NF9246 — Publipostage/Mailing et Gestion des SMS

Disponible depuis la version 4.14.1.26350

Voir la carte de la fonctionnalité : A classer

Le nouveau module de 'Publipostage / Mailing' permet d'envoyer des SMS et d'exporter des clients au format CSV comme dans l'ancien 'Mailing'.

Listes de diffusion client

Disponible depuis la version 8.04

Le RGPD nous oblige à créer des listes de diffusion pour tous les canaux de distribution : courrier, email, sms et appel téléphonique.

Suppression de l’activation du mailing par défaut

• Les anciennes options Le client souhaite recevoir les mailings et Le client souhaite recevoir ses tickets de caisse par e-mail ont été remplacées par les listes de diffusion client situées dans l'onglet "informations complémentaires".

A savoir :

Conformément au RGPD, les nouveaux clients ne feront partie d'aucun mailing par défaut, les vendeurs doivent demander l'autorisation aux clients et cocher les listes de diffusion adéquates.

Liste de diffusion

• Base de travail > Classifications > Listes de diffusion des clients
• Les listes de diffusion ci-dessous constituent les listes de diffusion par défaut et ne sont pas modifiables :

Vous pouvez créer une nouvelle liste de diffusion pouvant servir par exemple pour les membres d'un club.
Créer. Saisir :

• Libellé (*) : renseigner le libellé et le canal de diffusion
• Canal de diffusion (*) : sélectionner un canal de diffusion "Envoi postal" ou "Envoi par courriel" ou "Envoi par SMS/MMS" ou "Appel téléphonique"

Valider.

Fiche client

Les anciennes options Le client souhaite recevoir les mailings et Le client souhaite recevoir ses tickets de caisse par e-mail ont été remplacées par la liste de diffusion client située dans l'onglet "informations complémentaires" :

Clients existants

Lors du passage en 8.04, si l'option Le client souhaite recevoir les mailings était :

• décochée : les options "Publicité par courrier", "Publicité par courriel (e-mail)" et "Publicité par sms/mms" sont décochées.
• cochée : les options "Publicité par courrier", "Publicité par courriel (e-mail)" et "Publicité par sms/mms" sont cochées.

La liste de diffusion Le client souhaite recevoir ses tickets de caisse par e-mail prend l'ancienne valeur de l'ancienne option du même nom.

Nouveaux clients

A savoir :

Lors de la création ou l'importation par référencier d'un client, conformément au RGPD : aucune liste de diffusion n'est cochée, le client doit donner son accord pour activer chaque type de liste de diffusion.

Mailing client

Disponible depuis la version 8.05

Dans le publipostage / mailing client, la liste Envoi prévu par comporte également les nouveaux canaux de diffusion des listes de diffusion :

• Export pour courriel (e-mail)
• Export pour SMS/MMS
• Export pour courrier postal
• Export pour appel téléphonique

Généralités

Dans le cadre de l'envoi de mailings clients par SMS, ce module permet :

• L'achat de SMS
• L'envoi et le suivi d'envoi des SMS
• Le suivi de consommation des SMS

Il est accessible depuis le menu :

• Clients > Publipostage/mailing > Onglet 'Rédaction du ou des publipostages'
• Clients > Gestion des SMS

L'envoi des SMS est soumis au droit d'utilisateur (Système > Gestion des utilisateurs > Modifier > Onglet "Droits" > Rubrique "Messages payants" ).

Publispostage / mailing

• Clients / Publipostage/Mailing
• Créer

Onglet "Création du publipostage/mailing

• Enregistrer et suivant

Onglet "Création des bons de remise liés au publipostage"

Pour générer des bons bons, cocher Générer des bons de remise pour ce mailing :

• Calcul du montant :
  • Montant fixe : saisir Montant des bons
  • Pourcentage : saisir même % pour tous les bons
    • Cocher Sur le plus cher si le bon ne s'applique que sur l'article le plus cher du débit.
  • Pourcentage entre 2 dates de vente : saisir "date de début" et "date de fin"
• Date de validité :
  • Sans limite
  • Date fixe
  • Nombre de jours
• Seuil d'activation : si le bon ne remise ne s'applique qu'à partir d'un certain montant.

Acheter des SMS

Pour envoyer des SMS, il faut disposer d'un crédit SMS, donc en avoir effectué l'achat préalablement.
Pour cela, utiliser le bouton 'Acheter des SMS' disponible depuis Gestion des SMS mais aussi à la dernière étape de Publipostage/mailing et à la Confirmation de l'envoi.

