NF16272 — Ventes : Réservations, devis, commandes clients

Voir aussi :

• NF16272_—_Ventes_⇒_Réservations,_devis,_commandes_clients

Voir la carte de la fonctionnalité : A classer

Ce module vous permet de créer, vendre, lister, éditer, annuler le reliquat d'une réservation ou commande client et de créer, dupliquer et transformer un devis en commande client.

Fonctionnalités

Fonctionnalité	Description
Gérer	Permet de créer, vendre, éditer, annuler le reliquat d'une réservation ou commande client et de créer, dupliquer et transformer un devis en commande client. Disponible dans le menu : [Ventes] [Réservations/devis/commandes clients] [Ventes] [Vendre] [Bouton "Résa/Devis/Cde"]
Créer une réservation ou commande client	Permet de créer une réservation (en caisse en général) ou commande pour un client, de verser des arrhes ou acomptes, d'éditer les bons et de mettre à jour la quantité réservée dans le stock. Disponible dans le menu : [Ventes] [Vendre] [Bouton "Résa/Devis/Cde"] [Bouton "Créer"] [Ventes] [Réservations/devis/commandes clients] [Bouton "Créer"]
Vendre une réservation ou commande client	Permet de livrer en totalité ou partiellement le reliquat d'une réservation ou commande client et de mettre à jour le stock. Disponible dans le menu : [Ventes] [Réservations/devis/commandes clients]] [Ventes] [Vendre] [Bouton "Résa/Devis/Cde"]
Annuler le reliquat d'une réservation ou commande client	Permet d'annuler le reliquat d'une réservation ou commande client et la quantité réservée dans le stock. Disponible dans le menu : [Ventes] [Réservations/devis/commandes clients] [Bouton "Annulation"]
Créer ou dupliquer un devis	Permet de créer un devis client ou de dupliquer un devis existant. Un devis ne génère pas de versement d'arrhes ou d'acomptes et ne met pas à jour la quantité réservée dans le stock. Il n'est pas possible de modifier ou de vendre un devis (le transformer en commande client). Disponible dans le menu : [Ventes] [Vendre] [Bouton "Résa/Devis/Cde"] [Bouton "Créer"] [Réservations/devis/commandes clients] [Bouton 'Créer'] [Vendre] [Bouton "Résa/Devis/Cde"] [Bouton "Créer"] [Vendre] [Bouton "Résa/Devis/Cde"] [Bouton "Modifier"] [Bouton "Action"] ["Refaire un devis avec la même base"]
Transformer le devis en commande client	Permet de transformer un devis en commande client. Disponible dans le menu : [Ventes] [Réservations/devis/commandes clients] [Bouton "Modifier"] [Bouton "Transformer le devis en commande client"] [Vendre] [Bouton "Résa/Devis/Cde"] [Bouton "Modifier"] [Bouton "Transformer le devis en commande client"]
Lister les réservations, devis ...	Permet de lister et de gérer les réservations, devis et commandes client et le contenu, de rechercher des réservations (client, déclinaison), de les créer, modifier, supprimer, éditer, annuler les reliquats (des réservations ou commandes clients). Disponible dans le menu : [Ventes] [Réservations/devis/commandes clients]] [Vendre] [Bouton "Résa/Devis/Cde"]
Rechercher les réservations, devis ...	Permet de rechercher des réservations sur le client et la déclinaison (sans tenir compte de la taille). Disponible dans le menu : [Ventes] [Réservations/devis/commandes clients] [Rechercher par codes] [Vendre] [Bouton "Résa/Devis/Cde"] [Rechercher par codes]
Visualiser les réservations d'une déclinaison	Permet de visualiser depuis la fiche stock les réservations, devis et commandes client en cours ainsi que la quantité réservée ("Commande client en cours" dans l'onglet "Détails"). Disponible dans le menu : [Analyses] [Fiche stock] [Onglet "Commandes client"] [Onglet "Détail"] [ligne "Commandes client en cours"] [Onglet "Magasins et/ou critères"] Bouton "options"] [Cocher "Stocks -réservations" Disponible dans le menu : [Ventes] [Vendre] [Recherche article (F7)] [Liste des tailles à droite : colonne "Réservation"]

Comment créer une réservation, commande client ou devis ?

