NF14242 — Commande fournisseur

Voir la carte de la fonctionnalité : A classer

Plusieurs fois par an, vous préparez vos commandes pour les saisons suivantes. Le carnet de commande est stocké et peut être comparé aux anciennes commandes des collections antérieures.

Des commandes peuvent être passées en cours de saison pour un ré achalandage, c'est une commande de réassort.

A savoir :

Page en cours de rédaction. Merci de votre compréhension ...

Accès au module

• Accès rapide (raccourci)
• Menu Stocks > Commandes > saisie des commandes
• Fiche stock : Analyses > Fiche stock > Sélectionner "Saisie des commandes > Clic sur "+"

Liste des commandes

La liste du haut affiche les commandes déjà passées pour la collection et dans la fenêtre basse le contenu modèle par modèle de la commande sélectionnée dans la fenêtre haute. La liste des commandes présente :

• Collection
• Tag commande :
  • Bons terminés : validé. La quantité commandée est incrémentée dans le stock. La modification d'un bon validé n'autorise pas l'ajout de ligne et l'augmentation de la quantité commandée.
  • Bons clôturés automatiquement à la date de validité : en cas de date de commande ultérieure. Le bon sera validé automatiquement le jour de date de la commande.
  • Brouillons : en cours de saisie et peut être modifié. La quantité commandée n'est pas mise à jour dans le stock.
  • Bons indisponibles pour le moment : en attente de réplication
• Date de commande
• N° de commande attribué automatiquement par POLARIS
• Magasins
• Type de commande :
• Fournisseur, Libellé
• Quantité : commandée, annulée, reçue totale, restante
• Montant au PAHT des commandés, reçus, restants à livrer et au PVHT et PVTTC
• Seconde monnaie : si paramétré dans le fichier magasin
• Tag : peut être renseigné en cas d'importation de commande par référencier.

Toutes les collections :

• • pour filtrer sur une collection. Affiche par défaut, la collection en cours.
  • pour afficher toutes les collections , cocher sur la case.

Créer un bon de commande

Créer

• Collection (*) est grisée et =Collection filtrée ou saisir la collection si "Toutes les collections" est coché.
• Type de commande (*) :
  • SCD commande de saison
  • RCD commande de réassort
• Fournisseur (*)
• Date de la commande (*)
• Libellé : une information pour un tri poussé, ex : thème de rayon, évènement etc
• Utiliser une monnaie secondaire: utilisation d'une monnaie secondaire, pour les frontaliers par exemple : en suisse afficher l'euro et inversement.
• Coefficient sur prix d'achat : pour calcul automatique du PAHT.
  • Par exemple, Coef=1.20 pour une majoration de 20% du prix d'achat (frais d'octroi de mer, frais de port ...) et Coef=0.90 pour une remise de 10% sur le prix d'achat octroyé par le fournisseur.
  • La calculette vous permet de calculer automatiquement le coefficient à partir du montant total et des différents fais et remises :

.

• Saisir le prix d'achat en plus du PCF prix d'achat fournisseur :
  • si coché, vous pouvez saisir le PAHT mais pas la quantité gratuite.
  • si décoché, vous pouvez la quantité gratuite mais pas le PAHT qui sera calculé automatiquement.
• Calcule le PV sur le coefficient brut : même si le prix d'achat peut varier le prix de vente pour ce modèle sera gelé. Pour un réassort en cours de saison majoré ou minoré sur le prix d'achat.
• Magasins :
  • cocher les magasins
  • ou saisir le début du nom du magasin dans "Rechercher" pour se positionner sur le magasin concerné
  • ou sélectionner tous les magasins d'une société en cochant une société via la flèche située dans l'entête de la colonne "magasins".

