indiquer le montant en espèces retiré de la caisse.
Éditer les étiquettes codes-barres des articles retournés par les clients
Cette option se fait sur l'ordinateur disposant d'une imprimante pour imprimer les étiquettes codes-barres.
Cliquer sur <Ventes> <Liste des ventes>
Cliquer en bas d'écran sur <statistiques et utilitaires>
Puis choisir l'option « 10 Etiquettes de retours »
Vous pouvez choisir les dates de début et fin, les magasins, caisses
et les options liées à l'édition des étiquettes codes-barres.
Valider pour lancer l’édition des étiquettes.
Le code barre ne se lit pas … ou l’article n’est pas trouvé
Vérifier si le faisceau de la douchette est allumé, vérifiez si les autres codes-barres arrivent à être lus.
Si le code barre n'est pas accepté, essayez d’inverser le clavier (MAJUSCULES/minuscules) car certaines douchettes nécessitent que le clavier soit positionné en MAJUSCULES, d’autres en minuscules, d’autres c’est indifférent.
Si le code barre est abimé/arraché, essayez de saisir les 13 chiffres sous le code-barres et valider ou bien passer par <recherche article> pour saisir la vente par le nom du modèle article
Si le code barre est accepté, sans reconnaissance de l’article.. Vérifier que vous ne vous êtes pas trompés de code-barres .... si le fournisseur de ce code barre fourni un catalogue article, alors vous pouvez valider ce code barre et saisir le prix manuellement. Le ticket sera marqué en « erreur » et la mise à jour de la journée pourra être faite plus tard lorsque le code barre sera reconnu après importation du catalogue du fournisseur (cf. chapitre <si tickets en erreur>
Si vous ne trouvez pas l'article, vous pouvez passer la vente en rfs « vtes divers », noter art-col-taille, et il faudra régulariser le stock plus tard (cf. chapitre saisir un ticket de régularisation stock).
Saisie d’un retour fournisseur
Aller sur <Stocks> <Saisie par codes-barres> <Retour fournisseur>
< Créer>
Indiquer votre magasin, puis saisir un libellé de retour, <Valider>
L’écran suivant apparait :
Beepez les codes-barres des articles retournés…
Cliquer sur <Fermer> lorsque la saisie est terminée.
A la question « Voulez-vous mettre à jour maintenant en temps réel », répondre O, vous avez ensuite la possibilité de visualiser le résultat du journal de mise à jour dans lequel le No de bon de retour sera affiché.
Pour imprimer le bon de retour, cliquer sur <Impression sur imprimante ticket>
Puis cliquer sur> <fermer>.
Nota : si vous n’avez pas d’imprimante format A4, le poste/utilisateur central pourra réimprimer le retour en format A
Envoi de stock vers un autre magasin
Aller sur <Stocks> <Transferts> <Saisie par codes-barres>
< Créer>
Vous avez choix entre 3 types de transferts :
TD= Transfert direct : Vous bipez les articles que vous envoyez au magasin destinataire. Le stock se mettra à jour automatiquement dans le magasin envoyeur (votre magasin) et le magasin destinataire. Lui n'aura rien à faire.
DT=Demande de transfert : vous souhaitez recevoir des pièces depuis le dépôt central. Il s'agira d'abord d’une « DT=demande de transfert » qui apparaîtra dans la liste des transferts, en <qté demandée>, mais sans aucun mouvement de stock. Vous bipez les codes-barres des articles souhaités. Cette option est toutefois assez peu utilisée car vous ne disposez pas en général des codes-barres des articles souhaités.
Le magasin concerné par la demande de transfert pourra éditer le « bon de transfert souhaité » afin d'en connaître le contenu.
Attention : la demande de transfert n'est pas suivie d'un message automatique au magasin. Vous devez en informer vous-même le dépôt, sinon il risque de ne pas voir la demande de transfert.
