Manuel de caisse
Ouverture du programme
Depuis le bureau ou le menu démarrer de Windows, cliquer sur l’icône de Polaris pour lancer le programme
L’écran du choix de l’utilisateur apparaît :
Double-cliquer sur l’utilisateur généralement nommé « Caisse » puis entrer votre mot de passe (par défaut « caisse ») et cliquer sur le bouton Valider
Le programme apparaît sous forme d’une barre d’outils en haut de votre écran :
Débuter une journée de vente
Depuis la barre d’outils Polaris, cliquer sur l’icône
OU
Se rendre dans le menu Ventes
puis Vendre
OU
Se rendre dans le menu Ventes
puis Liste des ventes
puis bouton Créer
.
L'écran suivant apparait :
- La date du jour est proposée,
- A
Libellé de la journée de ventes
, vous pouvez saisir un commentaire (par exemple, le temps du jour) - Le fonds de caisse est calculé automatiquement d’après la "fin de journée" de la journée précédente. Il est possible de le modifier soit en indiquant le nombre de billets et pièces, soit en saisissant directement le montant total du fond de caisse après avoir coché la case.
Cliquer sur le bouton Valider
pour débuter la journée de vente et commencer à saisir des débits
Saisir un débit
Depuis la fenêtre de saisie des ventes :
- Vous êtes d'abord positionnés sur la zone
N° Débit
, appuyer sur la toucheTab
ouEntrée
pour passer à la zone suivante. - Puis zone
Caissier
, saisir le code caissier ou cliquer sur le bouton à votre nom du clavier de caisse puis valider. (Cliquer sur?
pour avoir la liste des caissiers crées). - Puis zone
Articles, règlements ...
, biper le(s) code(s) barre(s). Le total du ticket s'affiche au fur et à mesure en haut à droite. - Pour passer au paiement, cliquer sur le bouton du mode de règlement du clavier de caisse en bas de l'écran. Le mode de règlement choisit s'affiche alors dans le tableau des règlements OU cliquez sur le bouton
Rech. R.
(Recherche Règlement) et sélectionner le mode de règlement voulu. Valider le montant réglé avec la toucheEntrée
ouTab
de votre clavier. - Lorsque le montant total à été réglé, le curseur remonte dans la zone
Articles, règlements ...
avec la mentionFT (fin de transaction)
, appuyer de nouveau surEntrée
. Le ticket sort et le curseur revient sur la zoneN° Débit
prêt à démarrer un nouveau ticket.
Encaisser plusieurs types de règlements
- Choisir un premier mode de règlement (par exemple Espèces)
- Modifier le montant affiché et indiquez le montant réglé puis valider.
- Le reste à payer s'affiche en haut à droite de l'écran. Le curseur se repositionne sur la zone
Articles, règlements ...
. - Cliquer alors sur un autre mode de paiement, (ex Chèque) le reste à payer s'affiche en face automatiquement, valider le montant restant à payer puis valider
- Lorsque le total dû a été réglé, la mention « FT » (Fin de ticket) apparaît face à la zone
Articles, règlements ...
. - Valider pour finaliser la vente.
Règlement avec chèque à encaissement différé
Après avoir bipé les articles :
- Choisir un premier mode de paiement
Chèque
Le montant total s'affiche. Modifier et indiquer le montant réglé puis valider. Le reste a payer s'affiche en haut à droite de l'écran. - Cliquer sur le second mode de paiement,
Chèque différé
, dans la colonneDonnées règlement
, saisir la date de remise prévue (il suffit de saisir jjmm, l'année en cours se mettra automatiquement). Valider ou modifier le montant réglé puis valider le montant. - Si nécessaire, vous pouvez cliquer de nouveau sur
Chèque différé
pour un troisième chèque ... - Lorsque le total dû a été réglé, la mention « FT » (Fin de ticket) apparaît face à la zone
Articles, règlements ...
- Valider pour finaliser la vente.
- Choisir un premier mode de paiement
Soldes, Promotion, Remises, Modifications de prix
Solder un article
Biper le code barre de l'article puis dans le tableau, cliquer dans la colonne %
, indiquer le pourcentage de soldes puis valider ou corriger le prix soldé dans la zone Prix total
.
OU
Depuis la zone Articles, règlements ...