Une réservation se crée généralement en caisse : Caisse > Résa/Devis/Cde (F5) puis Créer

ou depuis Ventes > Réservations, devis, commandes clients > Créer

Renseigner :

• Sélectionner le Type (*) Réservation/Commande Client/Devis :
• Saisir le client (*) (obligatoire). Il est renseigné automatiquement si un client a été saisi en caisse.
• Date de validité : cocher devant pour saisir la date. Celle ci est facultative et figure à titre d'information, c'est à dire que le programme ne signale pas une date de validité périmée ou ne bloque pas lors de l'achat des articles d'une réservation ou d'une commande client.
• Magasin (*) : renseigné automatiquement si crée depuis la caisse
• Informations complémentaires : commentaire facultatif

Liste des Articles réservés (*) :

• Ajouter les articles de la réservation en cliquant sur le bouton Ajouter pour accéder à la liste des articles ou en beepant les articles ou en saisissant le modèle dans la zone "Code article"
• Vous pouvez modifier :
  • la quantité (*)
  • le prix de vente (*) : il s'agit du prix de vente qui sera appliqué lors de la vente de la réservation ou commande client.
  • la date prévisionnelle : si elle diffère en fonction des articles (facultative)
• Cliquer sur le bouton Supprimer pour supprimer un article de la liste

A savoir :

Attention, un devis, réservation ou commande client ne pourra être modifié (seule la zone informations complémentaires pourra l'être) après validation.

• Cliquer sur le bouton Valider .
• En caisse, s'il s'agit d'une réservation ou commande client, choisir "Acompte" ou "Arrhres" et saisir le % puis le paiement et valider le débit.

NB : Un devis ne donne pas lieu à paiement d'acompte ou arrhes, l'édition de devis apparaîtra à l'écran.

Ticket de caisse :

• Le ticket de caisse comporte le N° de la réservation :

Code de réservation : 1191233000002

Bons d'acomptes ou d'arrhes :

Edition du bon d'acompte ou d'arrhes :

Le programme édite le bon d'acompte ou d'arrhes qui comporte le N° de la réservation en dessous du code barre :

• Commande client : "Code de commande : 0282000012"
• Réservation : "Code réservation : 1110567000001"

Ventes > Bons pour gérer les bons d'arrhres et d'acompte générés.

• Le N° de la réservation, commande... correspondant au bon d'acompte ou d’arrhes figure également dans la liste des bons dans la colonne Numéro réservations/devis/commandes client

Stock : visualiser quantité réservée :

Vous pouvez visualiser la quantité réservée dans la fiche stock ou en caisse dans la recherche article.

• Dans l'onglet détails, l'information Commandes client en cours sera incrémentée du nombre d'articles réservés pour les réservations et commandes client (pas pour les devis) mais le stock ne sera pas mis à jour :

• Onglet Magasins et/ou critères : vous pouvez afficher "Stocks - réservations"
• Onglet Commandes client : liste les réservations, devis, commande client ainsi que les commandes client internet.

Comment vendre des articles réservés ou en commande client ?

Caisse > Résa/Devis/Cde (F5) .