Achat SMS

Cliquer sur le bouton 'Acheter des SMS'
Vous serez automatiquement dirigé sur le site de Vega Informatique / Achat de fournitures.
Etapes :

Demande d'authentification

L'achat de SMS est directement proposé.

Faire le choix du package : Plusieurs conditionnements existent (Packs de 100 à 100 000 crédits SMS) à des prix dégressifs.

Paiement

Le crédit SMS est activé immédiatement après le règlement.

Crédit SMS

Le crédit SMS est affiché en points.

A savoir :

En théorie 1 SMS Métropolitain correspond à 1 point, mais il peut coûter plus selon la longueur du message (1 SMS : 140 caractères maximum) et sa destination (France, Guadeloupe, Mayotte...), l'insertion de caractères spéciaux, accentués et le rajout automatique de la mention STOP pour les messages commerciaux.

• L'envoi des SMS ne pourra se faire que si le crédit est suffisant pour l'envoi complet.
• La confirmation de l'envoi est demandée après avoir précisé le coût de l'envoi en SMS prémium et le nombre de clients.
• Le programme vous demande de ressaisir le coût en points SMS prémiums pour confirmation :

Envoi et suivi d'envoi des SMS

Envoi / Annulation

• Depuis Clients > Publipostage / Mailing > Onglet 'Rédaction du ou des publipostages'

Envoyer permet d'envoyer les SMS. Le texte du SMS est automatiquement sauvegardé.
Sauver texte permet de sauvegarder le texte du SMS sans procéder à l'envoi

A savoir :

Attention, veuillez vérifier que le clavier est en minuscules avant d'insérer les balises.

• Depuis Clients > Gestions des SMS > Onglet 'Liste des travaux d'envoi de SMS' si le mailing a été préparé depuis 'Publipostage/mailing' mais non envoyé. L'annulation de l'envoi est également possible à ce niveau.
  

Le programme affiche le nombre de point(s) SMS prémium(s) et le nombre de clients et vous demande de ressaisir le coût en points SMS premium pour confirmation :

• Valider : pour envoyer les SMS --> Etat = "En cours"
• Fermer : pour mettre l'envoi en attente. On pourra le lancer plus tard --> Etat = "Nouveau"
• Annuler : le travail est définitivement annulé --> Etat = "Annulé"

Contenu du SMS

• Un contrôle de la longueur du message est fait pour éviter l'envoi de SMS 'vides'.
• Même si vous avez paramétré un nom d'expéditeur, n'oubliez pas de renseigner le nom de votre boutique dans le corps du SMS. En effet, l'expéditeur n'est pas systématiquement utilisé par tous les opérateurs et ne sera donc pas visible sur un certain nombre de téléphones portables, notamment certains opérateurs virtuels comme NRJ mobile.

Si vous ne précisez pas le nom de votre point de vente, l'impact de votre campagne en sera réduit, un certain nombre de vos cibles ne sachant pas où se rendre !

Restrictions des pays

A savoir :

L'envoi des SMS depuis Polaris est réservé aux clients France (métropole) et Suisse

• Le pays d'envoi est France (métropole). Quelque soit le pays d'où sont envoyés les SMS, le pays d'envoi est celui du serveur d'envoi des SMS, donc France (métrople).
• Les seuls numéros de téléphone autorisés en envoi sont les numéros France (métropole) et Suisse. *L'indicatif international et les expressions régulières enregistrées au niveau du pays en permettent le contrôle.

Concernant les "DOM-TOM" :

• Il n'est pas possible d'envoyer vers les numéros avec indicatif +33639xxxxxx, +33690xxxxxx,+33691xxxxxx, +33692xxxxxx, +33693xxxxxx, +33694xxxxxx, +33696xxxxxx, et +33697xxxxxx,
• Tous les numéros sont traduits au format international avant d'arriver sur la passerelle SMS : Un numéro 0690... est automatiquement modifié en +33690... avant d'arriver sur la passerelle et sera donc exclu de l'envoi
• Cela concerne également les numéros DOM qui ont été portés en numéro métropolitain (numéro acheté dans les DOM, puis transféré chez un opérateur métropolitain et utilisé en France)

Veuillez consulter la page de Paramétrage de l'envoi via la fiche pays (indicatif international et contrôle portable).

Restrictions d'horaires d'envoi des SMS commerciaux

Les opérateurs suivent tous un code de bonne conduite qui indique que l'envoi de SMS commerciaux est formellement interdit pendant les heures comprises entre 20h00 et 10h00 les jours calendaires, le dimanche toute la journée et les jours fériés.