:
- Appuyer sur la lettre S (ne pas faire
Entrée
). - Biper le code barre derrière le S.
- Le curseur se positionne dans la colonne
%
. - Saisir un pourcentage de solde ou saisir directement le prix de vente soldé dans la zone
Prix total
.
Appliquer une remise sur la totalité du ticket
Après avoir bipé les articles :
- Depuis le clavier de caisse cliquer sur le bouton
Remise T.
OU taper RE puis valider. - La ligne
RE-Remise caisse
apparaît alors dans le tableau des règlements. - Indiquer le pourcentage de remise ou saisir directement le montant de la remise puis valider.
- Le reste à payer s'affiche en haut à droite.
- Sélectionner le mode de règlement utilisé par le client pour finaliser la vente.
Changer le Prix de vente d'un article (avec solde/promo comptée)
La modification de prix est en général (ou peut être) protégée par un mot de passe (de l’administrateur).
- Biper le code barre de l'article.
- Dans le tableau, cliquer sur la zone
Prix total
et modifier le prix de vente. - Dans la zone
Statut
, choisir le type de remise (Solde, Promotion ou Remise article). - Revenir à la zone
Articles, règlements ...
et poursuivre la saisie du ticket.
Fichier client
Création du client
Pendant une vente
Depuis la zone Articles, règlements ...
:
- Cliquer sur le bouton
Création C.
(Création Client). - Indiquer les informations du client : nom, prénom, adresse ...(Le nom, le code postal et la ville sont obligatoire pour valider la création de la fiche cliente).
- Valider pour créer la fiche.
Affecter un client à la vente
Depuis la zone Articles, règlements ...
, 3 méthodes possible :
- Cliquer sur le bouton
Rech. C.
(Recherche Client), saisir le nom du client puisTab
pour valider la recherche ; enfin boutonSélectionner
pour l'affecter à la vente. - Vous pouvez aussi directement saisir le nom et le prénom du client dans la zone
Articles, règlements ...
puis valider avec les touchesTab
ouEntrée
. - Si le client a une carte de fidélité avec code barre, et que vous disposez d’une « interface spécifique carte fidélité » ou bien que vous avez bipé le code barre fidélité dans la fiche client afin de faire le lien.... alors vous pouvez biper le code barre de la carte directement dans la zone « Articles, règlements ... »…et le nom du client sera retrouvé, affiché et affecté au débit en cours.
Modification des informations du client
Pendant la vente
- Appeler le client souhaité par une des trois méthodes ci-dessus
- Cliquer sur bouton
Modif. C.
(Modification client) - Vous accédez à la fiche client.
- Vous pouvez modifier les informations relatives à votre client.
Affecter un code-barres à une carte de fidélité
- Créer le client
- Revenir en modification sur la fiche du client, puis aller dans l’onglet
Carte
. - Se positionner sur la ligne de la carte de fidélité.
- Cliquer sur le bouton
Modifier
. - Un code barres attribué par défaut par Polaris apparait, que vous pouvez soit
Créer
ou bienModifier
(si vous n’éditez pas les codes-barres fidélité avec Polaris). - Biper le code barre dans la zone
Code barres
. - Valider.
Lorsque le client reviendra, il suffira de biper le code barre de sa carte fidélité dans la zone Articles, règlements ...
.
Retour ou échange d’article – Émission d’avoir
Retour Article
- Indiquer le nom du client.
- Biper l'article retourné.
- Cliquer dans la colonne Quantité et taper -1.
- Valider la ligne jusqu’à faire revenir le curseur dans la zone
Articles, règlements ...
.
OU
Depuis le clavier de caisse :
- Cliquer sur la touche « Échange » ou « Retour »,
- La mention R apparaît dans la zone
Articles, règlements ...
, - Bipez à la suite l’article retourné.
OU
- Dans la zone
Articles, règlements ...
taper la lettre R. - Bipez à la suite l’article retourné.
- La quantité se met à -1 automatiquement pour indiquer le retour.
Le Total affiché est négatif, 3 possibilités ensuite : Émission d'Avoir, Échange d'article ou Remboursement.
Émission d'Avoir
- Cliquer sur le bouton
E Avoir
(Émission Avoir) OU parRech. R.