• Affiche la liste des nouvelles réservations, commandes clients et devis ou avec reliquat de tous les clients et magasins (ou correspondant au filtre magasin utilisateur éventuel).
• Sélectionner la réservation ou la commande client et Sélectionner.
• NB : les devis apparaissent dans la liste mais un devis ne peut être sélectionné (il devra d'abord être transformé en commande client).
• Si le magasin de la réservation diffère de celui de la vente, le programme vous demande "Toutes les réservations, devis et commandes clients ne sont pas dans le magasin de vente. Voulez vous continuer ?"
• Si l'état de la commande = :
  • "Nouvelle commande" : tous les articles seront ajoutés
  • "Partiellement envoyée" : uniquement les articles non vendus sont ajoutés
• Le programme ajoute tous les articles en reliquat au prix de vente défini dans la réservation.
• Vous pouvez diminuer la quantité ou supprimer un article : les articles restants de la réservation pourront être vendus dans un autre débit.
• Vous pouvez ajouter une autre réservation ou commande du même client
• Régler le débit : cliquer sur l'éventuel acompte ou arrhes figurant dans la rubrique client puis compléter le règlement
• Valider le débit
• Si l'intégralité de la réservation/commande a été vendue, l'état de la commande/réservation passera en état "Traitée" , sinon en "Partiellement envoyée".
• Dans la fiche stock des articles vendus, la ligne Commande client en cours sera défalquée de la quantité vendue et le stock sera mis à jour.

Annuler un débit de création d'une réservation

A savoir :

L'annulation d'un débit de création d'une réservation n'annule pas la réservation automatiquement. Veuillez l'annuler via "Annulation".

Comment gérer les réservations ?

Lister les réservations

Permet de lister et de gérer les réservations, devis et commandes client et le contenu, de rechercher des réservations (client, déclinaison), de les créer, modifier, supprimer, éditer, annuler les reliquats (des réservations ou commandes clients).

Ventes > réservations. La liste comporte :

• Date de la réservation.
• Codes : affiche le code et un tag pour identifier le type de la réservation : . Le code est constitué de : Type sur 1 caractère (0 = Commande client internet, 1 = Réservation, 2 = Devis, 3 = Commande client), Année sur 2 caractères , Nur sur 4 caractères , Compteur numérique sur 6
• Etats :
  • "Nouvelle" : jamais vendue
  • "Partiellement envoyée" : partiellement vendue avec reliquats, seulement une partie des articles a été vendue en caisse.
  • "Annulée" : commande annulée par le biais du bouton "Annulations"
  • "Traitée" : entièrement traitée, tous les articles ont été vendus en caisse.
• Noms, Prénoms : noms et prénoms du client ayant effectué la réservation, commande client ou devis.
• Magasins de la réservation
• Date de validité : cette information est facultative et figure pour information mais n'est pas gérée en caisse lors de l'appel de la réservation, commande client : le programme ne signale pas une date de validité périmée.
• Tag : peut être renseigné en cas d'importation de réservation par référencier.

Liste du contenu de la réservation

• La liste du bas affiche la liste des articles de la réservation/devis/commande client sélectionnée en haut.
• Quantité : quantité restante de la réservation. Dans le cas d'un devis, la quantité =0.

Rechercher une déclinaison, un CB

La zone de recherche Rechercher par code : située en bas de la fenêtre sous la liste des articles, permet de filtrer les réservations correspondant à la recherche sur :

• La Déclinaison du modèle (sans tenir compte de la taille) : code EAN, code modèle, code référence
• Le Client : nom et prénom, code barre carte de fidélité
• En cas d’ambiguïté, le programme ouvre la fenêtre listant les modèles et/ou clients correspondants comme en caisse.
• Les autres éléments sont ignorés s'ils sont trouvés et sélectionnés.

Le programme filtre sur la déclinaison mais ignore la taille.
Si l’élément recherché ne fait partie d'aucune réservation, la liste des réservations est vide.

Filtrer sur le type : réservation, commande, devis

Il est possible de filtrer sur le type de commande.

• Cliquer sur Filtre / filtre personnalisé / Type de commandes clients et sélectionner réservation, commande client ou devis :
  

Modifier une réservation

A savoir :

Il n'est pas possible de modifier une réservation, une commande ou un devis.

• Si l'état="nouvelle commande", le bouton "Modifier" vous permet de modifier uniquement la zone "Informations complémentaires", les autres informations sont en affichage seulement (la liste d'articles n'est pas modifiable).
• Si l'état="partiellement envoyée" ou "traitée", vous ne pouvez pas modifier (bouton "Modifier" grisé).

