NF14907 — Importation de référencier "Commandes"

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A savoir :

IMPORTANT : on ne peut pas intégrer un référencier commande si vous n’avez pas au préalable importé les modèles. Seule exception les modèles ont été créé manuellement dans Polaris en saisissant le code barre du fournisseur et le fichier d’import de la commande contient ces mêmes codes barres.

2 cas de fichiers d’importation des commandes :

1. Vous utilisez le fichier qui a servi à l’importation des modèles et celui-ci contient la colonne quantité.
2. Vous utilisez un fichier spécifique pour la commande, alors le fichier doit contenir OBLIGATOIREMENT les colonnes suivantes : code barre du fournisseur et quantité commandée, il est préférable d’avoir aussi le prix d’achat, le prix d’achat net, le prix de vente recommandée.

• Si vous gérez les dates de livraison, elles peuvent être dans le fichier.
• Si le fichier est multi magasin, il est obligatoire d’avoir une colonne qui permettra de séparer les commandes (cela peut-être tout simplement le code du magasin ou n° de commande du fournisseur, dans ce cas il faudra savoir quelle commande est à associer à quel magasin).

A savoir :

ATTENTION dans le cas ou vous n’avez pas de code barre fournisseur dans votre importation modèle il est OBLIGATOIRE que la colonne quantité soit dans le fichier d’importation des modèles.

Paramétrage du référencier commande

Il va donc vous falloir paramétrer votre référencier commande dans Polaris.
Allez dans <Base de travail>,<Référencier et importations>,<Paramétrage des référenciers et importations>

• Sélectionner le référencier du fournisseur et cliquer sur le bouton modifier.
• Sélectionner dans le menu déroulant Type d’importation : commandes
• Dans la partie de gauche renseignez :
  • séparateur de fichier : « point virgule »
  • Nombre de ligne à ignorer : 1
• Et dans le cas ou vous n’avez pas de code barre fournisseur :
  • Recherche par codes modèles : « Activé »
• Dans la partie de droite : renseignez les numéros de colonne des différentes zones présentes dans votre fichier.
• Si vous avez un code barre fournisseur, les zones importantes sont celles-ci-dessous :

• Si vous n’avez pas de code barre fournisseur, pensez à mettre le numéro de la colonne vide et renseigner les zones suivantes en plus (n° 6 à 11)

• Si vous avez un seul prix d’achat, mettez le même numéro de colonne dans <prix d’achat catalogue> et <prix d’achat réel>.

Votre paramétrage est terminé, vous pouvez lancer l’importation de la commande.