(Recherche règlement) sélectionner la ligne « EA émission d’avoir » OU dans la zoneArticles, règlements ...
taper EA et valider. - Une ligne
EA émission d’avoir
apparait, saisir le montant de l'avoir. - La mention « FT » (Fin de ticket) apparait
- Valider avec la touche
Entrée
ouTab
de votre clavier - Le ticket d’avoir s’édite avec un code barres.
Échange d’article
Après avoir saisi le retour article
- Biper les articles vendus pour échange.
- Si le total est négatif, cliquer sur le bouton
E avoir
(Émission Avoir). - Si le total est positif (échange contre plus cher), cliquer sur le mode de règlement utilisé par le client pour régler le reste à payer.
- Si le total est zéro (échange pour le même prix), la mention « FT » (Fin de ticket) apparait automatiquement dans la zone
Articles, règlements ...
, valider pour finaliser la vente.
Remboursement
Après avoir saisi le retour article, cliquer sur le mode de paiement utilisé pour rembourser le client.
Paiement avec un ticket d’avoir
L’avoir a été émis par Polaris
Depuis la zone Articles, règlements ...
:
- Biper le code barres du ticket d'avoir (ou taper les chiffres indiqués sous le code barres puis valider). Le client de l'avoir est retrouvé et s'affiche automatiquement. Le règlement
RA Retour Avoir
apparait avec le numéro et le montant de l'avoir. - Biper les articles achetés par le client si ce n'est pas déjà fait.
- Le reste à payer s'affiche en haut à droite.
- Indiquer le mode de règlement utilisé par le client pour finaliser la vente (ou si le montant est négatif, réémettre un avoir).
- Rechercher l’avoir en question, et noter le numéro du code barres correspondant.
- Fermer et retourner à la caisse.
- Depuis la zone
Articles, règlements ...
, saisir les 13 chiffres du code barres et valider, l’avoir va être retrouvé. Le règlementRA Retour Avoir
s'inscrira automatiquement avec le numéro et le montant de l'avoir.
L’avoir n’a pas été émis par Polaris
- Biper les articles achetés par le client.
- Cliquer sur le mode de règlement
R avoir
OU cliquerRech. R.
(Recherche règlement) et sélectionner le règlementRA Retour avoir
OU taper RA dans la zoneArticles, règlements ...
etValider
. - Indiquez le montant de l’avoir et
Valider
. - Le reste dû s’affiche en haut à droite.
Supprimer une ligne du ticket (en cours)
Vous avez démarré un ticket et vous souhaitez supprimer une ligne de vente article ou bien une ligne de règlement.
Sélectionner avec la souris la ligne à supprimer.
3 solutions possibles pour supprimer la ligne :
- Si le clavier affiché en bas de l'écran dispose des touches
Suppr Article
etSuppr Règlement
, utiliser l’une des deux selon la ligne à supprimer.
- Ou bien
clic droit
avec la souris sur la ligne d’article a supprimer, puis dans le menu qui apparait, choisirSuppression du détail vente
ou bien appuyer surCtrl + S
- Ou bien
clic droit
avec la souris sur la ligne de règlement à supprimer, puis dans le menu qui apparait, choisirSuppression du mode de règlement sélectionné
ou bien appuyer surCtrl + N
.
Annulation débit (ticket en cours)
- Cliquer sur le bouton
Annul.
- Il vous pose la question "Voulez-vous réellement annuler le débit?"
- Cliquer sur
OUI
.
Rééditer un ticket/facture/ticket cadeau
Vous venez de valider un ticket, le ticket normal vient de s'éditer.
Si le curseur n’est pas positionné sur « No débit » (car validation automatique du no débit est cochée) : vous devez d’abord décocher cette zone à gauche de No débit
, puis saisir un caissier, puis cliquer sur annulation débit
. Le curseur est maintenant positionné sur No débit
.
Cliquer sur le bouton Ticket
pour accéder au utilitaire de caisse puis sur ?
pour faire apparaitre la liste des tickets du jour.
Sélectionner le ticket pour lequel vous voulez éditer une facture ou un ticket.
Choisir alors le type d'édition souhaité (1-Ticket, 2- Facture A4, 5-Ticket sans prix).
Puis cliquer sur Valider
pour imprimer le ticket ou la facture.