S'agissant d'un code de bonne conduite et non de la mise en application d'une disposition légale, cet horaire peut plus ou moins varier selon les opérateurs.

Concrètement, tous les messages envoyés par notre passerelle dans cette plage d'horaire restreinte se traduit par une mise en attente et sont envoyés à la première heure autorisée le lendemain.

Cas extrême : les messages envoyés le samedi 23h sont donc remis le lundi à 10h.

Liste des travaux d'envoi de SMS

Liste pour le mois sélectionné, les mailings envoyés par SMS avec leur statut :

Statuts possibles

• Nouveau : Envoi préparé et non envoyé
• Annulé : Envoi préparé, puis annulé
• Terminé : Envoi réellement effectué
• En cours : Envoi en cours
  • NB : Une campagne SMS peut rester en cours d'envoi pendant 72h puisque les opérateurs essayent de renvoyer les SMS pendant ce laps de temps si les portables destinataires ne sont pas atteignables (téléphones éteints, à l'étranger sans roaming, ...).

Bilan de l'envoi

• Prévu : Nombre de crédits Sms prévus
• Réel : Nombre de crédits Sms réellement consommés
• Total : Nombre total d'envois programmés
• Bloqué : Nombre d'envois bloqués (par STOP SMS)
• En erreur : Nombre d'envois en erreur (numéro existant mais plus joignable)
• Invalide : Nombre d'envois invalides (numéros de téléphone inconnu)

Suivi de consommation des SMS

Clients > Gestion des SMS > Onglet 'Relevé d'utilisation'

• Le relevé de communication est consultable a tout moment. Préciser seulement le mois souhaité.
• L'envoi du mail est notifié aussitôt l'envoi terminé.
• Le relevé donne le détail de tous les envois effectués et informe des crédits consommés et échecs éventuels.

Exemple :

Changer l'expéditeur des SMS

L'option Changer l'expéditeur des SMS permet de saisir l'expéditeur figurant sur les SMS envoyés au client au lieu de numéros (36300, 36108 ...) comme actuellement.

A savoir :

Attention, le programme ne permet pas d'afficher l'expéditeur précédemment saisi, mais seulement de le renseigner puis de le mémoriser..

Le nom de l'expéditeur des SMS est limité à 11 caractères ALPHANUMERIQUES non accentués.

Droit utilisateur

• Cette fonctionnalité est restreinte par le droit utilisateur 'Pouvoir envoyer des sms/messagemobile, si une passerelle est renseignée' de la rubrique 'Messages payants'.

Saisie de l'expéditeur

• Clients > Changer l'expéditeur des SMS
  
• Saisir le nom de l'expéditeur limité à 11 caractères alphanumériques maximum et non accentués.
  • Il ne peut pas y avoir plus de 11 caractères et pas moins de 3.
  • Les caractères peuvent être : A-Z a-z 0-9 (Ne sont pas autorisés les caractères spéciaux tels que les points, virgules, * $ ? ! ” # % & _ – @ ’ +)
  • Les espaces sont autorisés et comptent comme un caractère, mais ce n’est pas recommandé car ce n’est pas le cas dans toutes les zones.
• Valider.
• Le nom de l'expéditeur saisi sera mémorisé pour tous les envois de SMS ultérieurs.
• Si vous rappelez Clients > Changer l'expéditeur des SMS, le programme n'affichera pas l'expéditeur précédemment saisi.

Conseils pour l'envoi d'un mailing par SMS :

• Nous vous conseillons de créer un mailing de test avec uniquement un client de test comportant votre N° de portable et le contenu du SMS réel.
• Lancer l'envoi des SMS via le mailing de test, ce qui vous permettra de vérifier l'expéditeur du SMS reçu sur votre portable ainsi que le nombre de SMS décomptés.
• Copier le contenu du SMS du mailing de test vers le mailing réel.
• Puis envoyer les SMS depuis le mailing réel pour envoi aux clients.
• Même si vous avez paramétré un nom d'expéditeur, n'oubliez pas de renseigner le nom de votre boutique dans le corps du SMS. En effet, l'expéditeur n'est pas systématiquement utilisé par tous les opérateurs et ne sera donc pas visible sur un certain nombre de téléphones portables, notamment certains opérateurs virtuels comme NRJ mobile.

Purge automatique des bons de remise de plus d'un an jamais retournés

Disponible depuis la version 9.00

Le programme supprime automatiquement tous les bons de remise de plus d'un an jamais retournés.