Si vous souhaitez ajouter un article, créer une autre réservation ou commande client rattaché au même client. Concernant les devis, utiliser la fonctionnalité de copie décrite au paragraphe "Dupliquer un devis".

Transformer un devis en commande client

• Sélectionner un devis, Modifier > Action / Transformer le devis en commande client .

La fiche passe en mode création d'une commande client avec tous les éléments du devis précédent :

• Modifier si nécessaire les éléments de la commande client (articles ...) puis cliquer sur le bouton Valider .
• En caisse, saisir le type (Acompte ou Arrhes) et le %, le réglement et valider le débit
• Le ticket d'acompte édité sur l'imprimante comporte le code de la commande client.
• La commande client apparaît en état="nouvelle commande" et l'ancien devis reste toujours en état "nouvelle commande".
• La commande client peut être vendue en caisse.

Comment dupliquer un devis ?

• Sélectionner un devis, Modifier > Action > Refaire un devis avec la même base

• Modifier si nécessaire les éléments du nouveau devis : articles ... puis Valider (Attention, si vous modifiez le magasin et que les prix des articles dans le nouveau magasin diffèrent, les prix des articles de la liste ne seront pas mis à jour)

Supprimer une réservation

Permet de supprimer une réservation ou commande client traitée.

Comment annuler le reliquat d'une réservation ?

• Le bouton Annulation vous permet d'annuler une réservation ou les reliquats de la réservation.
• La commande comporte l'état "Annulée" :
• Dans la fiche stock la ligne Commande client en cours est défalquée des quantités en reliquat de réservation.

Editer une réservation

Edition  :

• Polaris imprime par défaut les bons de réservations, devis et commandes client sur imprimante A4 ou sur une imprimante ticket (avec ou sans drivers) si le paramètre Impression des bons de réservation sur imprimante ticket est coché.
• L'édition comporte la réservation initiale et pas le reliquat de la réservation.

Gérer les devis

Transformer un devis en commande client

• Sélectionner un devis, Modifier > Action / Transformer le devis en commande client .

La fiche passe en mode création d'une commande client avec tous les éléments du devis précédent :

• Modifier si nécessaire les éléments de la commande client (articles ...) puis cliquer sur le bouton Valider .
• En caisse, saisir le type (Acompte ou Arrhes) et le %, le réglement et valider le débit
• Le ticket d'acompte édité sur l'imprimante comporte le code de la commande client.
• La commande client apparaît en état="nouvelle commande" et l'ancien devis reste toujours en état "nouvelle commande".
• La commande client peut être vendue en caisse.

Comment dupliquer un devis ?

• Sélectionner un devis, Modifier > Action > Refaire un devis avec la même base

• Modifier si nécessaire les éléments du nouveau devis : articles ... puis Valider (Attention, si vous modifiez le magasin et que les prix des articles dans le nouveau magasin diffèrent, les prix des articles de la liste ne seront pas mis à jour)

Stock

• La réservation apparaît dans l'onglet "Commandes clients"

• Dans l'onglet "détails", l'information "Commandes client en cours" sera incrémentée du nombre d'articles réservés pour les réservations et commandes client mais pas pour les devis :

Droits utilisateur

Rubrique "Consultation des données"

Rubrique "Consultation des données"	Description
Consultation des réservations, devis ou commande client	Ce droit restreint la consultation des réservations, devis ou commande client. Disponible dans le menu : [Ventes] [Réservations/Devis/Commandes clients] [Boutons "Confirmer", "Edition"]

Rubrique "Paramétrage de la base"

Droits de la rubrique "Paramétrage de la base"	Description
Ajout, modification, suppression des réservations, devis ou commande client	Ce droit restreint la création, modification, suppression et annulation des réservations, devis ou commande client. Disponible dans le menu : [Ventes] [Réservations/Devis/Commandes clients] [Boutons : "Créer", "Modifier", "Supprimer", "Annulations"]

Paramètres

Impression des bons de réservation sur imprimante ticket :

• Système > Paramétrages> Paramétrage du matériel > Imprimante ticket
• Cocher Impression des bons de réservation sur imprimante ticket

Accès au module

• ou Caisse > Résa/Devis/Cde (F5) .
  • Seules les réservations nouvelles ou en reliquat apparaissent (pas les traitées et les annulées).
• Ventes > Réservations, devis, commandes clients : permet de visualiser et gérer les réservations, devis et commandes clients.