Saisie des modèles

Code modèle

Recherche d'un modèle existant

Vous pouvez rechercher le modèle parmi les modèles existants des marques rattachées au fournisseur de la commande via la :

• Code modèle
  • Saisie assistée : l'aide intuitive se déclenche à chaque lettre tapée pour suggérer les modèles existants ou les modèles déjà renseignés
  • ? : sélection du modèle dans la liste
  • Flèches < et > : défilement des modèles précédents ou suivants (classement alphabétique)
• Bouton Filtres : pour filtrer sur certains critères (collection ..) pour limiter la recherche. L'état du bouton indique un filtre actif .
• Bouton  : affiche la fiche stock des modèles des marques du fournisseur (sans appliquer le filtre du bouton "Filtres).
• Code barres : beeper le code barres du modèle recherché.

Nouveau modèle

• Saisir le Code modèle.
• Vous pouvez désactiver la saisie assistée via la touche F2 qui passe en fonds vert.

Informations sur le modèle

• Créer un nouveau modèle : pour le cas ou vous trouveriez le même modèle existant dans la base de donnée, sous le même nom de modèle, vous recréez un nouveau modèle avec le même nom, mais avec des attributs différents.
• Mêmes paramètres : affiche les mêmes paramètres que le modèle précédant

L'affichage et la saisie des informations du modèle dépend des paramètres du modèle (catégories, niveaux...) et de "Saisie automatique des étiquettes, grille de tailles et TVA". Les différentes informations peuvent être saisies via la saisie assistée ou sélectionnées via le ? :

• Marque (*) : en cas de fournisseur multi-marques.
• Libellé du modèle : complément d'information au modèle, exemple le code de fabrication chez le fournisseur.
• Catégories 1 à 4 : jusqu'à 4 catégories gérées suivant paramètre. (Accès par base de travail/classifications/catégories)
• Code RFS (*) : sélectionner une famille de produit (RFS pour Rayon, Famille et Sous famille) (accès par base de travail/classification/sous famille). La sélection de la RFS affiche la grille taille, la TVA et le format d'étiquettes par défaut de la RFS.
• Code TVA (*)
• Grille de tailles (*) : (Accès par base de travail/classifications/grille de tailles.)
• Code étiquette (*) : format d'étiquettes.
• Zonage : zonage du modèle.

Critères liés au modèle

Une fois un modèle créé, vous avez accès aux critères matière, couleur, profondeur de bonnet (lingerie), longueur de jambe (jeanneur), hauteur de talon (chausseur) etc.

• Mêmes critères :
• Photo : pour afficher ou pas la photo du critère
• Bouton Créer : pour créer un nouveau critère
• Bouton Supprimer : pour supprimer un critère existant. Supprimer ne fonctionnera pas pour un critère sur lequel vous avez toujours du stock.

Liste des critères

Le contenu et la saisie (niveaux, libellés critère) de la liste dépend des paramètres des niveaux (couleur, matière ...) et libellés critères.

• Libellé critères
• Niveaux 1 à 4 :
  • Saisie assistée
  • ou recherche dans la liste via le?
  • ou F2 pour désactiver la saisie assistée pour créer nouveau critère
  • ou sélectionner une grille de niveau (si vous utilisez fréquemment une liste de coloris) en cliquant sur la flèche située dans l'entête de la colonne pour ajouter la liste des critères. Cliquer sur Sélectionner une autre grille pour créer une nouvelle grille de niveaux.
• Saison : été, hiver, permanent ...
• Prix différent par taille : le cocher si le critère présente des prix différents par taille à saisir dans l'onglet "Prix avancés". Modifiable uniquement en création de déclinaison pas pour un critère existant.
• Première et dernière réception : affiche les dates de 1ière et dernière date de réception
• Première et dernière vente : affiche les dates de 1ière et dernière date de vente
• Zonage : Zonage du critère
• Diaporama photos : Si l'option Photo est cochée, vous pouvez ajouter des photos dans le diaporama des photos par drag et drop ou via le menu contextuel accessible avec le bouton droit de la souris.
  • option du menu contextuel Photo identique pour tous les critères : si décochée, les photos sont affectés au critère sélectionné dans la liste sinon au modèle.