La Demande de transfert pourra être validée ultérieurement par le dépôt central afin de mettre à jour le stock des articles réellement transférés.
CI=Commande interne : ….
Dans la zone « libellé », indiquez un commentaire. Valider.
L’écran suivant s’affiche :
Indiquer le magasin émetteur et récepteur du stock :
Pour un « Transfert Direct » :
Sélectionner le magasin émetteur (votre magasin en général) et le magasin récepteur.
Pour une « Demande de Transfert » :
Sélectionner le magasin possédant le stock (le magasin dépôt central en général) et le magasin récepteur (votre magasin en général).
Pour une « Commande Interne » :
Sélectionner le magasin possédant le stock (le magasin dépôt central en général) et le magasin récepteur (votre magasin en général).
Dans la zone <Code-barres>, beeper les codes-barres des articles….
Quand terminé, cliquer sur le bouton <Fermer>
A la question « Voulez-vous mettre à jour maintenant en temps réel », répondre O, vous avez ensuite la possibilité de visualiser le résultat du journal de mise à jour dans lequel le No de bon de transfert sera affiché.
Pour imprimer le bon de transfert, cliquer sur <Impression sur imprimante ticket>
Puis cliquer sur> <fermer>.
Nota : si vous n’avez pas d’imprimante format A4, le poste/utilisateur central pourra réimprimer le transfert en format A
Éditer les étiquettes code-barres d’un BL
Aller sur <Stock> <Livraison> <Édition des étiquettes>
Dans la zone <plage de bons à éditer> <de> .... Cliquer sur <?> afin de visualiser la liste des bons de réceptions.
Sélectionner le 1er bon à éditer .... Puis <à>, sélectionner jusqu’au bon ....
A la zone « Imprimer les étiquettes », indiquer votre format d'étiquettes habituel,
(Si vous ne savez pas, lisez en bas à gauche dans le cadre <type étiquettes à sortir pour ce bon>) puis cliquer sur <Éditer>
Les étiquettes des modèles articles enregistrés sur le format sélectionné vont alors s’éditer à l'écran. Cliquer sur <imprimer> pour lancer l'impression.
Nota: si vous n'avez pas obtenu toutes les étiquettes attendues pour ce/ces bons de réceptions, il se peut que certains articles aient été enregistrés dans un autre format d'étiquettes (volontairement ou involontairement si erreur de saisie en création des rfs ou en création article). Lisez en bas à gauche dans le cadre <type étiquettes à sortir un pour ce bon> et indiquer tous le(s) format(s) affichés dans cette case.
S’il y a lieu (erreur de format étiquette), signaler le problème à votre responsable caisse ou magasin.
Générer et éditer une étiquette code-barres
Si vous êtes utilisateur caisse (c’est-à-dire que vous n’avez pas accès au module de <Saisie des livraisons> qui permet aussi de faire des créations manuelles d’étiquettes), alors aller en <Analyse> <Fiche stocks>, saisir le nom du modèle, se positionner sur la couleur, puis la taille souhaitée. Puis cliquer sur l’onglet <Code article> puis le bouton <Étiquette>, indiquez le nombre d’étiquettes souhaitées, puis bouton <Éditer>.
Nota : cet onglet <Code> permet également de consulter à l’écran les numéros code-barres de chaque taille, pour un modèle-critère choisi.
Paramétrage du ticket de caisse
En <système> <paramétrage> <gestion des ventes> <option d'impression sur les imprimantes tickets> :
infos imprimés en entête de ticket de caisse, libellés de fin de ticket de caisse
En <système> <paramétrage> <gestion des ventes> <gestion des bons> :
Avoirs : libellés de début et fin de ticket avoir, Nb de jours de validité avoir,
Idem pour les acomptes, arrhes, bons cadeaux et chèques cadeaux.
Remarque : pour les tous autres paramètres liés à la caisse, se reporter au manuel <caisse administrateur>.