Mettre un ticket en attente/ le compléter
Mettre un ticket en attente
- Débuter un ticket
- Cliquer sur le bouton
Attente
OU la toucheF9
de votre clavier pour le mettre en attente et débuter un nouveau ticket
Retrouver un ticket en attente et le compléter
- Depuis la zone
N° débit
cliquer sur le bouton?
. - Sélectionner le ticket a compléter (le numéro de débit des tickets en attente commence systématiquement par 0).
- Cliquer sur le bouton
Sélectionner
. - Compléter le ticket.
Vendre un bon cadeau/ Paiement avec bon cadeau
Vendre un Bon d’achat
- Biper les codes barres (s'il y a lieu de vendre aussi des articles avec), puis depuis le clavier de caisse, cliquer sur
Bon d’achat
OU boutonRech. R.
(Recherche règlements) et choisirEB émission bon d'achat
OU saisir le code règlementEB
etvalider
. - Saisir le montant du bon d’achat et valider.
- Le montant s'ajoute au
Total dû
. - Sélectionner le mode de paiement pour finaliser la vente.
Paiement avec un Bon d’achat
Depuis la zone Articles, règlements ...
- Biper le code barres du bon d’achat (ou taper les chiffres indiqués sous le code barres puis valider).
- Le règlement
RB Retour Bon d'achat
s'inscrit automatiquement avec le montant du bon. - Biper les articles achetés par le client si ce n'est déjà fait, le reste à payer s'affiche.
- Indiquer le mode de règlement utilisé par le client pour finaliser la vente.
Effectuer une réservation, un devis ou commande client
- Commencer la saisie d'une vente (Valider le N°Débit et le Caissier)
- Rechercher le client pour qui vous voulez effectuer une réservation par le bouton
Rech. C.
- Ensuite cliquer sur le bouton
Résa/Devis/Cde
L'écran de réservations s'affiche :
Cliquer sur le bouton Créer
pour démarrer la saisie d'une réservation, d'un devis ou d'une commande
- Depuis la liste déroulante, choisir le type de création : Réservation (par défaut), devis ou commande client
- Définir ou non une date de validité en cochant la case
- Biper les articles dans la zone Code article ou cliquer sur le bouton
Ajouter
pour rechercher manuellement et sélectionner des articles à réserver - Choisir le mode de versement Acompte (versement d'une avance remboursable) ou Arrhes et saisir
le % du versement
- Vous revenez alors sur l'écran de la caisse avec le montant de l'avance versée (il est toujours possible de modifier le montant),
- Choisir le mode de règlement utiliser par le client pour régler ce montant.
- Valider le débit
Note : Si vous regardez votre liste des ventes, le montant du ticket est à 0
Rappeler une réservation, pour validation
Depuis la zone Articles, règlements ...
:
- Cliquer sur le bouton
Résa/Devis/Cde
. - Sélectionner la réservation du client.
- Une fois sur l'écran de caisse, dans le cadre client,
une ligne vous rappelle les arrhes versés
comme ci-dessous :[Fichier:RetourRéservation.png|sans_cadre|centré]] - Cliquer sur le code barres du bon d'arrhes, pour le déduire du montant du ticket.
- Choisir ensuite le mode de règlement que le client choisi pour régler la différence.
- Valider le montant pour finaliser la vente.
Si on contrôle les réservations la ligne n'y est plus.
Annuler une réservation
- Depuis la zone
Articles, règlements ...
cliquer sur le boutonRésa/Devis/Cde
. - L'écran des réservations s'affiche.
- Choisir celle que l'on veut annuler en cliquant dessus pour que la ligne passe en orange.
- Appuyer sur le bouton
Annulations
.
Encaisser des arrhes/ acomptes/ crédits
Encaisser des Arrhes
(versement d’une avance non remboursable, le produit n’est pas défalqué tant qu’il n’est pas intégralement réglé)
- Saisir d’abord le client.
- Depuis le clavier de caisse, cliquer sur la touche
E Arrhes
(si elle est paramétrée…) OU cliquer surRech. R.
(Recherche règlements) puis choisirER émission arrhes
OU saisir le code règlementER
etvalider
. - Saisir le montant des Arrhes versées et valider. ATTENTION : les articles concernés par la réservation d'arrhes ne sont pas bipés maintenant. Ils seront bipés lors du versement de la somme restante..
- Cliquer sur le mode de règlement utilisé par le client. La même somme en négatif s’inscrit.
