NF13937 — Clients ⇒ Balance clients

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La balance client permet d'éditer le solde (débiteur et créditeur) pour une sélection de clients.
La rubrique Compte de départ de la fiche client permet d'initialiser le solde du client après une récupération de données par exemple, permettant ainsi d'équilibrer les comptes client sans saisir de débit de vente de réajustement (le programme ne permet plus de créer des débits à des dates antérieures).Cette information peut être importée via l'importation de référencier client.

A savoir :

Documentation à rédiger, réorganiser ...

Balance clients

Fonctionnalité	Description
Editer la balance clients	Permet d'éditer la balance clients avec le solde (débiteur et créditeur) pour une sélection de clients. Disponible dans le menu : [Clients] [Balance clients]

Clients > balance clients.

La balance est paramétrable, de telle sorte à ne sortir que les clients qui ont un solde débiteurs, ou créditeurs, ou bien tous les clients. Il est également possible de faire ressortir les clients débiteurs à l'aide d'une coloration de ligne en rouge, et de faire tout le temps apparaître le solde, même s'il est nul de façon à avoir un document plus standard. Vous pouvez aussi filtrer les clients 1 par 1 ou uniquement ceux d'un magasin, d'une société etc...

Vous pouvez trier l'édition de votre balance suivant 3 critères :

Et gérer l'affichage du client suivant différentes options :

Editer

Le bouton Editer vous affiche immédiatement le résultat à l'écran.

La balance client permet de voir d'un coup d'oeil, pour chaque client, quels sont les clients débiteurs (ceux qui doivent de l'argent), et quels sont les clients créditeurs (qui ont un crédit, à qui vous devez de l'argent soit par le biais d'un avoir émis soit par le biais d'arrhes versés par le client) à une date précise, par défaut, à la date actuelle.

Calcul du solde

A savoir :

Les colonnes "Débits" et "Crédits" de l'édition de la balance clients incluent uniquement les règlements "Acompte", "Arrhes", "Avoirs" et "Crédit" .

La balance client ne comptabilise pas :
- les avoirs émis, non utilisés et qui sont périmés

- les bons en quarantaine.

• La colonne Débits est calculée sur la base des règlements :
  • EC : Emission Crédits
  • RA : Retour Avoirs
  • RR : Retour arrhes
  • RP : Retour acomptes

• La colonne Crédits est calculée sur la base des règlements :
  • RC : Retour Crédits
  • EA : Emission d'Avoirs
  • ER : Emission d'Arrhes
  • EP : Emission d'Acomptes

A savoir :

Attention, la colonne "Solde" ne correspond pas forcément au "Crédits" - "Débits" car certains débits ou crédits sont détruits pas le système automatiquement (plus de 5 ans, bon périmé, quarantaine ...)

Retours d'avoirs

Le programme optimise la balance clients dans le cas où le retour d'avoir a été saisi manuellement sans tenir compte du bon émis. Soit exemple :

• retour d'avoir ("RA") du même montant que l'avoir a été saisi manuellement sans beeper le code barre de l'avoir ou sans cliquer sur le lien du bon d'avoir en caisse : le bon d'avoir est considéré comme non retourné
• le bon d'avoir est périmé.
• Auparavant, la balance ignorait les bons d'avoirs non retournés et périmés et seul le "RA" était pris en compte
• Le programme inclut une recherche de règlement retourné non lié sur le montant de l'égalité (mais ça marche pas à 100%) et dans l'exemple ci-dessus, le client ne figurera pas dans la balance.

A savoir :

En caisse, pour saisir un retour d'avoir, il est impératif de beeper le code barre de l'avoir ou de cliquer sur le bon d'avoir qui apparaît à droite dans la rubrique "Clients" (le code barre du bon apparaît dans le tableau des règlements dans la colonne "Données règlements"). Le bon d'avoir sera alors considéré comme retourné (nombre de retour, date du dernier retour renseignés).

Version 5.14

A savoir :

Doc recopiée depuis version 5.14 à réintégrer dans la doc générale !

Balance clients : ignorer les avoirs périmés

A savoir :

La balance client ne comptabilise plus désormais les avoirs émis, non utilisés et qui sont périmés.

Balance clients : ignorer les bons en quarantaine

A savoir :

La balance client ne comptabilise plus désormais les bons en quarantaine.

Programmer et tâche automatisée "Générer la balance clients"

Le bouton Programmer permet d'ouvrir le planificateur de tâches pour programmer cette édition régulièrement toutes les fins de mois par exemple.
Ou Système > mes taches automatisées > Créer

• Ouvrir le dossier Editions et sélectionner Générer la balance clients
• Onglet "Options de la tâche pour paramétrer l'édition
• Vous retrouvez les mêmes informations que dans l'édition de la balance
  • Choix des filtres
  • Options de présentation
  • Configuration de la sortie

Fichier client > Onglet "Comptes et achats"

Cf Fichier client > Onglet "Comptes et achats"

Compte de départ

La rubrique Compte de départ de la fiche client permet d'initialiser le solde du client après une récupération de données par exemple, permettant ainsi d'équilibrer les comptes client sans saisir de débit de vente de réajustement (le programme ne permet plus de créer des débits à des dates antérieures). Le droit utilisateur Modifier les comptes de départ clients est décoché par défaut. Cette information peut être importée via l'importation de référencier client.

Droit utilisateur

Le droit utilisateur Modifier les comptes de départ clients est décoché par défaut et n'est pas accessible aux utilisateurs disposant d'un jeton "Caisse" et "Poste de consultation".

• Système > gestion des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs > Modifier > Onglet "Droits"
• Dérouler Module de vente > Autorisation
• Cocher Modifier les comptes de départ clients puis valider

Renseigner le "compte de départ"

• clients > Fiche client > Modifier
• Onglet Informations complémentaires
• Renseigner Compte de départ :
  • Négatif : le client vous doit de l'argent
  • Positif : vous devez de l'argent au client

• Valider

Balance clients

• Soit par exemple un client avec Compte départ=-100 et un débit d'EC de 50 €
• Clients > Balance clients > Editer
• Le montant du compte de départ apparaît dans la colonne "Solde au ..."

Importation clients

• Base de travail > référencier et importation > paramétrage des référenciers et importation > Modifier
• Type d'importation : "clients"
• Renseigner l'information Compte de départ
• Valider

Fusion de clients

Les "compte de départ" des 2 clients sont additionnés lors de la fusion de deux clients.

Membres

Les comptes des membres sont pour l'instant gérés indépendamment du compte client principal.

Droits d'accès

Droit "Edition de la balance clients"

Droits de la rubrique "Fichier client"	Description
Edition de la balance clients	Ce droit restreint l'édition de la balance clients. Disponible dans le menu : [Clients] [Balance clients] Disponible dans le menu : [Système] [Mes tâches automatisées] [Bouton "Créer" ou Modifier"] [Rubrique "Editions"] [Rubrique "Générer la balance client"]