ANCIENNE DOC

Ancienne doc

Liste des réservations

Accès au module

Le module est accessible via le menu Ventes / Réservations/devis/commandes clients.

Liste des réservations, commandes et devis

Cette fenêtre permet de visualiser et gérer les réservations, devis et commandes clients.

La liste comporte les informations suivantes:

• Codes : tag visuel du type suivi du code unique (cf paragraphe "Codes" ci-dessous)
• "Dates" : date de création
• "Etats" :
  • Nouvelle commande : crée mais pas vendue
  • Traitée : entièrement traitée, tous les articles ont été vendus en caisse.
  • Partiellement envoyée : seulement une partie des articles a été vendue en caisse.
  • Annulée : commande annulée par le biais du bouton "Annulations"
• "Noms", "Prénoms" : noms et prénoms du client ayant effectué la réservation, commande client ou devis.
• "Magasins" de la réservation
• "Date de validité" : cette information est facultative et figure pour information mais n'est pas gérée en caisse lors de l'appel de la réservation,commande client : le programme ne signale pas une date de validité périmée.
• "Tag"

Codes

Un tag de couleur situé dans la colonne "Code" vous permet de distinguer les réservations, commandes et devis :

Le code est constitué de :

• Type sur 1 caractère :
  • 0 = Commande client internet
  • 1 = Réservation
  • 2 = Devis
  • 3 = Commande client
• Année sur 2 caractères
• Nur sur 4 caractères
• Compteur numérique sur 6

Les anciennes réservations et commandes client internet conserveront leur ancienne codification "282-000034" par exemple car ce N° figure également sur les anciens bons d'acomptes ou d"arrhes édités (et dans la liste des bons) pour les réservations par exemple.

Filtre sur type de commande

Il est possible de filtrer sur le type de commande.

Cliquer sur Filtre / filtre personnalisé / Type de commandes clients et sélectionner réservation, commande client ou devis :

Créer une réservation, commande client ou devis en caisse

En caisse, cliquer sur le bouton Résa/Devis/Cde puis le bouton Créer .

Renseigner :

• Sélectionner le Type (*) Réservation/Commande Client/Devis :
• Saisir le client (*) (obligatoire). Il est renseigné automatiquement si un client a été saisi en caisse.
• Date de validité : cocher devant pour saisir la date. Celle ci est facultative et figure à titre d'information, c'est à dire que le programme ne signale pas une date de validité périmée ou ne bloque pas lors de l'achat des articles d'une réservation ou d'une commande client.
• Magasin (*) : renseigné automatiquement si crée depuis la caisse
• Informations complémentaires : commentaire facultatif

Liste des Articles réservés (*) :

• Ajouter les articles de la réservation en cliquant sur le bouton Ajouter pour accéder à la liste des articles ou en beepant les articles ou en saisissant le modèle dans la zone "Code article"
• Vous pouvez modifier :
  • la quantité
  • le prix de vente : il s'agit du prix de vente qui sera appliqué lors de le vente de la réservation ou commande client.
  • la date prévisionnelle : si elle diffère en fonction des articles (facultative)
• Cliquer sur le bouton Supprimer pour supprimer un article de la liste

A savoir :

Attention, un devis, réservation ou commande client ne pourra être modifiée (seule la zone informations complémentaires pourra l'être) après validation.

• Cliquer sur le bouton Valider .

S'il s'agit d'une réservation ou commande client, choisir Acompte ou Arrhres et saisir le % puis le paiement et valider le débit.

NB : Un devis ne donne pas lieu à paiement d'acompte ou arrhes, l'édition de devis apparaîtra à l'écran.

