NF14424 — Messagerie

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La messagerie interne de Polaris vous permet de visualiser, gérer, d'envoyer des messages à des utilisateurs.

Fonctionnalités

"Messagerie interne"	Description
Messagerie interne	Permet de visualiser les messages reçus et envoyés regroupés en dossiers, de gérer, d'envoyer des messages à un ou plusieurs destinataires constitués d'utilisateurs de Polaris, de liste de diffusion, de mail, d'un fichier local.., d'être informé de la réception d'un message (icône dans le menu et en caisse). Disponible dans le menu : [Système] [Ma messagerie]
Gérer	Permet de visualiser, créer, répondre, réexpédier, déplacer, supprimer, imprimer les messages. Disponible dans le menu : [Système] [Ma messagerie]
Liste de diffusion	Permet de constituer une liste d'utilisateurs pouvant être utilisée comme destinataire d'un message. Disponible dans le menu : [Système] [Ma messagerie] [Bouton "Liste de diffusion"].
Envoyer une édition ou analyse	Permet depuis une édition ou une analyse du gestionnaire d'analyses, d'envoyer un message avec l'édition en pièce jointe. Disponible dans le menu : [Analyses] [Gestionnaire d'analyses] [sélectionner une analyse] ou [depuis n'importe quelle édition] [Bouton "Options"] ["Envoyer"]
Gérer des listes de diffusion	Créer, modifier et supprimer des listes de diffusion constitué d'une liste de destinataires (utilisateurs, email, ...).

Accès au module

• Système > Ma messagerie ou icône
• Ventes > vendre > bouton "Messagerie"

Messagerie

La messagerie est constituée de différents dossiers de base dans la partie gauche :

• Boite de réception : liste tous les messages reçus :
  • Comporte le tag de priorité , le sujet, l'expéditeur et la date
• Eléments envoyés :
  • Comporte : le tag de priorité, le sujet, l'expéditeur, la date
  • et le "Nombre de lectures" : afin de vérifier si le message a bien été lu par les différents destinataires, cette colonne indique le nombre de destinataires ayant lu le message envoyé.
• Corbeille : messages supprimés. Le bouton Vider la corbeille vous permet de supprimer physiquement tous les messages.
• Annonces : regroupe les messages d'annonces commerciales (nouveautés ...) envoyées par Véga Informatique.
• Retards dans la réplication ! : messages informant d'éventuels retards dans la réplication.
• Rapports de tâches : messages envoyés par certaines tâches automatisées.

La partie droite comporte la liste des messages en haut et le contenu du message sélectionné en bas.

Gérer un message

Fonctionnalités :

• Répondre
• Réexpédier
• Déplacer : vers un dossier existant ou nouveau
• Supprimer
• Imprimer

Contenu du message :

A savoir :

La copie du contenu du message s'effectue par la combinaison de touches Ctrl-C.

• Hyperliens dans le contenu du message :
  • Les mots clés constituant une option du menu sont automatiquement transformés en hyperliens si le message est généré par Polaris (provient du système).
  • Par exemple, le message envoyé par Polaris via la génération de la préparation d'impression (en édition d'étiquettes / Préparation) déclenchera comme auparavant un hyper lien sur "Préparations d'impression" permettant d'ouvrir par un clic la fenêtre de préparation d'impression :

Nouveau message

Cliquer sur le bouton Nouveau message  :

Destinataire(s)

Le ou les destinataires peuvent être constitués d'un ou plusieurs :

Utilisateurs :

• Saisir le nom de l'utilisateur (saisie assistée) puis TAB ou cliquer sur le bouton  ? et sélectionner le nom de l'utilisateur dans la liste.
• Les boutons Tous et Mes collègues vous permettent d'envoyer facilement à :
  • Tous : à tous les utilisateurs
  • Mes collègues : à tous les utilisateurs rattachés à mon magasin ainsi qu'à tous ceux associés au dépot de mon magasin s'il est renseigné.
  • NB : Ces options sont disponibles lors des traitements de :
    • messages : Nouveau, Répondre, Continuer discussion, Reexpédier
    • listes de diffusion (en fonction des droits attribués à l'utilisateur (droit de messagerie "Envoyer à tout le monde" pour "A tous").)

Liste de diffusion :

• composée d'une liste d'utilisateurs : saisir le nom de la liste puis TAB

Autres :

• Le bouton Autres vous permet de saisir
  • une message électronique : adresse mail
  • un site FTP : nom du site ftp
  • un Fichier local : chemin complet du fichier
  • un SMS : N° de portable (si paramétré et suivant options)

Envoyer

Renseigner ensuite :

• Le sujet
• La priorité : Basse, Moyenne (valeur par défaut) ou Haute
• Le contenu du message

Le bouton Joindre permet d'ajouter une pièce jointe.

Cliquer sur le bouton Envoyer.

Indicateur de réception d'un nouveau message

Les utilisateurs destinataires du message recevront une alerte en bas à droite de l'écran les informant de la réception d'un nouveau message : .

Les icônes de la messagerie indiquent le nombre de nouveaux messages :

• Dans la barre d'outils :
• En caisse : .

Liste de diffusion

Cliquer sur le bouton Liste de diffusion.

La liste de diffusion est constituée d'une liste d'utilisateurs pouvant être utilisée comme destinataire d'un message.

Créer une liste de diffusion

Saisir :

• le libellé : à saisir dans la zone destinataire d'un nouveau message
• la liste des utilisateurs
• Liste publique : le cocher pour que cette liste soit visible de tous les utilisateurs
• Valider

Infos Système

Récapitule les notifications système autorisées pour l'utilisateur :

• Disponible uniquement pour l'utilisateur "Admin", pour les autres vous pouvez les modifier dans la fiche utilisateur (système > Gestion des utilisateurs > onglet "Listes de diffusion système").

Envoyer une édition en pièce jointe

Depuis une édition ou le gestionnaire d'analyses, cliquer sur Options > Envoyer pour envoyer un message avec l'édition en pièce jointe.
Le nouveau message est pré-renseigné avec le sujet et l'édition en pièce jointe :

Droits utilisateur

Droits utilisateur de la rubrique "Messagerie interne" :

Droits de la rubrique "Messagerie interne"	Description
Pouvoir créer et administrer des listes de diffusions publiques	Ce droit restreint la création, modification et suppression de listes de diffusions publiques (seules les listes de diffusion non publiques peuvent être gérées). Disponible dans le menu [Système] [Ma messagerie] [Bouton "Listes de diffusion"] : [Colonne "Liste publique"=Oui] [Boutons : "Modifier", "Supprimer"/"Restaurer"] et [Bouton "Créer" : "Liste publique" est décoché et grisé]
Pouvoir envoyer un message à tout le monde	Ce droit restreint la possibilité d'envoyer un message à tout le monde Disponible dans le menu [Système] [Ma messagerie] [Bouton "Nouveau message"] [Bouton "Tous] Disponible dans le menu : [Analyses] [Gestionnaire d'analyses] [Sélectionner une analyse] [Options] [Envoyer] [Bouton "Tous] Disponible dans les éditions : [Options] [Envoyer] [Bouton "Tous]