Onglet "Quantités"

• Tous les critères : cochée par défaut en création pour afficher tous les critères. En modification d'une ligne, décochée pour afficher que le critère sélectionné.
• Tous les magasins : le décocher pour filtrer sur un magasin.
• Onglets de visualisation avec un classement différent des données : "Par critères/magasin" ou " par magasins/critère"

Saisie des prix :

• P.C.F.H.T : Prix Catalogue Fournisseur Hors Taxes.
• P.A.H.T : Prix d'Achat Hors taxes = PCFHT * Coefficient (=1 ou <1 (remise) ou >1 (frais de port, douane ...). Il est en saisie si l'option "Saisir le PA en plus du PCF" a été cochée à la création de la commande.
• Nb : le "P.C.F.H.T" et le "P.A.H.T" ne figurent pas dans le cas d'un fournisseur "affilié" pour lequel n'est saisi que le prix de vente.
• P.V Boutique : Prix de Vente TTC en général sauf si option de saisie du PVHT (Canada par exemple).

Saisie des quantités :

• la saisie des quantités directement dans la fenêtre, taille par taille.

• pour trouver les automates de saisie vous pouvez vous aider en cliquant sur le bouton droit de la saisie. Les quantités de la première ligne sont reproduite sur toutes les couleurs de ce modèle dans tous les magasins, seulement cette couleur et dans tous les magasins, toutes les couleurs dans tous les magasins et enfin dans toutes les zones renseignées en quantité.

• pour changer les prix d'achat ou prix de vente, vous accédez directement au champ en cliquant dans la case.le prix de vente est calculé directement par le la multiplication du prix d'achat par le coefficient, vous pouvez revenir sur chaque champs pour affiner votre prix de vente.

• le clique droit de la souris vous propose de rentrer automatiquement le premier PCF (prix catalogue fournisseur=prix d'achat) sur les autres critères : dans tous les magasins, sur tous les critères du magasin de livraison, uniquement ce critère et dans tous les magasins, ou enfin dans toutes les cases PCF existantes pour ce modèle.

Affichage lignes d'informations

Vous pouvez afficher des lignes d'informations supplémentaires via Bouton droit > Affichage :

• Des Commandes
• Des commandes client : quantité commande client et réservée (ligne "Commandes client en cours" de l'onglet "Détails" de la fiche stock)
• Des ventes : quantité vendue
• Du stock : quantité stock (sans tenir compte des quantités réservées

Disponible depuis la version 8.1

 :

• Totalisation générale de tous les magasins :
  • N'est affichée que si au moins une information ci-dessus est cochée
  • Affiche une ligne de totalisation pour chaque information cochée et par critère pour tous les magasins (quelque soit la monnaie y compris ceux en quarantaine) et même s'ils ne sont pas sélectionnés dans le bon.

Onglet "Prix avancés"

Cet onglet sert surtout à la saisie des prix différents par tailles suivant les quantités qui ont été saisis dans l'onglet quantité

• multiplicateur usité avec ce fournisseur, modifiable dans ce champ pour ce bon de commande
• bouton "unique" même si les prix d'achat sont différent à chaque taille le prix de vente lui est unique.
• bouton "progressif" prix d'achat différent implique prix de vente différent par taille
• "force le prix d'achat moyen pondéré a être égale au prix d'achat" pour écraser la pondération antérieure du PA et repartir sur un nouveau PAMP.
• "appliquer les "gratuits" à tous les magasins" les gratuits sont les cadeaux fournisseurs lors des livraisons. Ces rentrées de stocks à zéro sont assimilées à une remise et réparties sur l ensemble des magasins pour un prix de revient équilibré, exemple : 9 acheté à 10 euros et un offert = prix d'achat unitaire 9 euros pour chaque magasin.
• saisissez chaque prix d'achat dans les cases de cette fenêtre, pour vous déplacer utilisez la flèche directionnelle vers le bas pour passer d'une case à l'autre rapidement.

Onglet "Gencods"

Pour chaque taille du modèle vous pouvez rentrer le code barres du fournisseur. A l'aide de votre douchette c'est beaucoup plus rapide et peu de chance d'erreur.

Onglet "Arrondis"

La gestion des arrondis permet de favoriser des prix de vente plus accrocheur, supprimer les centimes et valoriser sa marge avec un calcul toujours au supérieur par exemple. chaque palier est conservé et modifiable.