- Valider la somme. Le ticket d’arrhes s’édite avec un code barres.
Retour Arrhes
(paiement du reste dû)
- Biper les articles à défalquer du stock.
- Biper ensuite le code barre du ticket d'arrhes.
- La ligne
RR Retour arrhes
s'affiche, le reste dû est affiché. - Cliquer sur le mode de règlement utiliser par le client pour le reste à payer et finaliser la vente.
Encaisser un Acompte
(versement d’une avance remboursable, le produit n’est pas défalqué tant qu’il n’est pas intégralement réglé):
- Indiquer d’abord le client.
- Depuis le clavier de caisse, cliquer sur la touche
E Acompte
(si elle est paramétrée…) OU cliquer surRech. R.
(Recherche règlements) puis choisirEP Émission Acompte
OU saisir le code règlementEP
etvalider
. - Saisir le montant de l’acompte versé et
valider
. ATTENTION : les articles concernés par l’acompte ne sont pas bipés maintenant. Ils seront bipés lors du versement de la somme restante. - Cliquer sur le mode de règlement utilisé par le client.
- La même somme en négatif s’inscrit,
valider
la somme. - Le ticket d’acompte s’édite avec un code barres.
Retour Acompte
(paiement du reste dû)
- Biper les articles à défalquer du stock.
- Biper le code barres du ticket d'acompte.
- La ligne
RP Retour acompte
s'affiche, le reste dû est affiché. - Cliquer sur le mode de règlement utilisé par le client pour le reste a payer et finaliser la vente.
Émission de Crédit
(versement d’une avance ou pas … non remboursable, le produit est défalqué immédiatement)
- Saisir d’abord le client.
- Biper les articles.
- Si le client règle une partie de son achat, cliquer sur le mode de règlement utilisé par le client et saisir le montant réglé.
- Sélectionner le règlement
EC Émission crédit
et valider la somme qui reste à payer pour finaliser la vente. - Un ticket de crédit s'imprime avec le nom du client et un code barres.
Retour Crédit
(paiement du crédit)
- Biper le code barre d’émission de crédit.
- La ligne
RR retour crédit
apparait avec le nom du client concerné et le montant à régler. - Indiquer le mode de règlement utiliser par le client.
- Valider la somme pour finaliser la vente.
Encaisser un article non étiqueté
- Sur votre clavier de caisse en bas d'écran, cliquer sur le bouton
Divers
ouAccessoire
ouVte divers
une ligne de vente, avec le codeRFS
(rayon, famille, sous famille) relié au bouton en question. - Saisir le prix de l’article.
Saisir les frais de caisse
Depuis la fenêtre de saisie des ventes :
- Cliquer sur
Frais de caisse
OU taper FC dans la zone « Articles, règlements ... ». - Renseigner le motif des frais de caisse dans la colonne
Données règlement
. - Saisir le montant et Valider.
- la ligne
ES Espèces
s'affiche automatiquement en dessous avec le montant des frais qui passe alors en négatif et Valider
Le montant des frais sera déduit des espèces de la caisse.
Le code barre ne se lis pas / article non trouvé
Vérifier si le faisceau de la douchette est allumé, vérifiez si les autres codes barres arrivent à être lus.
Si le code barre n'est pas accepté, essayez d'activer ou désactiver le verrouillage des majuscules sur votre clavier car certaines douchettes nécessitent que le clavier soit positionné en MAJUSCULES, d’autres en minuscules.
Si le code barre est abimé/arraché, essayez de saisir les 13 chiffres sous le code-barre dans la zone « Articles, règlements ... » et valider ou bien passer par le bouton R. Article
pour saisir la vente par le nom du modèle article.
Si le code barre est accepté, sans reconnaissance de l’article. Vérifier que vous ne vous êtes pas trompés de code barres. Si le fournisseur de ce code barre fourni un catalogue article, alors vous pouvez valider ce code barres et saisir le prix manuellement. Le ticket sera marqué en « erreur » et la mise à jour de la journée pourra être faite plus tard lorsque le code barre sera reconnu après importation du catalogue du fournisseur.
Si vous ne trouvez pas l'article, vous pouvez passer la vente en RFS« ventes divers », noter art-col-taille, et il faudra régulariser le stock plus tard.