Options d'importation

Options d'importation	Fonction
Autoriser la modification de commandes	Par défaut, la modification de commandes n'est pas autorisée, l'importation crée une nouvelle commande. L'activation de l'option permet la modification de la commande avec les contraintes suivantes : Cas d'une commande non clôturée : Toutes les modifications sont prises en compte (ajout de nouvelles références, modification de quantités, de dates...) Cas d'une commande clôturée : Seules les quantités inférieures à celles déjà enregistrées seront prises en compte. La différence avec la commande initiale apparaitra en quantité annulée.
	...
Ne pas clôturer les bons après l'importation	Par défaut, les commandes importées sont automatiquement clôturées. Il est nécessaire d'activer cette option pour éviter la clôture et ainsi permettre une modification ultérieure ou une clôture manuelle après contrôle.
Force le changement de monnaies seulement sur le pa
Inverser le sens des monnaies
Auto transaction
Définir automatiquement la collection en fonction de la date du bon	Si désactivée, affecte la collection en cours sinon la collection du bon est déterminée par rapport à la date de début de collection correspondant à la date du bon ou à la date prévisionnelle de réception. La collection du bon de commande est : Collection en cours si "Définir automatiquement la collection en fonction de la date du bon" et "Utiliser la date de réception prévisionnelle pour déterminer la collection" sont désactivées. Collection correspondant à la date prévisionnelle de réception si "Définir automatiquement la collection en fonction de la date du bon" et "Utiliser la date de réception prévisionnelle pour déterminer la collection" sont activées. Collection correspondant à la date de commande si "Définir automatiquement la collection en fonction de la date du bon" est activée et "Utiliser la date de réception prévisionnelle pour déterminer la collection" est désactivée. Cette option n'est pas prise en compte pour le type d'importation 'Commandes 2(DESADV)'. La collection du bon sera dans ce cas celle de la commande liée.
Utiliser la date de réception prévisionnelle pour déterminer la collection	La collection du bon est déterminée par rapport à la date de réception prévisionnelle (date de début de la collection). Cette option n'est pas prise en compte pour le type d'importation 'Commandes 2(DESADV)'. La collection du bon sera dans ce cas celle de la commande liée.
Arrêter l'importation quand la commande liée n'est pas trouvée	Option gérée pour le type d'importation 'Commandes2 (desadv) Par défaut, l'option est désactivée. Il est nécessaire de l'activer pour éviter un traitement partiel du bon de contrôle dans le cas où la commande n'aurait pas été intégrée précédemment.
Arrêter l'importation quand un gencod n'est pas trouvé	Par défaut, l'option est désactivée. Option désactivée : La commande est importée partiellement. Il manquera les gencods non trouvés Option activée : La commande n'est pas importée Une notification apparait dans les journaux du système Les fichiers traités via la tâche automatisés d'importation (EDI par exemple) ne seront pas ré-importés automatiquement. Ils devront être traité manuellement.
Type d'arrondi	Renseigner "Type d'arrondi" pour arrondir le PVTTC importé. Si renseigné : si "Montant à ajouter sur tous les prix de vente" est renseigné : PVTTC polaris = arrondi (PV importé + Montant à ajouter sur tous les prix de vente) si "Coefficient à appliquer sur le prix de vente" est renseigné : PVTTC polaris = arrondi (PV importé * Coefficient à appliquer sur le prix de vente) Sinon : PVTTC polaris = arrondi (PV importé) Disponible depuis la version 13.1.1
Coefficient à appliquer sur le prix de vente	Renseigner le coefficient (=0 par défaut) à appliquer au prix de vente (par exemple : 1.1 pour une augmentation de 10%, 0.9 pour une diminution de 10%). Si le coefficient est différent de 0 : Prix de vente Polaris = PV du fichier importé * "Coefficient à appliquer sur le prix de vente" puis application de l'arrondi Disponible depuis la version 13.1.1
Montant à ajouter sur tous les prix de vente	Renseigner le montant (=0 par défaut) positif ou négatif, à ajouter au prix de vente du fichier importé. Prix de vente Polaris = PV du fichier importé + "Montant à ajouter sur tous les prix de vente" Disponible depuis la version 13.1.1

Champs de données

Disponible depuis la version 9.00

Champs de données	Fonction
Mémo du bon	Permet de renseigner le champ "mémo" de la commande (situé en dessous du libellé).
	...

Importation de commande

Prenez les mêmes précautions que pour l’importation des modèles, mettez vous en mode isolé.

• NB : si le passage en mode isolé est relativement long, il est préférable de faire l’importation des modèles et de la commande l’une à la suite de l’autre sans sortir du mode isolé après le contrôle des modèles.

Allez dans <Base de travail>,<Référencier et importations>,<Importation de référencier et importations>, mettez vous sur l’onglet Commandes et renseignez les zones comme ci-dessous :

Le magasin par défaut doit être complété s’il n’est pas renseigné dans le fichier d’importation. Cliquez ensuite sur le bouton « importation » en bas à droite. Le traitement se lance et vous obtenez un message à la fin : Si le message est le suivant, répondez « oui » et analyser les erreurs :

Il se peut que vous ailliez des lignes qui disent :

• Message écrit en bleu « code barre 8674654165 en double », cela n’est pas grave.
• Tous les messages écrits en rouge sont graves ; contactez à ce moment là la maintenance VEGA INFORMATIQUE.
• Les messages écrits en bleu concernant les prix sont importants. Si vous n’avez pas les prix de ventes dans votre fichier n’en tenez pas compte, vous saviez déjà avant d’importer que vous auriez à les saisir ultérieurement. Si les messages de prix ne concernent que certains modèles, notez les et ensuite vous pourrez les modifier dans la commande directement dans Polaris.
• Message écrit en bleu «  code barre 6874653143 inconnu », cela veut dire que tous les modèles ne sont pas importés, vérifiez vos fichiers en recherchant ce code barre dans le fichier d’importation des modèles, s’il existe cela veut dire que l’importation des modèles s’est déroulé partiellement. Dans ce cas, il vous est possible soit d’annuler le mode isolé et de tout reprendre au début, soit de supprimer simplement la commande dans Polaris, de refaire l’importation des modèles (il ajoutera les manquants uniquement) et de refaire l’importation de la commande.