• les arrondis des prix de vente se fabriquent par paliers suivant votre besoin: 30 50 60 etc
• type d'arrondi : aucun.au supérieur, au premier centime on attaque l'euro supérieur. Au plus proche 1.49 = 1 ET 1.51 = 2. A l'inférieur, 1.99 =1.
• tous les prix de vente termine par le même chiffre, je choisi le 9 donc 95 devient 99 au plus proche.
• 1.00 mon arrondi se travaille à l'euro, 0.1 mon prix de vente au 9 devient 0.9 et 0.01 l'arrondi se fait au centime.

Onglet "Générales"

• pour un réassort, visualisation des informations stockées (vente, stocks restant, informations prix)
• mêmes informations déclinées aux critères
• lien avec le plan d'achat, si vous avez scénarisé vos commandes, vous saurez ainsi si vous restez dans les clous de votre plan d'achat pour cette collection.

Edition des bons de commande

fenêtre de choix d'édition

• les filtres de sélections sont accessibles par l'onglet
• choix de la collection (liste fournies avec le ?)
• recherche de date à date

type de commande :

• éditer les bons sélectionnés
• édition des annulés sur la période
• édition des reçus
• édition des non reçu afin d'effectuer des relances auprès de mes fournisseurs.
• filtre sur la base des dates prévisionnelles de réception.

Option d'édition :

fonctionnement par coche

Lancer l'édition

• "programmer" vous renvoi sur l'utilitaire d'automatisation des taches (voir chapitre sur cette fonctionnalité)
• éditer lance l'édition du ou des bons de commandes.

Édition des étiquettes

Lors de la saisie du bon de commande vous avez un bouton d'accès directe à l'édition des étiquettes qui ne vous fera pas transiter par cette fenêtre.

Vous pouvez éditer des étiquettes codes barres sur la base d'un bon de commande mais cela n'est pas très cohérent car vous ne savez pas si elle sera livrée complète. Nous vous suggérons de pratiquer l'édition des étiquettes article que sur la base du bon de livraison.

• accès des filtres par onglet
• choix de la collection (fenêtre avec le ?)
• "plages à éditer" choix sur plusieurs bons de commandes
• édition sélective à la ligne (organisation ou bourrage d'impression)
• filtrer les modèles par type d'étiquette (renseigné au moment de la saisie)
• choix d'un type d'étiquette (fenêtre de choix avec ?)
• "étiquette intercalaire" avant chaque ligne pour un modèle une étiquette est utilisée avec comme information le numéro de la commande et le numéro de la ligne dans la commande.
• "pas de second prix sur l'étiquette" par défaut pour les pays frontalier affichant la monnaie du voisin pour information cette option supprime la seconde monnaie à l'édition de ces étiquettes.
• "intervertir les monnaies" la monnaie principale prend la place de la monnaie secondaire sur l'étiquette et inversement.
• "ne pas éditer le code barres" c'est encore demandé pour ne pas faire trop technologie. Le code barres disparait de l'étiquette article. Cette option peut être utilisé si le gencode est apparent sur l article et renseigné dans la base. La vendeuse dans ce cas ne peut pas se tromper de code barres.
• "forcer la quantité à 1" pour n'éditer qu un code barres par taille. utilisé en cahier de vente à la caisse pour les modèles non étiquetés.
• l'édition sera triée suivant votre organisation d'étiquetage en magasin

Méthode pas à pas pour saisir une commande

appuyer sur cet icône des raccourcis pour rentrer directement dans la fenêtre ci-dessous :

En premier, vous regardez la collection pour vérifier qu'il s'agit bien de celle qui correspond à ce bon de commande. Vous pouvez déterminer dans système/paramétrage du logiciel/options de saisie par défaut/collection en cours la collection qui sera sélectionnée à chaque fois que vous ouvrirez cette fenêtre.