Recherche article (F7) / Interrogation du stock
Consulter la page Ventes, Recherche article
Liste des modes de règlement
Code | Règlement | Notes |
---|---|---|
AT | Annulation de débit | |
CA | Chèque automatique | |
CC | Carte de crédit | |
CD | Chèque différé | |
CE | Carte de crédit en monnaie secondaire | |
CH | Chèque | |
CPP | Carte pré-payée | |
DA | Débit en attente | |
DE | Détaxe | |
EA | Émission avoir | Ce n'est pas un mode de paiement |
EB | Émission bon d'achat | Ce n'est pas un mode de paiement |
EC | Émission chèque cadeau | |
EE | Espèces en monnaie secondaire | |
EH | Émission chèque cadeau | |
EP | Émission acompte | Ce n'est pas un mode de paiement |
ER | Émission arrhes | Ce n'est pas un mode de paiement |
ES | Espèces | |
FC | Frais de caisse | Ce n'est pas un mode de paiement |
FT | Fin de transaction | |
HE | Chèque en en monnaie secondaire | |
RA | Retour avoir | |
RB | Retour bon d'achat | |
RC | Retour crédit | |
RE | Retour détaxe | |
RF | Remise fidélité | |
RG | Autre règlement | |
RH | Retour chèque cadeau | |
RPP | Recharge d'une carte pré-payée | |
RP | Retour acompte | Ce n'est pas un mode de paiement |
RR | Retour arrhes | Ce n'est pas un mode de paiement |
RU | Remise automatique | |
UE | Chèque différé en {0} |
Raccourcis de caisse
De nouveaux raccourcis caisse de modification du type solde, promotion et du % de solde d'une ligne de vente ont été crées :
*p + nombre (ex *p20) : passer la ligne détail sélectionnée en une promotion de 20% *s + nombre (ex *s20) : passer la ligne détail sélectionnée en une solde de 20% *d + nombre (ex *d20) : passer la ligne détail sélectionnée en défectueux de 20% *d : inverse l'état de défectueux *% + nombre (ex *%20) : change le pourcentage de solde ou de promotion *r + nombre (ex *d20) : passer la ligne détail sélectionnée en une remise de 20% (ATTENTION NON ACTIF pour le moment)
Le but de de pouvoir créer des touches tactile de modification.
*g[type règlement]:[montant decimal (,;.) : montant d'un réglement
- exemples :
- *gre:10 pour une remise de 10 euros
- *geh:10 ou geh:10,00 pour une émission de chèque cadeau de 10 euros
*g%:[pourcentage de remise] : % de remise
- *g%:10 pour une remise de 0%
Barre d'outils pendant la vente
Bandeau après sélection d'un caissier
Barre d'outils : 'Messagerie'
Barre d'outils : Sélecteur 'Type d'impression du ticket'
Un nouveau sélecteur 'Type d'impression' permet de sélectionner au début du débit le type d'impression souhaité :
- Aucune édition
- Ticket
- Facture : elle ne peut être éditée que si un client est sélectionné
- Ticket + Ticket cadeau
- Ticket + Ticket
Ce champ sera mémorisé à la prochaine ouverture de la caisse.
Ticket de caisse + Duplicata
En caisse, sélectionner Ticket + Ticket dans le nouveau sélecteur 'Type d'impression de ticket' avant de valider le débit..
- Le ticket de caisse s'éditera, puis les éventuels bons (bon cadeau, avoir ...) suivi de l'édition du double du ticket.
Ticket cadeau
En caisse, sélectionner Ticket + Ticket cadeau dans le nouveau sélecteur 'Type d'impression de ticket' avant de valider le débit..
- Le ticket de caisse s'éditera, puis les éventuels bons (bon cadeau, avoir ...) suivi de l'édition du ticket cadeau sans mention du prix.
Barre d'outils : 'Recherche client'
Barre d'outils : 'Recherche article'
Barre d'outils : 'Ticket'
Barre d'outils : 'Stat'
Cette icône permet de lancer les 'Stats et utilitaires' de la liste des ventes associée à la touche de raccourci Ctrl + F8.
Barre d'outils : 'Fin de journée'
Barre d'outils : 'Remise en banque'
Un nouveau bouton R.En banque ayant le raccourci Ctrl-F12 permet d'appeler directement la fenêtre de Remise en banque espèces.