L'édition du bon d'acompte ou d'arrhes comporte le N° de la réservation en dessous du code barre :

• "Code de commande : 0282000012" pour une commande client
• "Code réservation : 1110567000001" pour une réservation

Le N° de la réservation, commande... correspondant au bon d'acompte ou d’arrhes figure également dans la liste des bons dans la colonne "Numéro réservations/devis/commandes client" (ventes / bons) :

Dans l'onglet "détails" de la fiche stock, l'information "Commandes client en cours" sera incrémentée du nombre d'articles réservés pour les réservations et commandes client (pas pour les devis) mais le stock ne sera pas mis à jour :

Vendre des articles réservés ou en commande client

Cliquer sur le bouton Résa/Devis/Cde puis sélectionner la réservation ou la commande client.

NB : les devis apparaissent dans la liste mais un devis ne peut être sélectionné (il devra d'abord être transformé en commande client).

• Si l'état de la commande = :
  • "Nouvelle commande" : tous les articles seront ajoutés
  • "Partiellement envoyée" : uniquement les articles non vendus sont ajoutés
• Vous pouvez modifier la quantité (diminuer) ou supprimer un article : les articles restants de la réservation pourront être vendus dans un autre débit
• Vous pouvez ajouter une autre réservation ou commande du même client
• Saisir le règlement puis valider le débit
• Si l'intégralité de la réservation/commande a été vendue, l'état de la commande/réservation passera en état "Traitée" , sinon en "Partiellement envoyée".
• Dans la fiche stock des articles vendus, la ligne "Commande client en cours" sera défalquée de la quantité réservée et vendue et le stock sera mis à jour.

Modifier

Il n'est pas possible de modifier une réservation, une commande ou un devis.

• Si l'état="nouvelle commande", le bouton "Modifier" vous permet de modifier uniquement la zone "Informations complémentaires", les autres informations sont en affichage seulement (la liste d'articles n'est pas modifiable).

• Si l'état="partiellement envoyée" ou "traitée", vous ne pouvez pas modifier (bouton "Modifier" grisé).

Si vous souhaitez ajouter un article, créer une autre réservation ou commande client rattaché au même client. Concernant les devis, utiliser la fonctionnalité de copie décrite au paragraphe "Dupliquer un devis".

Transformer un devis en commande client

Sélectionner un devis et cliquer sur Modifier . Vous pouvez modifier uniquement la zone "Informations complémentaires".

Cliquer sur le bouton Action / Transformer le devis en commande client .

La fiche passe en mode création d'une commande client avec tous les éléments de devis précédent :

• Modifier si nécessaire les éléments de la commande client (articles ...) puis cliquer sur le bouton Valider .
• En caisse, saisir le type (Acompte ou Arrhes) et le %, le réglement et valider le débit

• Le ticket d'acompte édité sur l'imprimante comporte le code de la commande client.
• La commande client apparaît en état="nouvelle commande" et l'ancien devis reste toujours en état "nouvelle commande".

Dupliquer un devis

• Sélectionner un devis et cliquer sur Modifier
• Cliquer sur Action

• Refaire un devis avec la même base
• Modifier si nécessaire les éléments du nouveau devis : articles ... puis Valider (Attention, si vous modifiez le magasin et que les prix des articles dans le nouveau magasin diffèrent, les prix des articles de la liste ne seront pas mis à jour)

Annuler

Le bouton Edition vous permet d'éditer une réservation.

La commande comporte l'état "Annulée" :

Dans la fiche stock la ligne "Commande client en cours" est défalquée des quantités en reliquat de réservation.

Editer

Le bouton Annulations vous permet d'annuler une réservation ou les reliquats de la réservation.

La commande comporte l'état "Annulée" :

Dans la fiche stock la ligne "Commande client en cours" est défalquée des quantités en reliquat de réservation.

Fiche Stock

• La réservation apparait dans l'onglet "Commandes clients"

• Dans l'onglet "détails", l'information "Commandes client en cours" sera incrémentée du nombre d'articles réservés pour les réservations et commandes client (pas pour les devis) :