Cliquez sur Créer

• vérifier la collection
• choisissez entre commande de saison et commande de réassort suivant la situation
• choisissez ou créez le fournisseur (vous pouvez créer un nouveau fournisseur sans sortir de votre fenêtre de saisie, le rafraichissement avec le nouveau fournisseur se fera automatiquement)
• si la date proposée n'est pas la bonne vous pouvez la changer
• libellé (par exemple n° de commande chez le fournisseur)
• monnaie secondaire si affichage double monnaie
• 0.98 pour 2% de remise sur le prix d'achat
• choisissez le (ou les) magasin (s) de destination.
• Validez

Pour ce cas nous allons créer de nouveaux modèles. Pour des modèles existants ou des déclinaisons nouvelles vous pouvez vous servir du ? qui vous renvoie à tous les modèles existant chez ce fournisseur. Vous n'aurez plus qu'a renseigner les quantités nouvelles et surtout les prix si ceux si ont variés.

J'ai commandé un modèle "nosmoking" en 3 couleurs

en rentrant "nosmoking" les champs de saisie des informations modèles se sont débloquées.

• dans le libellé modèle : dans ce cas, c'est un code de fabrication trouvé sur le bon de commande
• rattachement à une sous famille : le ? donne la liste complète des sous famille créées base de travail/classification/sous famille. La grille de taille rattachée à cette sous famille est immédiatement accessible pour saisir les quantités par tailles commandées. Le taux de tva et le type d'étiquette sont également rattachés à la sous famille.

Pour rentrer les 3 couleurs de ce modèle :

dans l'ordre,

• création de la première couleur (+ matière ou autres critères s'ils existent)
• une fois la ligne créée, appuyez sur créer, POLARIS reproduit les même critères que la ligne précédente, cliquez sur couleur et changez pour indiquer la nouvelle couleur.
• reproduisez cette opération, pour créer chaque couleur.

Pour indiquer mes prix :

dans l'ordre,

• indiquer la date prévisionnelle de livraison
• cliquez sous PCF (prix catalogue fournisseur)sur la ligne de la couleur bleu et entrez votre prix d'achat.
• la ligne se remplie automatiquement, vous pouvez interagir sur le prix de vente et le coefficient changera ou sur le coefficient et le prix de vente changera.
• le prix d'achat dans la colonne après le multiplicateur change puisque j'avais mentionné une remise de 2% sur ce bon de commande.
• au fur et à mesure de ma saisie, je peux lire le montant de mon investissement dans la fenêtre "information diverses"

Validez ce modèle vous ramène a votre bon de commande. Si vous voulez rester dans la fenêtre de saisie pour compléter le bon de commande cliquez sur "rester en création" en bas de la fenêtre à gauche.

• cette visualisation de votre bon de commande vous indique le numéro de la commande et le contenue actuelle de celle ci.
• vous pouvez retourner en création de modèle pour compléter cette commande :Créer
• modifier les lignes déjà saisies : Modifier
• annuler une ligne

Validez : pour enregistrer votre commande

de cette fenêtre vous pouvez modifier :

• le bon de commande ou partie de celui-ci
• avec l'automate : annuler le bon, changer la collection, ou réattribuer à d'autres magasins.
• passer directement en réception de marchandise pour ce bon de commande

Éditer le bon de commande pour le comparer à celui du fournisseur et les étiquettes code barres si vous avez décidé de le faire à la commande (pas recommandé)

Automate de modification

Veuillez consulter les pages de documentation liées :

• Annulation d'un bon  : Commandes et réceptions : annuler un bon
• Annuler les reliquats de commande : Annuler les reliquats d'une commande fournisseur
• Changement de collection, de magasins ou type d'un bon : Changement de collection, de magasin ou type de commande fournisseur
• Cloner en brouillon : cloner en brouillon
• Changement des dates prévisionnelles : Commande : Changement des dates prévisionnelles
• Réception sur commande
• Réception sur commande et éclatement par transfert : Réception sur commande et éclatement par transfert".
• Eclatement de commandes par demande de transfert : Eclatement des commandes par préparation de transfert

Paramètres

• Element pour calculer le coefficient sur prix d'achat
• Les commandes ne doivent comporter qu'une seule fois le même critère ou modèle