Un contrôle de la commande est IMPORTANT même si le message de l’importation disait « le traitement c’est déroulé sans erreur », pour cela aller dans <Stock>, <Commandes>, <Saisie des commandes>.

• Positionnez vous sur la bonne collection (en bas à gauche), et contrôlez le montant et la quantité de la commande importée.
• Si celui-ci est correct, un second contrôle tout aussi important est d’éditer la commande depuis le bouton « Bons » (au centre entre les 2 tableaux) et de sélectionner sur l’écran à droite « bons de commande ».
• Votre commande apparait à l’écran, vérifiez bien que les modèles sont dans les bonnes grilles tailles, que les prix sont corrects etc …..
• Si tout est correct, il ne vous reste plus qu’à sortir du mode isolé en conservant les modifications :

Informations complémentaires

• Commande multi-magasins :

Si le champ de données 'Magasin' est paramétré dans le référencier et que la commande importée comporte plusieurs magasins :

• Les commandes seront reliées entre elles
• La liste des lignes de commande fera apparaitre les modèles de la commande dans tous les critères et tous les magasins
• La modification et la réception d'une ligne de commande sera sur l'ensemble des magasins pour le critère sélectionné

• Gestion des colis :

Si les numéros de colis sont indiqués dans le référencier, il est possible de les importer en activant le paramètre 'Le tag de ligne de commande est un colis'.

Le numéro de colis sera affiché dans la colonne 'Tag' des lignes de commandes.

Cas particulier du référencier EDI 'Commandes 2(DESADV)'

Le referencier 'Commandes 2(DESADV)' permet d'ajouter une étape complémentaire 'Contrôle des réceptions' dans le processus de Commande/Réception de commande:

• Intégration par référencier EDI des fichiers 'DESADV' signalant la prochaine livraison d'un colis en boutique
• A réception du colis, un contrôle de la livraison est fait pour vérifier la conformité de la réception par rapport au bon de livraison et le cas échéant y apporter des corrections. Le stock et la commande ne seront mis à jour qu'après validation de cette étape.

Paramétrage du référencier

• Type d'importation : Commandes 2 (DESADV)'
• Options d'importations :
  • Type d'edi par défaut: desadv
  • Arrêter l'importation quand la commande liée n'est pas trouvée : 'Activé' évite un traitement partiel du fichier dans le cas de commandes liées manquantes.
• Champs de données :
  • Tag d'entête de commande: Colonne dans le fichier correspondant au numéro du bon de livraison
  • Tag de lien entre les commandes: Colonne dans le fichier correspondant au numéro de la commande livrée. Indispensable pour le lien avec la commande de base.

Importation des fichiers EDI "DESADV"

L'importation peut être faite depuis :

• L'importation de référencier commande : Cocher la case 'Utiliser le référencier 'Commandes 2(desadv)'

• La tâche automatisée 'Importations' : Cocher le type d'importation 'Commandes 2(desadv)

A savoir :

La tâche automatisée 'Importation' de référencier intègre les fichiers de type 'Commandes' avant 'Commandes 2 (DESADV)'

L'importation génère un bon de type 'CRC' - Contrôle des réceptions des commandes visible dans la liste des commandes. Les quantités commandées ou livrées de la fiche de stock ne sont pas impactées par ce type de bon.

• Type des bons :
  • 'CRC' = Contrôle des réceptions des commandes
  • 'ACR' = Annulation d'un contrôle des réceptions des commandes
• La collection du bon sera celle de la commande liée. Les options "Définir automatiquement la collection en fonction de la date du bon" et "Utiliser la date de réception prévisionnelle pour déterminer la collection" ne sont pas prises en compte pour déterminer la collection du bon 'CRC'.

• Les informations spécifiques au bon de contrôle des réceptions apparaissent dans les colonnes suivantes de la liste des commandes :
  • Tag du bon de contrôle : Numéro du bon de livraison
  • Numéro de commande liée : Numéro de la commande Polaris concernée par cette livraison

• Détail de l'importation dans le journal du système :

Importation de données. Importation Commandes 2 (DESADV) du fichier ...
Importation : Commandes 2 (DESADV)
Traitement des commandes
Traitement du fichier ...
Création ou modification du bon de commande N° 1-000120 de la collection 2020pe