Options générales

• Champs de classification, catégorisation et déclinaisons
• Edition des bons : tous les paramètres d'édition des bons
• Élément pour calculer le coefficient sur prix d'achats
• Gestion des articles et modeles
• Options de saisie par défaut :
  • Collection en cours
  • Utiliser le libellé critère
  • Utiliser le libellé modèle

Droits utilisateurs

Droits de la rubrique "Droits divers"

Description

Modification des photos des modèles

Ce droit restreint la possibilité d'ajouter des photos au modèle. Disponible dans le menu : [Analyses] [Fiche stock] ([Bouton "Modifier"] [Onglet "Photos"]) [Bouton droit sur la photo] : [Option "Supprimer la photo du diaporama" et"Supprimer toutes les photos du diaporama"] Disponible dans le menu : [Stock] [Commandes / Saisie de commandes] ou [Réceptions], [Créer] [Bouton droit sur la photo] : [Option "Supprimer la photo du diaporama" et"Supprimer toutes les photos du diaporama"]

Droits de la rubrique "Etiquettes et bons"	Description
Autorisation de gestion des préparations d'impressions	Ce droit restreint la génération et la réimpression des préparations d'impression. Disponible dans le menu [Stock] [ [Commandes] [Saisie des commandes] ou [Livraisons et ajustements] [Saisie de réceptions] ou [Transferts] [Transferts de marchandises] ] : [Bouton "Etiquettes"] [Boutons : "Préparer les étiquettes" et "Préparer les étiquettes avec d'autres options"] Disponible dans le menu [Stock] [ [Commandes] ou [Livraisons et ajustements] ou [Transferts] ] [Edition des étiquettes] : [Boutons : "Préparer les étiquettes" et "Préparer les étiquettes avec d'autres options"] Disponible dans le menu : [Utilitaires] [Préparations d'impression] [Bouton "Permettre la réimpression"]
Pouvoir sortir les bons de commandes	Ce droit restreint l'édition des bons de commande. Disponible dans le menu : [Stock] [Commandes] [Edition des bons] Disponible dans le menu : [Stock] [Commandes] [Saisie des commandes] [Bouton "Bons"]
Pouvoir sortir les étiquettes	Ce droit restreint l'édition et la génération des préparations d'impression des étiquettes. Disponible dans le menu [Stock] [[Commandes] [Saisie des commandes] ou [Livraisons et ajustements] [Saisie de réceptions] ou [Transferts] [Transferts de marchandises]] : [Bouton "Etiquettes"] Disponible dans le menu [Stock] [[Commandes] ou [Livraisons] ou [Transferts]] [Edition des étiquettes]

Droits de la rubrique "Mouvements"	Description
Création et modification des commandes	Ce droit restreint la création et modification des commandes. Disponible dans le menu : [Stock] [Commandes] [Saisie des commandes] [Boutons : "Créer" et "Modifier"]

Droits de la rubrique "Mouvements" / "Automates"

Description

Annulation, changement de collection... des commandes

Ce droit restreint l'annulation, l'annulation des reliquats, le changement de collection, magasins et type d'un bon, le clonage en brouillon, le changement des dates prévisionnelles... des commandes. Disponible dans le menu : [Stock] [Commandes] [Saisie des commandes] [Bouton "Automate de modification"] : [Annulation d'un bon], [Annuler les reliquats de commande], [Changement de collection, de magasins ou type d'un bon], [Cloner en brouillon] [Changement des dates prévisionnelles]

Droits de la rubrique "Mouvements" / "Mouvement de commandes"	Description
Création ou modification des commandes de réassort (rcd)	Ce droit restreint la création ou modification des commandes de réassort (rcd). Disponible dans le menu : [Stock] [Commandes] [Saisie des commandes] [Bouton "Créer"] [Type de commande : RCD = Commande de réassort]
Création ou modification des commandes de saison (scd)	Ce droit restreint la création ou modification des commandes de saison (scd). Disponible dans le menu : [Stock] [Commandes] [Saisie des commandes] [Bouton "Créer"][Type de commande : SCD = Commande de saison]